Was ist eine Freitextbestellung?

Eine Freitextbestellung bezeichnet eine Beschaffungsanforderung, bei der die Produkt- oder Dienstleistungsdetails nicht aus einem vorab genehmigten Katalog ausgewählt, sondern vom Anforderer manuell eingegeben werden.

Freitextbestellungen werden häufig für C-Teile und Dienstleistungen genutzt, da diese oft nicht im bestehenden Sortiment oder in der Auswahl des Katalogs enthalten sind. Die Art der benötigten Ware oder Dienstleistung ist dabei meist so spezifisch, dass sie nicht im aktuellen Sortiment abgedeckt wird. Solche Bestellungen können in verschiedenen Bereichen des Unternehmens auftreten, insbesondere wenn das Sortiment nicht alle Bedarfe oder Produktarten abdeckt.

Diese Bestellungen werden in der Regel für C-Artikel (geringwertige, nicht kritische Waren) verwendet, können aber gelegentlich auch für A- oder B-Artikel verwendet werden, wenn kein Katalog oder Materialstammdaten vorhanden sind.

So funktionieren Freitextbestellungen

Bei einer Freitextbestellung gibt der Besteller manuell präzise Eingaben wie Folgendes ein:

• Produkt- oder Dienstleistungsname und Beschreibung (häufig als unstrukturierter Text)
• Menge und Einheit
• Gewünschter Liefertermin
• Geschätzter Preis
• (Optional) bevorzugter Lieferant
• Kostenstelle oder Projektzuordnung

Präzise und vollständige Eingaben sind entscheidend für die Effizienz des Prozesses, da sie die nachgelagerten Schritte erleichtern und Fehler vermeiden helfen. Moderne Beschaffungssysteme und E-Procurement-Lösungen analysieren unstrukturierten Text und wandeln ihn in strukturierte Informationen um, um die Automatisierung und Standardisierung der Beschaffung zu ermöglichen. Aktuelle und vollständige Informationen von Lieferanten sind dabei unerlässlich, um eine reibungslose und automatisierte Abwicklung zu gewährleisten. Im digitalen Bestellprozess spielt der Warenkorb eine zentrale Rolle, da er die gesammelten Artikel vor der finalen Bestellung bündelt und die Integration in Kataloge oder Online-Kataloge ermöglicht. Mitarbeitende und Bedarfsanforderer sind maßgeblich an der Initiierung und Pflege von Freitextbestellungen beteiligt, was sowohl Chancen als auch Herausforderungen für die Standardisierung mit sich bringt. Durch die Analyse von Freitextbestellungen können häufig bestellte Artikel als Standardprodukt identifiziert und in das Sortiment aufgenommen werden, um den Prozess zu optimieren. Der gezielte Einsatz moderner Beschaffungssysteme, die Integration von Katalogen, Online-Katalogen und die Pflege der Sortimente bieten die Möglichkeit, die Anzahl der Freitextbestellungen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Dienstleister wie mindlogistik unterstützen Unternehmen bei der Auswahl und optimalen Nutzung passender Tools und Lösungen für Freitextbestellungen. Im Vergleich zwischen manuellen und automatisierten Prozessen zeigen sich deutliche Unterschiede im Aufwand, in den Vorteilen und Nachteilen: Während manuelle Prozesse oft mehr Ressourcen binden, bieten automatisierte Lösungen eine höhere Effizienz und Transparenz. Die erfolgreiche Umsetzung neuer Lösungen im Unternehmen erfordert ein strukturiertes Change Management, um alle relevanten Aspekte und Schritte im Blick zu behalten und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sichern. Typische Situationen für Freitextbestellungen entstehen, wenn kurzfristig spezielle Produkte benötigt werden oder keine passenden Artikel im Katalog verfügbar sind. Die Vorteile von Freitextbestellungen liegen in der Flexibilität und schnellen Abwicklung, während die Nachteile vor allem im höheren Aufwand, der fehlenden Standardisierung und möglichen Compliance-Risiken bestehen. Beiträge und Best Practices aus der Branche helfen, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und innovative Lösungen zu identifizieren.

