Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying bezeichnet eine Praxis im Beschaffungswesen von Unternehmen, bei der Mitarbeitende Waren oder Dienstleistungen außerhalb der festgelegten Beschaffungsrichtlinien oder -verträge kaufen. Die Definition von Maverick Buying geht unter anderem auf Helmut Wannenwetsch zurück. Diese Art des Einkaufs kann zu ineffizienten Prozessen und höheren Kosten führen.

Maverick Buying ist das unautorisierte Beschaffen von Produkten oder Dienstleistungen außerhalb der vorgegebenen Unternehmensrichtlinien. Diese Einkäufe werden oft ohne Rücksicht auf bestehende Verträge oder Vereinbarungen getätigt, was zu einer Fragmentierung des Beschaffungsprozesses führt und die Verhandlungsposition des Unternehmens schwächen kann. Häufig bestellen Mitarbeitende eigenständig Materialien, C-Teile, Büromaterial oder andere Artikel, ohne die Einkaufsabteilung einzubinden.

Solche Einkäufe können durch individuelle Mitarbeiterentscheidungen oder durch Abteilungen erfolgen, die die etablierten Beschaffungswege umgehen. Insbesondere Fachabteilungen tätigen häufig eigenständige Beschaffungen, ohne die Einkaufsabteilung oder zentrale Prozesse zu berücksichtigen. In vielen Fällen entstehen unautorisierte Käufe schlicht deshalb, weil Mitarbeitende die bestehenden Beschaffungsrichtlinien nicht kennen oder den formalen Bestellprozess als zu aufwändig empfinden. Eine klare Kommunikation von Zuständigkeiten über alle Abteilungen hinweg ist daher entscheidend.

Typische Ursachen für Maverick Buying sind mangelnde Transparenz, fehlende Vorgaben, unklare Prozesse, Termindruck oder der Wunsch nach Flexibilität. Die Folgen von Maverick Buying reichen von erhöhten Kosten, Risiken und Total Cost of Ownership bis hin zu einer geschwächten Lieferantenbasis und Compliance-Problemen.

Woher kommt der Begriff Maverick Buying?

Der Begriff "Maverick" stammt aus dem Amerikanischen und bezieht sich ursprünglich auf nicht gebrandmarkte Rinder, die Samuel Maverick, ein Viehzüchter aus Texas, während des frühen 19. Jahrhunderts besaß. Im übertragenen Sinn wird der Ausdruck für Personen verwendet, die sich nicht an die Regeln halten oder unkonventionell handeln.

Maverick Buying erkennen

Maverick Buying ist in vielen Unternehmen ein weit verbreitetes Problem, das oft erst spät erkannt wird, mit teils gravierenden Folgen für Kosten, Transparenz und Effizienz im Einkauf. Um Maverick Buying frühzeitig zu identifizieren, empfiehlt es sich, die bestehenden Beschaffungsprozesse und die angewandten Strategien regelmäßig zu überprüfen.

Typische Anzeichen für Maverick Buying sind beispielsweise Bestellungen, die nicht über das zentrale Einkaufssystem laufen, oder wiederkehrende Ausgaben bei nicht gelisteten Lieferanten. Auch eine auffällige Häufung von Einzelbestellungen für C-Teile oder Dienstleistungen, die eigentlich über Rahmenverträge abgedeckt sein sollten, kann auf Maverick Buying hindeuten.

Ein zentrales Instrument zur Erkennung ist die sogenannte Maverick Spend Rate:

Maverick Spend Rate = (Maverick Spend/ Gesamteinkaufsvolumen) × 100

Bei der Maverick Spend Rate gilt ein Wert unter 5 % des Gesamteinkaufsvolumens als akzeptabel. Ergänzend dazu ist die Compliance-Rate ein wichtiger Kennzahl-Indikator: Sie misst den Anteil der Einkäufe, die den festgelegten Beschaffungsrichtlinien entsprechen und Abweichungen frühzeitig sichtbar machen. Eine Compliance-Rate von über 95 % gilt als Zeichen effektiver Kontrollmechanismen.

