Was ist eine BANF (Bestellanforderung)?

Die BANF (Bestellanforderung) ist ein zentraler Begriff im Beschaffungswesen und bezeichnet ein internes Dokument, das den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens festhält und den Beschaffungsprozess einleitet. Sie stellt keine Bestellung dar, sondern dient als formelle Bedarfsmeldung, mit der Fachabteilungen wie IT, Marketing oder Produktion die Einkaufsabteilung auffordern, den angeforderten Artikel zu beschaffen.

Im Rahmen einer BANF können unterschiedliche Optionen oder Leistungen angegeben werden, um den Bedarf optimal zu decken. Während Bestellanforderungen früher oft telefonisch oder manuell an den Einkauf übermittelt wurden, erfolgt dieser Prozess heute in der Regel digital über spezialisierte Software und ist in moderne ERP-Systeme integriert. Die die Ziele verfolgen Abwicklung effizienter, transparenter und besser nachvollziehbar zu machen.

BANFs werden häufig in der indirekten Beschaffung (z. B. Bürobedarf, IT-Ausstattung, IT Equipment) sowie für Dienstleistungen und projektbezogene Anforderungen verwendet.

Was enthält eine BANF?

Eine typische BANF enthält:

‍

‍

Beispiel: „10 HDMI-Kabel für Konferenzräume, Lieferung bis zum 15. August, Kostenstelle IT-Support.“

Jede BANF wird als Dokument im System erfasst und gespeichert. Die Archivierung dieser Dokumente gewährleistet eine sichere und compliance-konforme Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen. Das System bietet eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht jederzeit den Überblick über alle eingereichten BANFs. Alle zugehörigen Dokumente stehen den berechtigten Nutzern jederzeit zur Verfügung. Moderne Apps erleichtern die digitale Erfassung und Verwaltung von BANFs und unterstützen die Integration verschiedener Dokumentenarten im Prozess.

Was ist der Unterschied zwischen BANF und Bestellung (PO)

‍

Der BANF ist der interne „Warenkorb“ , die Bestellung ist die formelle „Auftragsbestätigung“.

Warum sind BANFs wichtig?

Bestellanforderungen tragen dazu bei, Folgendes sicherzustellen:

• Die Einhaltung des Budgets vor der Auftragserteilung
• Interne Genehmigungsworkflows eingehalten werden
• Transparenz der Nachfrage über alle Abteilungen hinweg
• Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien
• Vermeidung von unautorisiertem Einkaufen

Sie bilden die Grundlage für einen kontrollierten und nachvollziehbaren Einkauf in mittelständischen und großen Unternehmen.

Genehmigungs-Workflow: Von der Anforderung zur Freigabe

Der Genehmigungs-Workflow ist ein zentraler Bestandteil im Prozess der Bestellanforderung (BANF). Sobald eine Anforderung im Unternehmen eingereicht wird, durchläuft sie definierte Schritte, in denen sie von den zuständigen Personen geprüft und freigegeben wird. Dieser strukturierte Workflow sorgt dafür, dass jede Bestellanforderung nachvollziehbar und regelkonform bearbeitet wird, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.

Durch die Automatisierung des Genehmigungs-Workflows lassen sich Prozesse deutlich effizienter gestalten. Digitale Lösungen ermöglichen es, dass der Status jeder Anforderung jederzeit transparent einsehbar ist, sowohl für die anfordernde Abteilung als auch für die Einkaufsabteilung. So werden Verzögerungen vermieden und der gesamte Beschaffungsprozess beschleunigt. Unternehmen profitieren von einer erhöhten Transparenz, klaren Verantwortlichkeiten und einer lückenlosen Dokumentation aller Schritte im Workflow. Die Automatisierung reduziert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass keine Anforderung im Prozess verloren geht, ein entscheidender Vorteil für die Effizienz und Sicherheit im Einkauf.

Web-Formular und digitale Erfassung: So funktioniert die moderne BANF

Die digitale Erfassung von Bestellanforderungen hat den klassischen Papierprozess abgelöst und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Mit einem modernen Web-Formular können Mitarbeiter ihre Bedarfsanforderungen schnell, einfach und ortsunabhängig erfassen, ob am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder unterwegs per Smartphone. Die intuitive Benutzeroberfläche führt Schritt für Schritt durch die Eingabe aller relevanten Informationen, sodass keine wichtigen Angaben vergessen werden.

Alle eingereichten Bedarfsanforderungen werden zentral im System gespeichert und sind jederzeit auffindbar. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Nachverfolgung und Auswertung von Anforderungen. Durch die Integration mit dem ERP-System oder anderen Unternehmenslösungen werden die Daten automatisch weiterverarbeitet und der gesamte Prozess, von der Anforderung bis zur Bestellung, nahtlos miteinander verknüpft. So profitieren Unternehmen von einer durchgängigen Automatisierung, weniger Aufwand und einer höheren Datenqualität im gesamten Beschaffungsprozess.

Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Prozesse

Die Einführung digitaler Prozesse im Bereich der Bestellanforderungen bringt für Unternehmen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. Automatisierte Workflows, wie beispielsweise der Genehmigungsprozess, reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Abläufe erheblich. Fehler, die durch manuelle Eingaben oder unklare Zuständigkeiten entstehen, werden minimiert.

Durch die zentrale und digitale Erfassung aller Bedarfsanforderungen entsteht eine hohe Transparenz über den aktuellen Status und die Historie jeder Anforderung. Das ermöglicht eine bessere Steuerung und Kontrolle der Unternehmensprozesse. Die Integration mit bestehenden Systemen sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden können. Unternehmen steigern so nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität und Nachvollziehbarkeit ihrer Beschaffungsprozesse, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in der modernen Arbeitswelt.

Häufige Herausforderungen bei manuellen BANFs

• Unvollständige oder inkonsistente Daten (z. B. vage Beschreibungen)
• Mangelnde Transparenz beim Genehmigungsstatus
• Verzögerungen durch E-Mail-basierte Weiterleitung
• Keine Verbindung zu Budgets oder Verträgen
• Schwierigkeiten bei der Berichterstattung oder Kontrolle

Digitale Lösungen wie Mercanis lösen diese Probleme durch geführte Formulare, Workflows und Integration.

Fazit: Die BANF als erster Schritt zu einer intelligenten Beschaffung

Eine Bestellanforderung (BANF) ist mehr als nur eine Anfrage, sie ist der Ausgangspunkt für eine strukturierte, nachvollziehbare und kostenbewusste Beschaffung. Die Digitalisierung des BANF-Prozesses reduziert Reibungsverluste, verbessert die Compliance und erhöht die Transparenz der Ausgaben.