Die Bestellung durchläuft dann einen internen Genehmigungsprozess und wird vom Beschaffungsteam bearbeitet – wobei aufgrund fehlender Daten häufig Klarstellungen oder Korrekturen erforderlich sind.

ERP-Systeme und ihre Rolle bei Freitextbestellungen

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind heute ein zentraler Baustein moderner Beschaffungsstrategien und spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Freitextbestellungen im Einkauf. Durch die Integration von ERP-Systemen in die unternehmensweiten Beschaffungsprozesse können Unternehmen den Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen deutlich reduzieren und die Effizienz im Bestellprozess steigern.

Eine zentrale Einkaufsplattform, die mit einem ERP-System verbunden ist, ermöglicht es Mitarbeitern, Freitextbestellungen schnell und unkompliziert zu erfassen. Gleichzeitig behalten Einkäufer und das Beschaffungsteam die volle Kontrolle über die Prozesse, Kosten und die Einhaltung von Standards. Die Automatisierung von Routineaufgaben durch KI-gestützte Technologien – wie sie Mercanis bietet – sorgt dafür, dass Freitexte analysiert, strukturiert und in standardisierte Workflows überführt werden können. So lassen sich Fehlerquoten, Rückfragen und Fehlkäufe minimieren.

Ein weiterer Vorteil: Durch die Nutzung von Online-Katalogen und Guided-Buying-Funktionen innerhalb des ERP-Systems finden Anwender die passenden Produkte schneller und können Bestellungen effizienter abwickeln. Die Transparenz über alle Bestelldaten und Beschreibungen wird erhöht, was die Analyse und Optimierung der Beschaffungsprozesse im Nachhinein erleichtert. Unternehmen profitieren so von einer besseren Datenbasis für strategische Entscheidungen und können ihre Ressourcen gezielter einsetzen.

Herausforderungen bei Freitextbestellungen

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Studien zeigen, dass die Bearbeitung von Freitextbestellungen bis zu fünfmal teurer sein kann als die Bearbeitung von Katalogbestellungen. Im Vergleich bieten katalogbasierte Bestellungen und der Einsatz von E-Procurement-Systemen klare Vorteile hinsichtlich Effizienz, Standardisierung und Transparenz. Mitarbeiter und Bedarfsanforderer spielen eine zentrale Rolle bei der Entstehung von Herausforderungen, da sie in vielen Situationen individuelle Artikel aus einem breiten Sortiment oder verschiedenen Sortimente anfordern. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Bereitstellung aktueller Informationen sind entscheidend, um Fehler zu reduzieren und die Qualität der Daten zu sichern. Durch die Möglichkeit, moderne Beschaffungssysteme, Kataloge und Online-Kataloge einzusetzen, können Unternehmen den Aufwand und die Nachteile von Freitextbestellungen minimieren. Die Umsetzung neuer Lösungen und ein gezieltes Change Management sind wichtige Schritte, um Prozesse zu optimieren und die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen. Es ist wichtig, stets den Blick auf die Unterschiede und Vorteile der jeweiligen Bestellmethoden zu behalten. Typische Situationen, in denen Freitextbestellungen entstehen, sind oft durch fehlende Sortimentsabdeckung oder spezielle Anforderungen im Sortiment geprägt. Der Warenkorb bildet dabei einen zentralen Schritt im Bestellprozess, da er die Zusammenstellung und Überprüfung der gewünschten Artikel ermöglicht.

Wann werden Freitextbestellungen verwendet?

• Für Artikel, die (noch) nicht in internen Katalogen oder Online-Katalogen verfügbar sind
• Für projektbezogene, Ad-hoc- oder kundenspezifische Anforderungen, insbesondere wenn spezielle Dienstleistungen oder eine bestimmte Art von Produkten benötigt werden
• In dezentralen Umgebungen mit begrenzter Katalogabdeckung oder eingeschränktem Sortiment, wo die Auswahl an verfügbaren Artikeln nicht ausreicht
• Bei dringenden oder einmaligen Einkäufen, wenn Bedarfsanforderer oder Mitarbeiter kurzfristig Waren oder Dienstleistungen benötigen und der Warenkorb nicht über bestehende Kataloge befüllt werden kann

