Was bedeutet Katalogmanagement in der Beschaffung?

Der Begriff „Katalog“ bezeichnet im Kontext der Beschaffung die strukturierte Sammlung von Produkt- und Dienstleistungsinformationen. Die folgende Definition erläutert die zentrale Bedeutung dieses Begriffs für das Katalogmanagement im elektronischen Einkauf.

In der Beschaffung bezieht sich ein Katalog auf eine digitalisierte Auflistung häufig gekaufter, standardisierter Artikel, in der Regel C-Artikel (kostengünstige, unkritische Waren wie Bürobedarf, Kabel oder Reinigungsmittel). Kataloge vereinfachen wiederkehrende Einkäufe, indem sie Einkäufern die Möglichkeit geben, vorab genehmigte Artikel direkt in einem E-Procurement-System auszuwählen - ähnlich einer B2B-Version von Amazon.

Die Katalogbeschaffung reduziert unkonventionelle Einkäufe, beschleunigt die Beschaffungszyklen und gewährleistet die Einhaltung der ausgehandelten Preise und Lieferanten.

Warum sind Online Produktkataloge im E-Procurement wichtig?

Kataloge braucht man im Einkauf für:

• Automatisierung und Rationalisierung des Einkaufs für nicht-strategische Artikel
• Sicherstellung der Preiseinhaltung und Reduzierung der vertragsfremden Ausgaben
• Verbesserung der Transparenz und der Kontrolle über die Ausgaben für die Beschattung
• Vereinfachung des Bestellvorgangs für interne Beteiligte
• Verringerung der manuellen Dateneingabe und des Verwaltungsaufwands

Kataloge sind ein wichtiger Faktor für betriebliche Effizienz und Kosteneinsparungen - insbesondere in dezentralen Organisationen.

Arten von Katalogen

Statische Kataloge (CIF): Werden auf der Beschaffungsplattform des Käufers gehostet, regelmäßig hochgeladen und weniger häufig aktualisiert
PunchOut-Kataloge: Gehostet auf der Website des Lieferanten, dynamischer Zugriff über das E-Procurement-System
Hybride Kataloge: Kombination von statischen Inhalten für die Preisgestaltung und dynamischen PunchOut-Katalogen für die Verfügbarkeit oder Konfiguration in Echtzeit

Was ist ein PunchOut-Katalog?

Mit einem PunchOut-Katalog können Einkäufer direkt von ihrem E-Procurement-System aus auf den externen Webshop eines Lieferanten zugreifen. Die Benutzer rufen die Website des Anbieters auf, konfigurieren die Produkte und kehren mit den Daten des Warenkorbs zur Genehmigung und Bestellung zurück auf ihre Beschaffungsplattform.

Vorteile von PunchOut:

• Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit
• Kundenspezifische Konfigurationen (z. B. Hardware-Bündel)
• Reduzierte Katalogpflege für den Käufer
• Optimierte Benutzererfahrung

E Procurement Systems wie die Software Mercanis unterstützt die PunchOut-Integration mit führenden Anbietern und Marktplätzen.

Was ist CIF - Catalog Interchange Format?

CIF ist ein standardisiertes Dateiformat (in der Regel CSV- oder Excel-basiert), das zum Hochladen statischer Kataloge in Beschaffungssysteme verwendet wird. Es enthält Produkt-IDs, Beschreibungen, Stückpreise, Bilder und Kategorien.

CIF ist ideal für:

• Langfristige Preisvereinbarungen
• Artikel mit geringer Variabilität
• Umgebungen, in denen Aktualisierungen monatlich oder vierteljährlich stattfinden

Beschränkungen: CIF-Dateien erfordern manuelle oder Batch-Uploads und haben keine Echtzeitverfügbarkeit oder Konfigurationsfunktionen.

Was ist cXML - Commerce eXtensible Markup Language?

cXML ist ein XML-basiertes Protokoll, das die elektronische Kommunikation zwischen Beschaffungssystemen und Lieferantenkatalogen ermöglicht. Es wird häufig verwendet in:

• PunchOut-Sitzungen (Echtzeit-Wagenübergabe)
• Austausch von CIF-Katalogen (Upload/Download-Automatisierung)
• Bestell- und Rechnungsübermittlung (PO, ASN, Rechnung über cXML)

Dank cXML können Katalogdaten und Transaktionen nahtlos über verschiedene Plattformen hinweg fließen, was den manuellen Aufwand reduziert und die Datengenauigkeit erhöht.

Herausforderungen und Lösungen im Katalogmanagement

Das Katalogmanagement ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher E-Commerce-Strategien und bildet die Grundlage für effiziente Online Shops. Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, große Mengen an Katalogdaten und Produktinformationen aktuell, konsistent und nutzerfreundlich zu verwalten. Gerade bei umfangreichen Produktkatalogen kann die Pflege und Aktualisierung der Daten schnell komplex werden – insbesondere, wenn verschiedene Lieferanten, Datenquellen und Systeme im Spiel sind.

Was ist ein Katalogmanagement Tool?

Ein Katalogmanagement Tool ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Produktkataloge effizient zu verwalten, zu pflegen und zu optimieren. Mit einem solchen Tool können umfangreiche Katalogdaten, wie Produktbeschreibungen, Preise, Artikeldaten und weitere relevante Informationen zentral gespeichert und aktualisiert werden. Dies erleichtert die Verwaltung großer Produktpaletten und sorgt für konsistente und aktuelle Informationen über alle Vertriebskanäle hinweg – sei es im Online Shop, auf Marktplätzen oder in internen Beschaffungssystemen.

Ein Katalogmanagement Tool ermöglicht es Anwendern und Mitarbeitern, schnell auf geprüfte und freigegebene Produktdaten zuzugreifen, wodurch Beschaffungsprozesse beschleunigt und Fehler reduziert werden. Zudem unterstützt es die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien und verbessert das Kundenerlebnis durch präzise und vollständige Produktinformationen auf den Produktseiten.

Moderne Katalogmanagement Systeme bieten oft Schnittstellen zu E-Procurement-Systemen und anderen Plattformen, um den Datenaustausch zu automatisieren und die Aktualität der Daten sicherzustellen. Durch die Nutzung einer Katalogverwaltungssoftware können Unternehmen Ressourcen effizienter einsetzen und die Transparenz in der Verwaltung ihrer Produktdaten erhöhen.

Insgesamt bildet ein Katalogmanagement Tool die Basis für eine optimierte Verwaltung von Produktkatalogen und trägt maßgeblich zur Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen bei.

Schlussfolgerung: Katalogmanagement als Beschaffungsbeschleuniger

Kataloge sind ein leistungsfähiges Werkzeug für digitale Beschaffungsteams, die Reibungsverluste im Einkaufsprozess reduzieren wollen. Ob mit statischen CIF-Dateien oder dynamischen PunchOut-Verbindungen, die Automatisierung von Katalogen sorgt für Konsistenz, Transparenz und Kostenkontrolle - insbesondere in Ausgabenkategorien mit hohem Volumen und geringem Risiko.