Der 3-Wege-Abgleich ist ein wichtiger Kontrollprozess in der Beschaffung und im Finanzwesen, bei dem drei zentrale Dokumente verglichen werden, bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird
Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Werkzeug, das zur Klassifizierung von Vermögenswerten oder Ressourcen nach ihrer Bedeutung und ihrem Wert verwendet wird. Diese Methode hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizient zu verwalten.
Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen Auftraggeber Angebote für Waren oder Dienstleistungen einholen. Sie dienen dazu, Transparenz und Wettbewerb im Einkaufsprozess zu fördern. Dieses Verfahren ist besonders in öffentlichen und großen privaten Organisationen üblich.
Eine BANF (Bestellanforderung) ist eine interne Anfrage innerhalb eines Unternehmens, um die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen zu veranlassen. Es handelt sich dabei noch nicht um eine Bestellung, sondern um den formellen Auslöser, der die Beschaffungsabteilung darauf hinweist, den angeforderten Artikel zu beschaffen oder zu bestellen.
Im Kern bezieht sich die Beschaffung auf den Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen aus externen Quellen. Dieser Prozess umfasst eine breite Palette von Tätigkeiten, von der Ermittlung des Bedarfs an einem Produkt oder einer Dienstleistung bis hin zur Aushandlung von Verträgen mit Lieferanten und der Verwaltung der Lieferung der beschafften Artikel.
Ein Katalog ist ein zentrales Repositorium oder eine Datenbank mit standardisierten Waren, Dienstleistungen oder Materialien, die für den Kauf durch ein Unternehmen zur Verfügung stehen. Es ermöglicht internen Interessengruppen die Artikel, die sie benötigen, leicht zu identifizieren, vergleichen und beschaffen.
Ein Beschaffungsprozess umfasst alle Aktivitäten, die mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch eine Organisation verbunden sind. Es beginnt mit der Identifikation des Bedarfs und endet mit der Bereitstellung der Güter oder Dienstleistungen. Dieser Prozess ist essenziell, um die operative Leistungsfähigkeit einer Organisation aufrechtzuerhalten und zu verbessern.
Direkte Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten, die direkt in die Endprodukte eines Unternehmens einfließen oder für dessen Kerntätigkeiten wesentlich sind.
E-Procurement bezeichnet die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über digitale Werkzeuge und Plattformen. Es nutzt das Internet, um Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen und Kosten zu senken.
Electronic Data Interchange (EDI) refers to the structured, electronic exchange of business documents between companies.
Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine umfassende Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse unterstützt.
Eine Einkaufsstrategie ist ein systematischer Ansatz zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Sie definiert, wie ein Unternehmen seine benötigten Waren und Dienstleistungen am besten beschafft, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Die Entwicklung einer solchen Strategie erfordert eine detaillierte Analyse der Ausgaben und eine genaue Kenntnis der Markttrends.
Eine Freitextbestellung bezeichnet eine Beschaffungsanforderung, bei der die Produkt- oder Dienstleistungsdetails nicht aus einem vorab genehmigten Katalog ausgewählt, sondern vom Anforderer manuell eingegeben werden.
Guided Buying bezeichnet eine Einkaufsstrategie, die darauf abzielt, Beschaffungsprozesse in Unternehmen zu vereinfachen und zu standardisieren. Diese Methode führt Nutzer gezielt durch den Einkaufsprozess, um optimale Kaufentscheidungen zu ermöglichen.
Incoterms (kurz für „International Commercial Terms“) sind standardisierte Handelsbedingungen, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) veröffentlicht werden.
Es bezeichnet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Endprodukte oder Kerntätigkeiten eines Unternehmens eingehen. Stattdessen unterstützen diese Waren und Dienstleistungen die Organisation und ihre Mitarbeiter, damit diese ihre Aufgaben effizient und effektiv erfüllen können.
In der Beschaffung bezieht sich ein Katalog auf eine digitalisierte Auflistung häufig gekaufter, standardisierter Artikel, in der Regel C-Artikel (kostengünstige, unkritische Waren wie Bürobedarf, Kabel oder Reinigungsmittel).
In Beschaffungs- und Softwareprojekten sind das Lastenheft und das Pflichtenheft zwei wichtige Dokumente, die die Erwartungen zwischen Einkäufer und Lieferant definieren und abgleichen.
Eine Leistungsbeschreibung (SoW) ist ein formelles Projektdokument, das den Umfang, die Aufgaben, die zu erbringenden Leistungen, die Zeitpläne, die Preise und die Verantwortlichkeiten für eine Dienstleistung oder ein Projekt festlegt.
Low-Code-Automatisierung bezieht sich auf Plattformen und Tools, die es Benutzern ermöglichen, Arbeitsabläufe, Aufgaben oder Prozesse mithilfe von visuellen Schnittstellen und Drag-and-Drop-Komponenten zu automatisieren, anstatt herkömmlich zu programmieren.
Maverick Buying bezeichnet eine Praxis im Beschaffungswesen von Unternehmen, bei der Mitarbeiter Waren oder Dienstleistungen außerhalb der festgelegten Beschaffungsrichtlinien oder -verträge kaufen. Diese Art des Einkaufs kann zu ineffizienten Prozessen und höheren Kosten führen.
Operativer Einkauf bezieht sich auf die tägliche Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die zur Aufrechterhaltung der laufenden Betriebsfunktionen eines Unternehmens notwendig sind.
