Was ist eine Purchase Order?

Eine Purchase Order (P.O), auf Deutsch "Auftragsbestätigung", ist ein offizielles Bestelldokument und wichtiger Bestandteil der Bestellprozesse. Eine Purchase Order ist noch kein Kaufvertrag, sondern das verbindliche Angebot eines Käufers an einen Lieferanten, Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Konditionen zu kaufen. Dies sorgt für mehr Transparenz im Bestellvorgang und vereinfacht die Beschaffung.

Eine P.O. wird von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet. Also von einem Einkäufer an einen Lieferanten. Sie spezifiziert Typ, Menge und Preis der zu kaufenden Waren oder Dienstleistungen. Dieses Dokument dient als rechtlich bindende Vereinbarung zwischen den beiden Parteien, die den Kauf /die Beschaffung festlegt.

Warum ist eine Purchase Order wichtig?

Eine Purchase Order bietet eine formale und klare Kommunikation der Kaufabsicht des Käufers. Es hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden, indem es genau festlegt, was gekauft wird. Die Bestellung wird so klar definiert und das Bestellmanagement vereinfacht.

Zudem hilft es, das Budget gut zu überwachen und zu kontrollieren. Es wird vor dem Kauf ausgegeben und ist Teil des Genehmigungsprozesses in Unternehmen. Für Buchhaltung und Finanzmanagement ist es ein wichtiges Dokument, das dabei hilft, Ausgaben nachzuvollziehen und Budgetgrenzen einzuhalten und so den Beschaffungsprozess zu optimieren.

Was sind die vier Typen von Purchase Orders?

Es gibt vier Haupttypen von Purchase Orders, hier ein Überblick:

1. Standard Purchase Orders: Dies ist die häufigste Form, die für einmalige Käufe/Bestellungen von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Nach Lieferung und Rechnungsstellung wird die P.O. normalerweise geschlossen.‍
2. Planned Purchase Orders: Diese werden verwendet, wenn Details über die Lieferung zukünftiger Waren oder Dienstleistungen noch unklar sind, aber der Käufer die Preise im Voraus aushandeln möchte.‍
3. Blanket Purchase Orders: Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung über den Kauf von Waren oder Dienstleistungen über einen bestimmten Zeitraum zu festgelegten Konditionen, ohne dass die genauen Mengen und Liefertermine bei Erteilung der Auftragsbestätigung. feststehen.  ‍
4. Contract Purchase Orders: Diese sind ähnlich wie Blanket P.O.s, beziehen sich jedoch mehr auf vertragliche Vereinbarungen, die oft zusätzliche Bedingungen und Klauseln enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen der Purchase Order und einer Rechnung?

Eine P.O. wird vom Käufer ausgestellt. Die P.O. zeigt die Absicht an, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu einem vereinbarten Preis zu kaufen. Eine Rechnung hingegen wird vom Verkäufer erstellt, wenn die Waren oder Dienstleistungen geliefert sind. Sie fordert die Zahlung für diese Lieferungen an.

Im Wesentlichen ist die Auftragsbestätigung die Bestätigung des Kaufs, während die Rechnung die Aufforderung zur Bezahlung dafür ist.

Wie wird eine Purchase Order verarbeitet?

Die Verarbeitung einer Purchase Orders ist ein systematischer Prozess, der verschiedene Schritte umfasst, um sicherzustellen, dass die Transaktionen sowohl effizient als auch nachvollziehbar sind.

1. P.O erstellen und an Lieferanten senden.

Nachdem ein Unternehmen eine Purchase Order erstellt hat und diese vom zuständigen Manager genehmigt wurde, wird diese an den Lieferanten gesendet.

Dies signalisiert die offizielle Bestellanforderung und bildet die Grundlage für die kommenden Lieferungen und Rechnungsstellungen.

2. Der Lieferant erhält die Bestellung und wickelt diese ab

Sobald der Lieferant die P.O. erhält, bereitet er die bestellten Artikel, Waren oder Dienstleistungen vor und versendet sie zusammen mit einer Lieferbestätigung an seinen Kunden.

3. Der Käufer erhält die Lieferung

Nach Erhalt der Lieferung überprüft der Käufer, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den in der Auftragsbestätigung festgelegten Spezifikationen entsprechen. Unstimmigkeiten können zu Rücksendungen oder Nachverhandlungen führen.

4. Der Verkäufer sendet die Rechnung

Ist die Lieferung akzeptiert, sendet der Verkäufer die Rechnung basierend auf den in der P.O. festgelegten Konditionen. Der Käufer überprüft dann die Rechnung im Detail, um sicherzustellen, dass alles korrekt berechnet wurde.  

5. Abschluss der Bestellung/ Zahlungsabwicklung

Nach erfolgreicher Überprüfung wird die Zahlung an den Verkäufer freigegeben und der Bestellprozess ist somit abgeschlossen.

Dieser Prozess sorgt für Klarheit und Kontrolle bei Geschäften. Er verringert Fehler und verbessert die Beziehungen zwischen Käufern und Verkäufern.

Purchase Order: Fazit:  

Die Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Werkzeug in der Geschäftswelt. Sie formalisiert die Kaufabsichten und -bedingungen zwischen Käufer und Verkäufer.

Außerdem hilft sie beim finanziellen Management und der Budgetkontrolle.

Die Kenntnis der verschiedenen Arten von Bestellungen und der Unterschied zur Rechnung ist wichtig. Sie hilft bei effektiven Geschäftsprozessen und klaren finanziellen Transaktionen.