Was ist indirekte Beschaffung?

Es bezeichnet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Endprodukte oder Kerntätigkeiten eines Unternehmens eingehen. Stattdessen unterstützen diese Waren und Dienstleistungen die Organisation und ihre Mitarbeiter, damit diese ihre Aufgaben effizient und effektiv erfüllen können.  

Im Gegensatz zur direkten Beschaffung, die sich auf Materialien und Komponenten konzentriert, die in der Produktion verwendet werden, umfasst die indirekte Beschaffung ein breites Spektrum an nicht produktionsbezogenen Ausgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Büromaterial, IT-Ausrüstung, Gebäudemanagementdienste, professionelle Dienstleistungen und Mitarbeiterreisen.

Die strategische Bedeutung der indirekten Beschaffung für vielfältige Branchen:

Die indirekte Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle im Tagesgeschäft von Unternehmen in verschiedenen Branchen, darunter Fertigung, Technologie, Gesundheitswesen, Finanzen und freiberufliche Dienstleistungen.  

Diese Waren und Dienstleistungen tragen zwar nicht direkt zum Produktionsprozess bei, sind aber für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität, die Unterstützung von Verwaltungsfunktionen und die Förderung eines produktiven Arbeitsumfelds unerlässlich.

Eines der Hauptziele der indirekten Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass die Organisation Zugang zu den Waren und Dienstleistungen hat, die sie für einen reibungslosen und effizienten Betrieb benötigt. Dazu gehört es, die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen innerhalb des Unternehmens zu ermitteln und die entsprechenden Waren und Dienstleistungen zu beschaffen, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Fachleute für indirekte Beschaffung arbeiten eng mit internen Interessengruppen zusammen, um deren Anforderungen zu verstehen, potenzielle Lieferanten zu bewerten und Verträge auszuhandeln, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und gleichzeitig Qualität und Zuverlässigkeit gewährleisten.

Der indirekte Einkaufsprozess: Von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung

Der indirekte Einkaufsprozess ist ein zentraler Bestandteil der Beschaffung in jedem Unternehmen und umfasst sämtliche Schritte, die notwendig sind, um Güter und Dienstleistungen zu erwerben, die nicht direkt in das Endprodukt einfließen, aber für den laufenden Betrieb unerlässlich sind. Der Prozess beginnt mit der Bedarfsermittlung: Das Beschaffungsteam analysiert gemeinsam mit den Fachabteilungen, welche Anforderungen bestehen – sei es an Verbrauchsmaterialien, IT-Services, Facility Management oder Marketingmaterialien. Diese Bedarfsermittlung bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte im Beschaffungsprozess.

Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl geeigneter Lieferanten. Unternehmen legen dabei besonderen Wert auf die Qualität, Zuverlässigkeit und Wettbewerbsfähigkeit der Anbieter. Ein strukturiertes Lieferantenmanagement hilft, die besten Partner für die jeweiligen Kategorien zu identifizieren und langfristige, vertrauensvolle Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Gerade im Bereich der indirekten Beschaffung ist die Vielfalt der benötigten Güter und Dienstleistungen groß, was eine sorgfältige Auswahl und Bewertung der Lieferanten umso wichtiger macht.

Die Verhandlung von Verträgen und Preisen ist ein weiterer entscheidender Bestandteil des indirekten Einkaufsprozesses. Ziel ist es, optimale Konditionen für das Unternehmen zu erzielen und gleichzeitig die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherzustellen. Moderne E-Procurement-Lösungen unterstützen diesen Prozess, indem sie die Beschaffungswege digitalisieren, Transparenz schaffen und die Kommunikation mit Lieferanten vereinfachen. So lassen sich nicht nur Prozesse beschleunigen, sondern auch Kostensenkungen realisieren.

Nach der Bestellung und Lieferung der Waren oder Dienstleistungen folgt die Rechnungsprüfung. Hierbei wird kontrolliert, ob die gelieferten Leistungen den vereinbarten Anforderungen entsprechen und die abgerechneten Ausgaben korrekt sind. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und internen Vorgaben spielt dabei eine wichtige Rolle, um Risiken zu minimieren und die Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses zu gewährleisten.

