Was ist ein ERP-System (Unternehmensressourcenplanung)?

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine umfassende Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse unterstützt. Dazu gehören Finanzen, Beschaffung, Lieferkettenbetrieb, Personalwesen und Risikomanagement. ERP-Systeme dienen als zentrale Datendrehscheibe, die es den Geschäftseinheiten ermöglicht, auf konsistente Echtzeitinformationen zuzugreifen, während gleichzeitig Datensilos beseitigt und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit gefördert werden. Als zentrales Softwaresystem nutzt ein ERP eine gemeinsame Datenbasis und mehrere Datenbanken, um Informationen unternehmensweit bereitzustellen und die Integration aller Bereiche und Unternehmensbereiche zu ermöglichen.

Durch die Integration grundlegender Prozesse in eine einheitliche Plattform verbessern ERP-Systeme die Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz und schaffen so eine einzige Quelle der Wahrheit für das gesamte Unternehmen. Zentrale Aufgaben und Anwendungen von ERP-Systemen sind die Ressourcenplanung, Steuerung und Materialbedarfsplanung, die für die effiziente Koordination der Geschäftsprozesse unerlässlich sind. ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die unterschiedliche Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche wie Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Personalwesen und Finanzwesen abdecken. Der Einsatz von ERP-Systemen optimiert Aufgaben in verschiedenen Bereichen und Unternehmensbereichen und unterstützt so die unternehmensweite Steuerung und Effizienz.

Geschichte und Entwicklung von ERP-Systemen

Die Entwicklung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) ist eng mit den sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen und der technologischen Innovation verbunden. Ihren Ursprung haben ERP-Systeme in den 1960er Jahren mit der Einführung von Material Requirements Planning (MRP), das zunächst auf die effiziente Planung und Verwaltung von Materialbedarfen in der Fertigung abzielte. In den 1980er Jahren wurde dieses Konzept mit MRP II (Manufacturing Resource Planning) erweitert, um neben den Materialflüssen auch weitere Ressourcen wie Maschinenkapazitäten und Personal in die Planung einzubeziehen.

Mit dem Aufkommen leistungsfähigerer IT-Infrastrukturen in den 1990er Jahren entwickelten sich daraus umfassende ERP-Systeme, die sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens – von der Fertigung über das Finanzwesen bis hin zum Personalmanagement – in einem zentralen System integrieren. Unternehmen wie SAP und Oracle prägten diese Entwicklung maßgeblich und bieten bis heute modulare ERP-Lösungen an, die sich flexibel an die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen anpassen lassen.

Heutzutage stehen Unternehmen eine Vielzahl von ERP-Systemen zur Verfügung, von klassischen On-Premise-Lösungen bis hin zu modernen Cloud-ERP-Systemen. Diese Entwicklung ermöglicht es Unternehmen aller Branchen und Größen, ihre Ressourcen effizient zu verwalten und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren. Die Integration neuer Technologien und die stetige Erweiterung der Funktionen machen ERP-Systeme zu einem unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Unternehmenslandschaft.

Was sind die Kernfunktionen eines ERP-Systems?

ERP-Systeme umfassen in der Regel die folgenden Hauptfunktionen:‍

Finanz- und Rechnungswesen: Verwaltung des Hauptbuchs, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und der Finanzberichterstattung
Beschaffung: Automatisierung von Einkaufsprozessen, Lieferantenmanagement und Vertragsverfolgung
Bestands- und Lieferkettenmanagement: Bestandsverfolgung in Echtzeit, Logistikmanagement und Lieferoptimierung
Produktionsplanung und Materialbedarfsplanung: Steuerung und Ressourcenplanung in der Produktion, Optimierung der Fertigungsprozesse und Sicherstellung der Materialverfügbarkeit
Personalwesen (HR): Umfassende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Leistungsbewertungen
Projektverwaltung: Überwachung von Projektkosten, Terminen und Meilensteinverfolgung
Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Minderung von Betriebsrisiken

ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die unterschiedliche Anwendungen und Geschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen unterstützen. Eine zentrale Datenbank und integrierte Datenbanken ermöglichen die Speicherung und den Zugriff auf Informationen in Echtzeit. Die Integration von Lieferanten, Kunden und der gesamten Supply Chain ist ein wesentlicher Bestandteil der ERP-Funktionen. Moderne ERP-Softwaresysteme bieten fortschrittliche Features und Services, die den Einsatz in verschiedenen Bereichen und Anwendungen ermöglichen. Eine gemeinsame Datenbasis ist entscheidend für die Effizienz und Transparenz in allen Geschäftsprozessen.

Durch die Zentralisierung dieser Prozesse erhöhen ERP-Systeme die Transparenz, minimieren manuelle Aufgaben und ermöglichen schnellere, datengesteuerte Entscheidungen.

Arten und Beispiele von ERP-Systemen

Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, Branchen und technologische Anforderungen zugeschnitten sind:‍

On-Premise-ERP: Vor Ort installierte Systeme, ideal für große Unternehmen mit komplexer IT-Infrastruktur.

Cloud-basiertes ERP: Web-gehostete und skalierbare Cloud ERP Systeme, die auf Remote-Servern laufen und kontinuierlich aktualisiert werden. Cloud ERP Systeme bieten im Vergleich zu traditionellen Lösungen eine höhere Flexibilität, Skalierbarkeit und ermöglichen eine orts- sowie geräteunabhängige Nutzung. Besonders für wachstumsorientierte Unternehmen sind Cloud Lösungen und Cloud ERP Systeme attraktiv, da sie eine moderne, cloudbasierte Infrastruktur bereitstellen.

Hybrides ERP: Kombinierter Ansatz für eine schrittweise digitale Transformation, bei dem Anwendungen aus Cloud- und On-Premise-Lösungen integriert werden, um Geschäftsprozesse zu verbessern, die Skalierbarkeit zu erhöhen und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu fördern.

Nach der Auswahl des passenden ERP-Typs ist es wichtig, die besten ERP-Lösungen zu identifizieren, die optimal zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens passen. Unternehmen sollten dabei auf die Integration verschiedener Module und Anwendungen achten, um alle relevanten Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche effizient abzudecken. Moderne ERP-Software ist modular aufgebaut, sodass einzelne Module flexibel kombiniert und erweitert werden können.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen setzt ein Cloud ERP System ein, um die Materialbedarfsplanung, Produktionsplanung und das Lieferantenmanagement zu optimieren. Die Integration verschiedener Module ermöglicht eine durchgängige Steuerung der Geschäftsprozesse und eine gemeinsame Datenbasis für alle Abteilungen.

ERP-Systeme werden zunehmend in einer SaaS Umgebung genutzt, in der mehrere Unternehmen eine gemeinsame Cloud-Infrastruktur verwenden. In einer solchen SaaS Umgebung profitieren Unternehmen von automatischen Updates, Kosteneinsparungen und einer hohen Skalierbarkeit.

Services und Service-Angebote spielen eine zentrale Rolle bei der Einführung und dem Betrieb von Cloud-Lösungen und ERP-Systemen. Sie umfassen Beratung, technische Unterstützung, Managed Services und die kontinuierliche Betreuung, um den Erfolg der Implementierung sicherzustellen. Bei Cloud-basierten ERP-Lösungen wird die Software als Service bereitgestellt, was regelmäßige Updates, Flexibilität und Kosteneffizienz garantiert.

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Nachteile bei ERP-Systemen, wie etwa hohe Implementierungskosten, komplexe Anpassungen oder potenzielle Abhängigkeiten vom Anbieter.

Was ist ECC - ERP Central Component?

