Was ist eine Beschaffungsplattform?

Beschaffungsplattform ist eine digitale Lösung, die Beschaffungsaktivitäten über den gesamten Source-to-Pay- (S2P) oder Procure-to-Pay- (P2P) Prozess hinweg zentralisiert und optimiert. Sie ermöglicht es Unternehmen, Beschaffung, Lieferantenbeziehungen, Vertragslebenszyklen, Bestellungen, Rechnungen und Ausgabenanalysen in einem einzigen, integrierten System zu verwalten. Kunden können über einen digitalen Marktplatz viele Produkte aus verschiedenen Kategorien finden. Diese Produkte können nach ihren Bedürfnissen gefiltert werden.

Was sind die Kernfunktionen einer Beschaffungsplattform?

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Eine moderne Beschaffungsplattform ersetzt Tabellen, E-Mails und einzelne Tools. Sie bietet ein einheitliches, skalierbares System. Es hat Integrationen und Verbindungen zu externen Systemen. Die Plattform steht an jedem Ort zur Verfügung. Robuste Software, engagierte Teams und eine gute Kundenbetreuung helfen den Nutzern, Probleme zu lösen. So läuft alles reibungslos.

Was sind die Vorteile von Beschaffungsplattformen?

Beschaffungsplattformen helfen Unternehmen dabei:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, Integration verschiedener Systeme und Optimierung von Prozessen. Das spart Zeit und Geld.
• Die Einhaltung von Vorschriften durch regelbasierte Genehmigungen und die Durchsetzung von Richtlinien sicherzustellen
• Transparenz über Ausgaben, Lieferanten, Preise, Angebote und Einsparungen zu gewinnen, inklusive Vergleichsmöglichkeiten auf dem Marktplatz.
• Prozesse standort- und geschäftsfeldübergreifend sowie in unterschiedlichen Bereichen und Kategorien zu standardisieren und individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden anzupassen.
• Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung mit Echtzeitdaten, Integrationen, moderner Software und KI-gestützten Erkenntnissen.
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, Finanzen, internen Stakeholdern und externen Partnern durch starke Partnerschaften, Engagement für nachhaltige Lösungen (z.B. EcoVadis-Zertifizierung) und kontinuierliche Anpassung an den Wandel im Markt.
• Zentrale Verfügbarkeit der Plattform an jedem Ort: Kunden können Produkte und Artikel nach Kategorien auswählen, Stückzahlen bestimmen und Angebote sowie Preise auf dem Marktplatz vergleichen.
• Umfassende Unterstützung durch engagierte Teams, Teamarbeit und eine zuverlässige Kundenbetreuung, die bei Problemen schnell und effizient hilft.

Strategische Beschaffung erfordert mehr als nur Tools, sie benötigt intelligente, vernetzte Plattformen.

Beschaffungsplattform vs. ERP vs. E-Procurement-Tool

Beispiele für Beschaffungsplattformen

Mercanis: Mercanis Agentic-AI Procurement Suite vereint direkte und indirekte Beschaffung, Lieferantenmanagement (SRM) und Vertragsverwaltung in einer intelligenten cloudbasierten Plattform. Durch die nahtlos integrierte Mercu AI werden repetitive Aufgaben automatisiert, komplexe Workflows optimiert und datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für die strategische Einkaufssteuerung geliefert. Diese KI analysiert kontinuierlich Beschaffungsdaten und identifiziert Einsparpotenziale entlang der gesamten Prozesskette.

Branchenführer wie BASF, GASAG, Oventrop, naturenergie und Struktol profitieren von schneller Implementierung, hoher Nutzerakzeptanz und messbaren Kosteneinsparungen vom ersten Tag an.

Plattformfunktionen

Eine moderne Einkaufsplattform vereint zahlreiche Funktionen, die den gesamten Einkaufsprozess für Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler effizienter und transparenter gestalten.

Im Mittelpunkt steht das umfassende Lieferantenmanagement, das es ermöglicht, alle Lieferanten zentral zu verwalten und deren Konditionen übersichtlich zu vergleichen.

Das Management von Bestellungen und Rechnungen wird durch die Automatisierung vieler Prozessschritte erheblich vereinfacht. Arbeitszeit wird eingespart, Fehlerquellen werden minimiert und der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten ist jederzeit gewährleistet.

