Was ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi)?

Ein Warenwirtschaftssystem*(WaWi)*, ist eine Software zur Verwaltung der Beschaffung, Lagerung, Bewegung und Verfügbarkeit von physischen Gütern wie Komponenten, Ersatzteilen oder Fertigprodukten und umfasst als Begriff verschiedene Begriffe und Definitionen, die die Funktionen und Aufgaben des Systems beschreiben. Ein Warenwirtschaftssystem hat die Aufgabe, Warenprozesse und Warenströme im Unternehmen informationstechnisch abzubilden und zu steuern.

Es wird häufig in Branchen wie Fertigung, Großhandel, Einzelhandel und Wartung eingesetzt, um sicherzustellen, dass die richtigen Artikel zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Menge verfügbar sind. Moderne Warenwirtschaftssysteme basieren auf unterschiedlichen technischen Architekturen und können flexibel in verschiedenen IT-Umgebungen eingesetzt werden.

Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems

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Ein Warenwirtschaftssystem sorgt für Transparenz und Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus des Bestands.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem bringt für Unternehmen im Handel und in der Logistik zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die gezielte Steuerung des Warenflusses und die effiziente Verwaltung von Artikeln und Warenbeständen lassen sich Prozesse im gesamten Unternehmen optimieren. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Effiziente Verwaltung von Artikeln und Warenbeständen: Die zentrale Erfassung und Verwaltung aller Warenbewegungen ermöglicht es, jederzeit den aktuellen Stand der Lagerbestände im Blick zu behalten. So können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und Engpässe vermeiden.
• Optimierte Steuerung des Warenflusses: Mit einem Warenwirtschaftssystem wird der Warenfluss im Unternehmen transparent und steuerbar. Dies führt zu einer verbesserten Lieferfähigkeit und einer höheren Kundenzufriedenheit, da Bestellungen und Lieferungen reibungslos abgewickelt werden können.
• Kostensenkung durch automatisierte Prozesse: Die Automatisierung von Abläufen reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehlerquellen. Dadurch sinken die Kosten für Verwaltung und Lagerhaltung, während die Effizienz der Prozesse steigt.
• Verbesserte Datenqualität und Transparenz: Die automatisierte Erfassung und Verwaltung von Daten sorgt für eine hohe Genauigkeit und Aktualität der Informationen. Unternehmen profitieren von einer umfassenden Übersicht über den Warenfluss und die Bestände, was fundierte Entscheidungen erleichtert.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Handels- und Unternehmensvorgaben: Ein Warenwirtschaftssystem hilft, interne und externe Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, indem es die relevanten Daten und Prozesse zentral abbildet und steuert.

Insgesamt trägt ein modernes Warenwirtschaftssystem entscheidend dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken und die Steuerung des Warenflusses nachhaltig zu verbessern.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP vs. E-Procurement

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Das Warenwirtschaftssystem ist häufig Teil eines ERP-Systems, kann aber auch als eigenständiges Tool in logistikintensiven Umgebungen eingesetzt werden. Moderne ERP-Software und ERP-Systeme bieten als umfassende Lösungen die Integration verschiedener Geschäftsbereiche wie Produktion, Buchhaltung, Vertrieb und Warenwirtschaft und ermöglichen so eine zentrale Steuerung aller Prozesse.

Schnittstellen zu Shop-Systemen, Online Shops und E-Commerce-Plattformen sind entscheidend, um die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen zu gewährleisten und einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen.

Verschiedene Modelle und Software-Lösungen werden von unterschiedlichen Anbietern speziell für kleine Unternehmen, Startups und Firmen angeboten, um individuelle Anforderungen und branchenspezifische Prozesse optimal abzubilden.

Warenwirtschaftsprogramme und spezialisierte Warenwirtschaftsprogramme spielen eine zentrale Rolle als Lösungen für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen, indem sie gezielt Funktionen für die effiziente Verwaltung von Lager, Produktion und Buchhaltung bereitstellen.