Typische Situationen für Freitextbestellungen entstehen, wenn Unternehmen in bestimmten Bereichen oder Prozessen keine passenden Sortimente oder Kataloge integriert haben und somit die Möglichkeit fehlt, standardisierte Artikel direkt auszuwählen. In solchen Fällen unterscheiden sich die Bestellmethoden deutlich: Während Katalog- und Marktplatzlösungen eine größere Auswahl und eine effizientere Beschaffung ermöglichen, sind Freitextbestellungen vor allem bei individuellen Anforderungen oder fehlenden Lieferanten notwendig. Der Unterschied zu automatisierten Lösungen liegt vor allem in der manuellen Eingabe und der damit verbundenen Prozessdauer.

Das Sortiment und die Vielfalt der Auswahl spielen eine zentrale Rolle, da eine breite Sortimentsabdeckung und die Integration von Dienstleistungen dazu beitragen, Sonderwünsche und Freitextbestellungen zu reduzieren. Die Qualität und Aktualität der Informationen, die von Lieferanten bereitgestellt werden, sowie der gezielte Einsatz von E-Procurement-Lösungen sind entscheidend für die Optimierung der Beschaffung und die Automatisierung der Prozesse.

Freitextbestellungen bieten Vorteile wie Flexibilität und die Möglichkeit, individuelle Anforderungen zu erfüllen, bringen aber auch Nachteile wie höhere Prozesskosten und geringere Standardisierung mit sich – insbesondere in Bereichen mit komplexen Prozessen oder fehlender Katalogintegration. Mitarbeiter und Bedarfsanforderer spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie die Bestellungen initiieren, den Warenkorb befüllen und die einzelnen Schritte im Bestellprozess steuern.

Die Nutzung von Katalogen, Online-Katalogen und die Unterstützung durch mindlogistik erleichtern die Umsetzung neuer Lösungen und tragen zur Effizienzsteigerung bei. Jeder Schritt im Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung bis zur Genehmigung – profitiert von einem strukturierten Vorgehen und dem Beitrag aller Beteiligten zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.

Freitext- vs. katalogbasierte Bestellungen

Vor der Wahl zwischen Freitext- und katalogbasierten Bestellungen sollten Unternehmen einen Vergleich der beiden Methoden durchführen, um die jeweiligen Unterschiede, Vorteile und Nachteile zu erkennen. Während Freitextbestellungen eine größere Flexibilität bei der Beschaffung von Artikeln außerhalb des bestehenden Sortiments bieten, führen sie oft zu höheren Prozesskosten, unvollständigen Informationen im Warenkorb und einer geringeren Datenqualität. Katalogbasierte Bestellungen hingegen ermöglichen durch den Einsatz von Katalogen, Online-Katalogen und E-Procurement-Lösungen eine strukturierte Auswahl aus einem vordefinierten Sortiment oder sogar mehreren Sortimenten, was die Effizienz in den Prozessen und die Qualität der Informationen deutlich erhöht. Die Vorteile katalogbasierter Lösungen liegen vor allem in der schnellen Umsetzung, der besseren Kontrolle über Preise und Daten sowie der Möglichkeit, den Warenkorb direkt aus dem digitalen Sortiment zu befüllen. Moderne Beschaffungssysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, durch den gezielten Einsatz von Lösungen wie Punch-out-Szenarien und Marktplatzintegration die Sortimentsabdeckung zu erweitern und Freitextbestellungen zu reduzieren. Jeder Schritt in der Umsetzung neuer Lösungen sollte sorgfältig geplant werden, um eine ganzheitliche Integration aller relevanten Prozesse im Unternehmens zu gewährleisten und die Effizienz der Beschaffung nachhaltig zu steigern. Ein Beitrag zur Optimierung ist die kontinuierliche Pflege und Erweiterung der Kataloge, um aktuelle und vollständige Informationen bereitzustellen und so die Vorteile digitaler Beschaffung voll auszuschöpfen.