Folgen von Maverick Buying

Finanzielle Folgen

Maverick Buying erhöht die Kosten und beeinträchtigt die Effizienz des Beschaffungsprozesses. Eine wesentliche Folge ist, dass Unternehmen aufgrund fehlender Mengenrabatte und ausgehandelter Konditionen häufig höhere Preise zahlen, was zu entgangenen Einsparungen und einem aufgeblähten Gesamtausgabenvolumen führt. Zudem untergräbt es das Budgetmanagement, da Transparenz und Kontrolle über die Gesamtausgaben verloren gehen, mit negativen Auswirkungen auf das Cash-Flow-Management und die finanzielle Steuerung.

Compliance- und operative Risiken

Unkontrolliertes Kaufverhalten kann zu erheblichen Compliance-Risiken führen, darunter der Verlust gezielter Einsparungen und der Verlust ausgehandelter Lieferantenrabatte. Darüber hinaus können Lieferantenbeziehungen beschädigt werden, wenn Einkäufe bei Wettbewerbern bevorzugter Lieferanten getätigt werden. Fehlerhafte Rechnungen und nicht erfasste Ausgaben erschweren zudem die Finanzbuchhaltung. Langfristig kann dieses Verhalten eine nicht-konforme Unternehmenskultur fördern.

Weitere Risiken umfassen Qualitätsmängel und die Nichteinhaltung von Rahmenverträgen oder C-Teile-Management-Vorgaben. Durch gezielte Maßnahmen wie klare Richtlinien, verbesserte Kommunikation und regelmäßige Schulungen können Unternehmen die negativen Auswirkungen minimieren.

Wie kann Maverick Buying verhindert werden?

1. Einkaufssoftware & Richtlinien

Um Maverick Buying zu verhindern, können Unternehmen verschiedene Strategien anwenden. Einkaufssoftware hilft dabei, den Beschaffungsprozess zu digitalisieren und standardisieren. Dazu gehören die Implementierung strikter Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsprozesse, die Förderung der Transparenz bei Einkäufen und die Schulung der Mitarbeitenden. Für Einkaufsexperten sind klare Bestellprozesse und die konsequente Nutzung des zentralen Systems entscheidende erste Schritte. Die Einbettung dieser Kontrollen in einen strategischen Beschaffungsrahmen hilft dabei, operative Einkaufsentscheidungen mit langfristigen Zielen in Einklang zu bringen.

2. Approved Vendor List (AVL) - Liste zugelassener Lieferanten

Eine gepflegte Liste vorab geprüfter Lieferanten ist ein weiteres wichtiges Instrument. Durch die Nutzung von Lieferanten, die hinsichtlich Qualität, Preisgestaltung, Lieferleistung und Compliance bewertet wurden, stellen Unternehmen sicher, dass Einkaufsentscheidungen innerhalb festgelegter Grenzen bleiben. Ein effektives C-Teile-Management und eine gut strukturierte Lieferantenbasis ergänzen diesen Ansatz. Die klare Kommunikation dieser Liste an alle am Einkauf beteiligten Mitarbeitenden und die Einbettung in digitale Beschaffungsprozesse reduziert das Risiko von Maverick Buying erheblich.

3. Monitoring & Kennzahlen

Die Einhaltung von Verträgen und Preisen kann durch Kennzahlen wie die Preis-Compliance-Quote und die Konditions-Compliance-Quote unterstützt werden. Die regelmäßige Analyse von Einkaufsdaten und die Überwachung der Maverick Spend Rate helfen dabei, unkontrollierte Einkaufsaktivitäten sichtbar zu machen. Indem Einkaufsteams mehr Entscheidungskompetenz und Transparenz über alle Einkaufsaktivitäten erhalten, können Unternehmen unkontrollierte Gesamtausgaben besser steuern.