Wie Warenwirtschaftssysteme die Beschaffung unterstützen

Ein Warenwirtschaftssystem bietet Beschaffungsteams wichtige Unterstützung durch:

• die effiziente Verarbeitung von Bestellungen, die Überwachung von Preisen, die Steuerung der Warenprozesse und Warenströme im Einkauf
• den Nachschubbedarf auf Grundlage des Verbrauchs und der Schwellenwerte meldet
• Verbindung zu zugelassenen Lieferanten und Verträgen
• Automatisierung von Bestellanforderungen und Lieferungen
• sicherstellt, dass die Wareneingangsdaten für die Rechnungsstellung und die Einhaltung von Vorschriften korrekt sind
• Verbesserung der Bedarfsprognosen durch historische Bestandsdaten

Die Integration von Kunden in den Beschaffungsprozess sowie eine transparente Preisgestaltung sind entscheidend, um Angebote, Rechnungen und Auswertungen optimal zu verwalten und die Kundenbindung zu stärken.

Integrierte Bestandsdaten reduzieren Notfallkäufe, Überbestände und Betriebsverzögerungen.

Integration in Beschaffungssysteme

Warenwirtschaftssysteme sind integriert, um Folgendes zu ermöglichen:

• Echtzeit-Synchronisierung von Materialstammdaten
• Automatische Auslösung von Bestellungen durch Bestandswarnungen
• Vertrags- und katalogbasierte Lieferantenauswahl
• Empfangsbasierter 3-Way-Match mit WaWi- und Finanzsystemen
• Verwertbare Analysen, die Bestandsdaten und Ausgabeneinblicke kombinieren
• Effiziente Schnittstellen zur automatisierten Verarbeitung und zum Datenaustausch zwischen Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung, Versanddienstleistern und Online Shops, um Prozesse zu optimieren und Arbeitsabläufe zu automatisieren

Implementierung eines Warenwirtschaftssystems

Die erfolgreiche Einführung eines Warenwirtschaftssystems im Unternehmen erfordert eine strukturierte Vorgehensweise und sorgfältige Planung. Um den größtmöglichen Nutzen aus dem neuen System zu ziehen, sollten folgende Schritte beachtet werden:

1. Anforderungsanalyse: Zu Beginn steht die genaue Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen. Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Welche Daten müssen erfasst und verwaltet werden? Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für die Auswahl des passenden Systems.
2. Systemauswahl: Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird das geeignete Warenwirtschaftssystem ausgewählt. Dabei sollten sowohl der Funktionsumfang als auch die Kompatibilität mit bestehenden Systemen und die Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden.
3. Systemimplementierung: Nach der Auswahl folgt die eigentliche Implementierung. Hier werden alle notwendigen Konfigurationen vorgenommen, Schnittstellen zu anderen Systemen eingerichtet und individuelle Anpassungen umgesetzt, um die Prozesse des Unternehmens optimal abzubilden.
4. Datenerfassung und -migration: Die relevanten Daten, wie Artikelstammdaten, Lagerbestände und Bewegungsdaten, werden erfasst und in das neue System übertragen. Eine sorgfältige Datenerfassung ist entscheidend für die spätere Datenqualität und die reibungslose Nutzung des Warenwirtschaftssystems.
5. Test und Qualitätssicherung: Vor dem Live-Betrieb wird das System umfassend getestet. So wird sichergestellt, dass alle Funktionen wie gewünscht arbeiten und die Daten korrekt verarbeitet werden.
6. Schulung und Unterstützung: Um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten, werden die Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System geschult. Zusätzlich sollte ein zuverlässiger Support bereitstehen, um bei Fragen oder Problemen schnell Unterstützung zu bieten.
7. Laufende Wartung und Optimierung: Nach der Einführung ist eine regelmäßige Wartung und kontinuierliche Optimierung des Systems notwendig, damit es stets den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht und reibungslos funktioniert.

Mit einer durchdachten Implementierung und der richtigen Unterstützung kann ein Warenwirtschaftssystem seine volle Wirkung entfalten und die Effizienz sowie Transparenz in den Unternehmensprozessen nachhaltig steigern.

Fazit: Warenwirtschaftssysteme als operatives Rückgrat

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist für Unternehmen, die mit physischen Gütern handeln, unverzichtbar. Es bildet die Grundlage für die Automatisierung der Beschaffung, die Transparenz der Bestände und die operative Planung. In Verbindung mit Beschaffungsplattformen wie Mercanis unterstützt es die durchgängige Transparenz und Kontrolle der Lieferkette.