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Reduzierung von Freitextbestellungen: Best Practices

• Erweiterung und Pflege von Produktkatalogen (CIF, PunchOut) zur Steigerung der Sortimentsvielfalt und Sortimentsabdeckung in den Online-Katalogen und Katalogsystemen
• Einführung von Tools für geführte Einkäufe, um konformes Verhalten zu fördern und die Integration moderner Beschaffungssysteme und E-Procurement-Lösungen zu unterstützen
• Wiederkehrende Freitextartikel in Katalogeinträge umwandeln, um das Sortiment gezielt zu erweitern und die Möglichkeit zur Automatisierung zu nutzen
• Nutzung überwachen und kostenintensive oder häufige Freitextbestellungen kennzeichnen, um gezielte Lösungen und Empfehlungen für die Optimierung der Prozesse zu entwickeln
• Legen Sie Genehmigungsschwellenwerte speziell für Freitext-Einreichungen fest, um die Rolle der Mitarbeiter und Bedarfsanforderer im Beschaffungsprozess zu steuern und die Effizienz zu erhöhen

Empfehlungen für die Umsetzung: Unternehmen sollten in jedem Schritt auf die Integration aller relevanten Aspekte achten, indem sie Change Management, den gezielten Einsatz von E-Procurement-Systemen, Katalogen und Online-Katalogen sowie die kontinuierliche Pflege der Sortimente und Kataloge in den Mittelpunkt stellen. Die enge Zusammenarbeit mit Lieferanten ist entscheidend, um stets aktuelle und qualitativ hochwertige Informationen bereitzustellen und die Datenqualität zu sichern. Mitarbeiter und Bedarfsanforderer spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung effizienter Prozesse, indem sie aktiv an der Pflege und Steuerung der Bestellungen beteiligt sind. Die Vorteile und Möglichkeiten für Unternehmen liegen vor allem in der Reduzierung von Prozesskosten, der Erhöhung der Transparenz und der strategischen Steuerung der Beschaffung. Mindlogistik leistet einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung, indem sie als spezialisierter Partner bei der Auswahl und Integration passender Lösungen unterstützt. Die Umsetzung erfolgt in klar definierten Schritten, wobei allem voran die vollständige Integration aller Prozesse, Systeme und Daten für eine nachhaltige Optimierung der Beschaffung entscheidend ist.

Mit Mercanis können Beschaffungsteams die Verwendung von Freitext analysieren und unstrukturierte Anfragen in katalogbasierte Workflows umwandeln.

Fazit: Freitextbestellungen = Flexibilität zu einem Preis

Freitextbestellungen bieten zwar Flexibilität für nicht standardisierte oder seltene Einkäufe, erhöhen jedoch die Prozesskosten und Compliance-Risiken erheblich. Unternehmen sollten daher bestrebt sein, deren Verwendung durch Katalogverwaltung, Benutzerführung und Automatisierung zu minimieren. Die Integration von Katalogen, Online-Katalogen und einer breiten Sortimentsabdeckung in modernen Beschaffungssystemen und E-Procurement-Lösungen ermöglicht es Unternehmen, Prozesse effizienter zu gestalten und die Rolle von Lieferanten, Mitarbeitern und Bedarfsanforderern optimal einzubinden. Aktuelle und qualitativ hochwertige Informationen, bereitgestellt durch Lieferanten, sind dabei essenziell für die Automatisierung und Optimierung der Prozesse. Die Umsetzung dieser Lösungen erfordert ein strukturiertes Change Management und den gezielten Einsatz digitaler Tools, um alle relevanten Schritte und Aspekte im Unternehmen zu integrieren. Die Vorteile und Möglichkeiten liegen in der Kostenreduktion, Effizienzsteigerung und einer strategischen Erweiterung des Sortiments. Konkrete Empfehlungen umfassen die Auswahl passender Lösungen, die kontinuierliche Pflege der Kataloge und Sortimente sowie die Schulung der Mitarbeiter. Ein wichtiger Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung kann durch die Unterstützung von mindlogistik geleistet werden, die Unternehmen mit praxisnahen Lösungen und Best-Practice-Empfehlungen begleitet.