Schulungen und gezielte Maßnahmen zur Förderung von Vertrauen, Flexibilität und die Berücksichtigung der Total Cost of Ownership sind ebenso wichtige Faktoren für eine nachhaltige Prävention.

4. Korrekturmaßnahmen

Wird Maverick Buying identifiziert, sollten Unternehmen schnell reagieren. Dies umfasst die Nachverhandlung von Konditionen mit Lieferanten, die außerhalb etablierter Prozesse beauftragt wurden, sowie deren Integration in bestehende Lieferantenstrukturen. Bestehende Beschaffungsprozesse sollten überprüft und angepasst werden, um die Ursachen des unkontrollierten Einkaufsverhaltens zu beheben.

Wie aktuelle Entwicklungen Maverick Buying beeinflussen

Die Zunahme von Remote Work und dezentralen Arbeitsstrukturen hat Maverick Buying in vielen Unternehmen verstärkt, da Einkaufsentscheidungen zunehmend außerhalb zentraler Strukturen getroffen werden und die direkte Kontrolle durch die Einkaufsabteilung erschwert wird. Je weiter Mitarbeitende räumlich vom zentralen Beschaffungsprozess entfernt sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie außerhalb etablierter Kanäle einkaufen.

Gleichzeitig bietet die Digitalisierung neue Möglichkeiten, Maverick Buying gezielt einzudämmen. Moderne Beschaffungsplattformen machen es für Mitarbeitende einfacher, den richtigen Weg zu gehen, indem sie benutzerfreundliche Prozesse bereitstellen, die bürokratischen Aufwand reduzieren. KI-gestützte Tools können Maverick Buying zudem in Echtzeit erkennen, indem Machine-Learning-Algorithmen Transaktionsdaten analysieren und Abweichungen von etablierten Prozessen identifizieren, bevor sie eskalieren.

Was ist ein Beispiel für Maverick Buying?

Maverick Buying könnte beispielsweise in einem großen Technologieunternehmen auftreten, wo ein Projektmanager beschließt, Computerhardware direkt von einem neuen Lieferanten zu kaufen, ohne den Einkauf zu konsultieren, weil er sich eine schnellere Lieferung erhofft. Ein weiteres typisches Szenario ist, wenn zwei Abteilungen unabhängig voneinander ein Kommunikationstool beschaffen und dabei doppelte Lizenzen, zwei separate Verträge und zwei Lieferantenbeziehungen entstehen. Das erhöht nicht nur die Kosten, sondern schafft auch operative Komplexität und potenzielle Sicherheitsrisiken. Solche Situationen entstehen häufig bei der Beschaffung von C-Teilen, Büromaterial oder ähnlichen Produkten, wenn Mitarbeitende oder Abteilungen Bestellungen außerhalb der vorgesehenen Prozesse aufgeben.

Fazit: Maverick Buying

Maverick Buying stellt für Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar, da es die Transparenz und Kontrolle im Beschaffungsprozess beeinträchtigt und oft zu höheren Kosten sowie Risiken führt. Eng damit verbunden ist das Konzept des Maverick Spend, das sich auf unkontrollierte Ausgaben außerhalb genehmigter Beschaffungskanäle bezieht und zu Einsparungsverlusten sowie erhöhten operativen Risiken führen kann.

Die Ursachen liegen häufig in unklaren Prozessen, fehlender Kommunikation und mangelnder Einbindung der Einkaufsabteilung. Um Maverick Buying und Maverick Spend wirksam zu verhindern, sind klare Einkaufsrichtlinien, der Einsatz von Einkaufssoftware und eine transparente Kommunikation zwischen Fachabteilungen und Einkauf entscheidend. Konsequentes Monitoring, Spend-Analysen und gezielte Maßnahmen helfen Unternehmen, Transparenz zu gewinnen und unkontrollierte Einkäufe zu reduzieren. Eine strukturierte Beschaffungsstrategie trägt maßgeblich dazu bei, Maverick Buying langfristig zu minimieren und den Unternehmenserfolg zu sichern.