Ein zentrales Anliegen jeder Einkaufsplattform ist die Sicherheit. Der Zugang zur Plattform ist durch starke Passwörter und mehrstufige Authentifizierung geschützt. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen, sodass die Vertraulichkeit und Integrität der Unternehmensdaten jederzeit gewährleistet sind. Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches halten das System auf dem neuesten Stand und schützen vor aktuellen Bedrohungen.

Die Plattform ist flexibel und passt sich den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen, Freiberuflern und Gewerbetreibenden an. Sie bietet transparente Preise, die sich zuzüglich der gesetzlich gültigen MwSt. verstehen, und richtet sich ausschließlich an Geschäftskunden, die eine professionelle Lösung für ihre Einkaufsprozesse suchen. Durch die Nutzung der Plattform profitieren Unternehmen von einer effizienten Beschaffung, sparen Kosten und Ressourcen und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Auch für Lieferanten bietet die Plattform entscheidende Vorteile: Sie können ihre Produkte und Dienstleistungen einem breiten Kundenkreis präsentieren und von einer optimierten Integration in die Lieferkette profitieren. Außerdem wird das Lieferantenonbording vereinfacht.

Funktionen der nächsten Generation: KI und Automatisierung

Moderne Beschaffungsplattformen nutzen zunehmend KI, um die Effizienz in den Beschaffungsprozessen zu steigern, Integrationen und die Anbindung verschiedener Systeme und Prozesse zu optimieren und so einen klaren Vorteil für Kunden zu schaffen. Die Plattform erkennt durch KI individuelle Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden und unterstützt gezielt und automatisiert bei der Optimierung von Einkaufsprozessen, unabhängig von Kategorien, Produkten, Artikeln oder Stückzahlen. Automatisierte Prozesse ermöglichen Teams und Einkäufern eine schnelle Lösung von Problemen, verbessern die Zusammenarbeit und sorgen für eine zuverlässige Kundenbetreuung.

• Automatisierung von Freitextanfragen (Intake-to-Order)
• Einsparpotenziale aus historischen Daten zu identifizieren
• Lieferanten dynamisch zu bewerten und zu vergleichen
• Lieferrisiken oder Vertragsabläufe vorherzusagen
• Empfehlung der besten nächsten Maßnahmen für Einkäufer

Die kontinuierliche Anpassung an den Wandel im Markt, das Engagement für Innovation und Nachhaltigkeit (z.B. durch Auszeichnungen wie EcoVadis), sowie die enge Partnerschaft mit den Kunden stehen dabei im Mittelpunkt, um gemeinsam die gesetzten Ziele zu erreichen und langfristig Geld zu sparen.

Fazit: Beschaffungsplattformen ermöglichen eine intelligente und skalierbare Beschaffung

Eine Beschaffungsplattform ist mehr als ein digitales Tool. Sie ist das Rückgrat einer modernen, vernetzten und strategischen Beschaffungsorganisation. Von der Lieferantenaufnahme bis zur Rechnungsfreigabe ermöglichen Plattformen Prozesskontrolle, Kostentransparenz und operative Exzellenz. Durch die zentrale Verfügbarkeit an einem Ort können Kunden auf dem Marktplatz Produkte und Artikel aus verschiedenen Kategorien auswählen, Stückzahlen bestimmen, Preise und Angebote vergleichen und so ihre Einkaufsprozesse effizient gestalten. Die Plattform bietet individuelle Anpassungen an die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden in unterschiedlichen Bereichen und unterstützt Einkäufer sowie Teams durch leistungsfähige Software, nahtlose Integrationen und die Anbindung an bestehende Systeme.

Ein klarer Vorteil liegt in der Effizienzsteigerung, der Optimierung der Beschaffungsprozesse und der Automatisierung von Prozessen, wodurch Unternehmen Zeit und Geld sparen. Die kontinuierliche Unterstützung durch engagierte Teams, Teamarbeit und eine zuverlässige Kundenbetreuung sorgt für schnelle Problemlösungen und eine hohe Kundenzufriedenheit. Starke Partnerschaften, das Engagement für Nachhaltigkeit, etwa durch Auszeichnungen wie EcoVadis und die kontinuierliche Anpassung an den Wandel im Markt sind zentrale Ziele, um langfristigen Erfolg und Vertrauen zu sichern.