Die indirekte Beschaffung umfasst zahlreiche Kategorien, darunter Facility Management, IT-Services, Marketingmaterialien und Verbrauchsmaterialien. Jede dieser Kategorien stellt spezifische Anforderungen an das Beschaffungsteam und erfordert individuelle Lösungen. Durch die konsequente Nutzung von E-Procurement-Lösungen und die kontinuierliche Optimierung der Prozesse können Unternehmen ihre indirekten Beschaffungen effizienter gestalten, Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.

Insgesamt zeigt sich: Ein gut strukturierter und digital unterstützter indirekter Einkaufsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie. Er trägt maßgeblich dazu bei, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, Ausgaben zu kontrollieren und die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherzustellen.

Schlüsselaspekte der indirekten Beschaffung: Lieferantenmanagement, Kostenoptimierung und Qualitätssicherung:

Das Lieferantenmanagement ist ein wichtiger Aspekt der indirekten Beschaffung, da Unternehmen bei der Bereitstellung einer breiten Palette von Waren und Dienstleistungen auf externe Anbieter angewiesen sind.  

Der Aufbau und die Pflege enger Beziehungen zu den Lieferanten ist von entscheidender Bedeutung, um die Kontinuität der Versorgung sicherzustellen, Probleme umgehend zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Effektive Praktiken des Lieferantenmanagements, wie z. B. Leistungsüberwachung, Lieferantenentwicklung und Strategien zur Risikominderung, helfen Unternehmen, Unterbrechungen der Lieferkette zu vermeiden und die Beschaffungsergebnisse zu optimieren.

Das Kostenmanagement ist ein weiterer wichtiger Schwerpunkt im Bereich der indirekten Beschaffung. Obwohl die indirekten Ausgaben im Vergleich zu den direkten Ausgaben einen geringeren Anteil an den gesamten Beschaffungsausgaben ausmachen, kann die Optimierung der Kosten in dieser Kategorie dennoch zu erheblichen Einsparungen führen und einen Beitrag zum Endergebnis des Unternehmens leisten.

Dies kann die Konsolidierung von Einkäufen, die Nutzung von Mengenrabatten, die Standardisierung von Spezifikationen und die Umsetzung von kostensparenden Initiativen wie Bedarfsmanagement und Prozessautomatisierung beinhalten.

Qualitäts- und Compliance-Überlegungen sind auch bei der indirekten Beschaffung wichtig, insbesondere bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die sich direkt auf den Betrieb oder den Ruf des Unternehmens auswirken.  

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die beschafften Waren und Dienstleistungen die erforderlichen Standards und Spezifikationen erfüllen, den einschlägigen Vorschriften und Industriestandards entsprechen und ethische und Nachhaltigkeitsrichtlinien einhalten.  

Qualitätssicherungsprozesse, Lieferantenaudits und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften tragen dazu bei, Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitäten der Organisation mit ihren Werten und Zielen übereinstimmen.  

Rolle der Technologie in der indirekten Beschaffung:

Software für die indirekte Beschaffung und digitale Marktplätze ermöglichen es Unternehmen, Routineaufgaben zu automatisieren, das Lieferantenmanagement zu rationalisieren und Einblicke in Ausgabenmuster und Lieferantenleistungen zu gewinnen.  

Die Technologie spielt bei der Rationalisierung der indirekten Beschaffungsprozesse und der Verbesserung von Effizienz und Transparenz eine immer wichtigere Rolle.

Künstliche Intelligenz und Algorithmen des maschinellen Lernens können Daten analysieren, um Kostensenkungsmöglichkeiten zu identifizieren, die Lieferantenauswahl zu optimieren und die Entscheidungsfindung in der indirekten Beschaffung zu verbessern.

Indirekte Beschaffung: Das Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die indirekte Beschaffung den Erwerb von Waren und Dienstleistungen umfasst, die den Gesamtbetrieb eines Unternehmens unterstützen, aber nicht direkt in die Endprodukte oder Kernprozesse einfließen. Durch ein effektives Management der indirekten Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen die Geschäftskontinuität sicherstellen, Kosten optimieren, Risiken minimieren und die Effizienz und Produktivität ihrer gesamten Geschäftstätigkeit steigern.