SAP ECC (ERP Central Component) ist das Kernmodul der ERP-Suite von SAP, das wichtige Geschäftsprozesse wie Finanzen, Logistik und Personalwesen rationalisiert. Im Gegensatz zu seinem Vorgänger SAP R/3 bietet ECC eine größere Modularität und Flexibilität, so dass Unternehmen das System an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, ohne unnötigen Funktionsumfang. SAP ECC kann auch als Service in der Cloud und als Teil einer SaaS Umgebung bereitgestellt werden, wodurch Unternehmen von den Vorteilen moderner Cloud Lösungen profitieren.

SAP ECC dient als Übergangslösung zwischen dem alten SAP R/3 und der modernen cloudbasierten ERP-Plattform SAP S/4HANA.

Auswahlkriterien für ein ERP-System

Die Auswahl des passenden ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Unternehmen sollten dabei verschiedene Kriterien berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das gewählte System optimal zu ihren Anforderungen passt. Zu den wichtigsten Auswahlkriterien zählen die Unternehmensgröße und die jeweilige Branche, da unterschiedliche ERP-Systeme auf die spezifischen Bedürfnisse von kleinen, mittleren oder großen Unternehmen sowie auf branchenspezifische Prozesse zugeschnitten sind.

Ebenso spielen die Anforderungen an die Finanzverwaltung, Fertigung, den Vertrieb sowie die Unterstützung der Geschäftsprozesse und die Integration von Kunden- und Personaldaten eine zentrale Rolle. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Skalierbarkeit des Systems, damit es mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann. Die Wahl zwischen einer On-Premise-Lösung und einem Cloud-basierten ERP-System hängt von den vorhandenen Ressourcen, der IT-Infrastruktur und den individuellen Anforderungen ab.

Eine sorgfältige Analyse der eigenen Geschäftsprozesse und eine klare Definition der Anforderungen sind unerlässlich, um die passende ERP-Lösung auszuwählen. Unternehmen profitieren häufig von der Unterstützung erfahrener Berater, die bei der Auswahl und Implementierung des optimalen ERP-Systems begleiten und so den langfristigen Erfolg sichern.

Wie ERP-Systeme die Beschaffung unterstützen

Im Bereich der Beschaffung bieten ERP-Systeme einen erheblichen Mehrwert durch:

• Zentralisierte Lieferantendatenbank und Qualifikationsmanagement, die eine effiziente Integration und Steuerung von Lieferanten innerhalb der gesamten Supply Chain ermöglichen, um Bestellungen, Liefertermine und Kostenkontrolle optimal zu koordinieren
• Automatisierte Bestellungsabläufe und Genehmigungsprozesse
• Umfassende Ausgabenanalyse und Budgetüberwachung
• Nahtlose Integration mit Supplier Relationship Management (SRM)-Tools
• Echtzeit-Überwachung der Lieferantenleistung und Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften

Darüber hinaus unterstützen ERP-Systeme die Erfassung und Verwaltung von Anforderungen im Beschaffungsprozess, indem sie die Bedarfsermittlung, -planung und Weiterleitung an die Supply Chain automatisieren und so eine optimierte Nachverfolgung und Steuerung der Geschäftsprozesse ermöglichen.

ERP-Implementierung und Einführung

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein vielschichtiger Prozess, der eine strukturierte Planung und konsequente Umsetzung erfordert. Zu Beginn steht die detaillierte Analyse der Unternehmensanforderungen und die Auswahl des passenden ERP-Systems, das die individuellen Geschäftsprozesse optimal abbildet. Im nächsten Schritt erfolgt die Implementierung, die die Installation, Konfiguration und Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens umfasst.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Schulung der Mitarbeiter, damit sie die neuen Funktionen und Prozesse effizient nutzen können. Die Migration der bestehenden Daten in das neue System muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste zu vermeiden und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Während des gesamten Prozesses ist eine enge Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter entscheidend, um sicherzustellen, dass das System optimal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Nach der erfolgreichen Einführung sollte das ERP-System umfassend getestet werden, um die Funktionalität und die Integration in die bestehenden Abläufe zu überprüfen. Eine gelungene ERP-Implementierung führt zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität, einer besseren Nutzung der Unternehmensdaten und einer nachhaltigen Optimierung der Geschäftsprozesse.

