Was ist ein 3-Way-Match?

Der 3-Way-Match (drei Wege Abgleich) ist ein wichtiger Kontrollprozess in der Beschaffung und im Finanzwesen. Beim 3 way matching werden drei zentrale Dokumente verglichen, bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird. Der 3-Way-Match hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen. Die drei Dokumente sind:

• Auftragsbestätigung (PO)
• Wareneingang / Lieferschein (Wareneingangsbericht)
• Rechnung

Durch den Abgleich dieser Dokumente stellt der 3-Way Match sicher, dass die richtigen Waren in der richtigen Menge, zum vereinbarten Preis und gemäß den Vertragsbedingungen geliefert wurden, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Warum ist der 3-Wege-Abgleich wichtig?

Der 3-Wege-Abgleich unterstützt Unternehmen dabei, Über- oder Doppelzahlungen zu vermeiden, Betrug und Rechnungsfehler aufzudecken und die Einhaltung von Verträgen sicherzustellen.

Gleichzeitig verbessert er die finanzielle Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit und stärkt die Verbindung zwischen Beschaffung und Finanzen. Besonders in Branchen mit hohen Einkaufsvolumina oder strengen Compliance-Vorgaben ist der 3-Wege-Abgleich daher ein unverzichtbarer Kontrollmechanismus.

Wie funktioniert der 3-Way-Match-Verfahren in der Praxis?

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In der Praxis läuft der 3-Way-Match weitgehend automatisiert ab. Sobald eine Rechnung eingeht, gleicht das Einkaufs-System sie mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang ab.

Wenn Preise, Mengen und Bedingungen stimmen, wird die Rechnung automatisch freigegeben. Dies gilt, wenn sie innerhalb der festgelegten Toleranzen liegen. Die Daten müssen mit den gespeicherten Informationen übereinstimmen. Es gibt ein 3-Way-Match. So lassen sich Routineprüfungen effizient und fehlerfrei abwickeln.

Nur wenn es Abweichungen gibt, wird der Prozess gestoppt. Das passiert, wenn mehr geliefert wurde als bestellt. Es kann auch sein, dass ein anderer Preis auf der Rechnung steht. Oder die Waren sind noch nicht im System verbucht. In diesem Fall informiert die Einkaufs- oder Buchhaltungsabteilung den Lieferanten oder die zuständige Abteilung. Sie klären den Vorgang manuell.

Dieses Zusammenspiel von Automatisierung und gezielter manueller Kontrolle schützt Unternehmen vor Betrug und Fehlern. Es verhindert auch unnötige Zahlungen. Gleichzeitig sorgt es für reibungslose Abläufe zwischen Einkauf, Lager und Finanzen

Häufige Abgleichszenarien beim 3-Way-Matching

Erweiterungen: 2-Way- und 4-Way-Abgleich

• 2-Way-Match: Nur Bestellung und Rechnung (wird für Dienstleistungen oder bei nicht nachverfolgbaren Wareneingängen verwendet)
• 4-Wege-Match: Fügt Prüfberichte oder Qualitätskontrollen hinzu (wird in der Pharmaindustrie und Fertigung verwendet)

Vorteile des 3-Wege-Abgleichs

Ein gut aufgesetzter Freigabeprozess hat vielfältige Auswirkungen: Er verhindert Betrugsversuche, indem unberechtigte oder überhöhte Rechnungen blockiert werden. Gleichzeitig sorgt er für Kostenkontrolle, da Preise konsequent mit den Vertragsbedingungen abgeglichen werden.

Routinemäßige Genehmigungen werden automatisiert, was die Prozesseffizienz deutlich steigert. Zudem entsteht durch die klare Dokumentation ein revisionssicherer Zahlungsnachweis. Auch die Beziehung zu den Lieferanten profitiert: Zahlungsstreitigkeiten werden reduziert und das Vertrauen gestärkt.

3-Wege-Abgleich in der digitalen Beschaffung

Moderne E-Procurement-Systeme automatisieren große Teile des 3-Wege-Abgleichs mithilfe von Workflows, Toleranzregeln und der Integration in ERP-Systeme.

Plattformen unterstützten:

• Den automatischen Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten
• Benutzerdefinierte Toleranzgrenzen für Preis-/Mengenabweichungen
• Ausnahmeverwaltung mit Genehmigungs-Workflows
• Vollständige Prüfpfade und exportierbare Aufzeichnungen

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Fazit: Kontrolle, Transparenz, Compliance

Der 3-Wege-Abgleich ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme im Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Er stimmt Beschaffung, Wareneingang und Finanzwesen aufeinander ab, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nur für das bezahlt, was es tatsächlich bestellt und erhalten hat – nicht mehr und nicht weniger.