Cloud-basierte ERP-Lösungen

Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sie besonders attraktiv für moderne, dynamische Geschäftsmodelle machen. Einer der größten Vorteile ist die Reduzierung der eigenen IT-Infrastruktur, da die gesamte ERP-Software in der Cloud betrieben wird und somit keine aufwendige Wartung oder Hardware-Investitionen vor Ort erforderlich sind. Dies führt zu geringeren Betriebskosten und einer höheren Flexibilität.

Mit einer Cloud-ERP-Lösung können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse jederzeit und von jedem Ort aus steuern – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Teams, die remote arbeiten. Die Skalierbarkeit von Cloud-ERP-Systemen ermöglicht es, die Lösung schnell an veränderte Anforderungen und Unternehmensgrößen anzupassen. Führende Anbieter wie SAP und Oracle bieten eine breite Palette an Cloud-ERP-Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Branchenanforderungen zugeschnitten sind.

Bei der Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung sollten Unternehmen besonders auf die Sicherheit und den Schutz ihrer Daten achten. Ein vertrauenswürdiger ERP-Anbieter stellt sicher, dass alle relevanten Sicherheitsstandards eingehalten werden und die Daten jederzeit geschützt sind. So profitieren Unternehmen von den Vorteilen moderner Cloud-Technologien, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit eingehen zu müssen.

Sicherheit und Datenschutz in ERP-Systemen

Sicherheit und Datenschutz sind zentrale Aspekte bei der Nutzung von ERP-Systemen, da diese Systeme sensible und geschäftskritische Daten des Unternehmens verarbeiten und speichern. Ein modernes ERP-System sollte daher über umfassende Sicherheitsfunktionen verfügen, wie etwa mehrstufige Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates, um unbefugten Zugriff und Datenverluste zu verhindern.

Unternehmen sollten zudem sicherstellen, dass ihre Daten regelmäßig gesichert werden und im Falle eines Ausfalls oder Angriffs schnell wiederhergestellt werden können. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es ratsam, die vorhandenen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen genau zu prüfen und darauf zu achten, dass sie den gesetzlichen Anforderungen, wie beispielsweise der DSGVO, entsprechen.

Ein sicheres ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, ihre Daten zu schützen, die Integrität der Geschäftsprozesse zu gewährleisten und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu stärken. So wird die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt geschaffen.

ERP und digitale Transformation

ERP-Systeme bilden die Grundlage für erfolgreiche Initiativen zur digitalen Transformation, indem sie:

• Bereitstellung von Echtzeit-Analysen und interaktiven Dashboards
• Rationalisierung von Prozessen und Beseitigung von Ineffizienzen
• Verbesserung der Datengenauigkeit und -zugänglichkeit in der gesamten Organisation
• als Integrationsplattform für fortschrittliche Technologien wie KI, RPA und E-Procurement-Lösungen dienen

Moderne ERP-Systeme bieten regelmäßig aktualisierte Features, die es Unternehmen ermöglichen, Geschäftsprozesse zu automatisieren, in Echtzeit zu überwachen und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Die Vision hinter der kontinuierlichen Weiterentwicklung von ERP-Systemen ist es, durch innovative Features und die Integration neuer Technologien die digitale Transformation in allen Unternehmensbereichen nachhaltig voranzutreiben.

In Kombination mit führenden Beschaffungsplattformen wie Mercanis eröffnen ERP-Systeme erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten und strategische Geschäftseinblicke.

Schlussfolgerung: Warum ERP-Systeme wichtig sind

ERP-Systeme bilden das digitale Rückgrat moderner Unternehmen, indem sie einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche bieten. Durch die Verbindung von Abteilungen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Ermöglichung datengestützter Entscheidungsfindung steigern ERP-Lösungen die betriebliche Effizienz, die organisatorische Transparenz und die geschäftliche Agilität in der heutigen Wettbewerbslandschaft erheblich.