Eine Preisliste ist ein Dokument, in dem die Standardpreise, Einheiten und Beschreibungen der von einem Lieferanten oder Dienstleister angebotenen Dienstleistungen aufgeführt sind.
Procure-to-Pay (P2P), manchmal auch Purchase-to-Pay genannt, ist ein in der Regel in Software integrierter Prozess, der alle Schritte von der Bestellung bis zur Zahlung von Waren und Dienstleistungen umfasst. Dieser Prozess ist fundamental für die Beschaffungs- und Finanzabteilungen in Unternehmen.
Eine Purchase Order (P.O), auf Deutsch "Auftragsbestätigung", ist ein offizielles Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird. Es spezifiziert Typ, Menge und Preis der zu kaufenden Waren oder Dienstleistungen. Dieses Dokument dient als rechtlich bindende Vereinbarung zwischen den beiden Parteien, die den Kauf festlegt.
Ein Purchase Request, oder auf Deutsch eine Beschaffungsanforderung, ist ein internes Dokument, das in Unternehmen verwendet wird, um den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen zu kommunizieren. Dieses Dokument dient als formaler Antrag von einer Abteilung an die Beschaffungsabteilung oder das Management, um bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen, dies kann beispielsweise über eine Einkaufssoftware abgewickelt werden.
RFx ist ein Sammelbegriff für verschiedene Arten von Dokumenten, die im Beschaffungsprozess verwendet werden. Diese Dokumente sind RFi (Request for Information), RFp (Request for Proposal) und RFq (Request for Quotation). Sie dienen dazu, Angebote von verschiedenen Anbietern systematisch zu vergleichen und auszuwählen.
Ein Rahmenvertrag ist eine langfristige Kaufvereinbarung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, in der die allgemeinen Bedingungen für zukünftige Einzelgeschäfte festgelegt sind.
Ein Rahmenvertrag (MSA) ist ein Vertrag, der die rechtlichen, kommerziellen und operativen Bedingungen für zukünftige Transaktionen zwischen zwei Parteien festlegt.
Scouting folgt in der Regel einem strukturierten Prozess: 1. Bedarfsermittlung; 2. Marktforschung; 3. Vorauswahl der Lieferanten; 4. Erstqualifizierung; 5. Einleitung des Ausschreibungsprozesses
Single Sourcing ist eine Beschaffungsstrategie, bei der ein Unternehmen seine benötigten Güter oder Dienstleistungen von nur einem Lieferanten bezieht. Diese Strategie wird oft gewählt, um die Einkaufsprozesse zu vereinfachen und enge Beziehungen zum Lieferanten aufzubauen.
Source to Contract (S2C) ist der Prozess, der die strategische Beschaffung von der Identifizierung eines Bedarfs bis zum Vertragsabschluss abdeckt. Dieser Vorgang umfasst mehrere Schritte, wie die Marktforschung, die Auswahl von Lieferanten, die Ausschreibung und schließlich die Verhandlung sowie die Unterzeichnung von Verträgen und ist oft in einer Software integriert.
Source-to-Pay (S2P) ist ein in der Regel in Software integrierter Prozess, der alle Schritte von der Quellenauswahl bis zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen abdeckt. Er beginnt mit der Identifizierung eines Bedarfs und endet mit der Bezahlung der Lieferantenrechnungen.
Das Sourcing umfasst die Identifizierung, Bewertung, Auswahl und Verwaltung von Lieferanten oder Anbietern, um die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Sie ist ein grundlegender Aspekt des Beschaffungs- und Lieferkettenmanagements und spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass Unternehmen Zugang zu den Ressourcen haben, die sie für eine effiziente und effektive Arbeit benötigen.
Strategischer Einkauf ist die gezielte und langfristige Planung und Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die darauf ausgerichtet ist, den Wertbeitrag der Einkaufsfunktion zum Unternehmenserfolg zu maximieren.
Supplier Lifecycle Management ist ein strategischer Ansatz für das Management von Lieferantenbeziehungen, vom ersten Onboarding bis zum endgültigen Offboarding. Es umfasst eine Reihe von Prozessen, die darauf abzielen, die Leistung der Lieferanten zu optimieren, Risiken zu mindern, die Zusammenarbeit zu fördern und den Wert für Unternehmen und die Lieferanten zu maximieren.
Supplier Relationship Management (SRM) bezeichnet den systematischen Ansatz, den Unternehmen nutzen, um die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu bewerten und zu steuern. Ziel ist es, die Wertschöpfung aus der Lieferantenbeziehung maximal zu erhöhen.
Tail Spend bezieht sich auf die Ausgaben eines Unternehmens für Güter oder Dienstleistungen, die nur einen kleinen Prozentsatz der Gesamtausgaben ausmachen, aber einen erheblichen Verwaltungsaufwand erfordern. Diese Ausgaben sind oft fragmentiert und werden nicht aktiv verwaltet, was zu ineffizienten Beschaffungspraktiken führen kann.
Tier Lieferanten sind Teil einer Zuliefererhierarchie in der Produktionskette, die vor allem in der Automobil- und Elektronikindustrie verwendet wird.
Eine Vergabe ist der Prozess, bei dem öffentliche oder private Auftraggeber Verträge über Waren, Dienstleistungen oder Bauarbeiten vergeben. Dies erfolgt oft durch Ausschreibungen, um Transparenz und Gleichbehandlung zu gewährleisten. Vergaben sind vor allem im öffentlichen Sektor ein wesentliches Instrument zur Beschaffung.
Eine Warengruppe bezeichnet eine Kategorisierung/ Klassifizierung ähnlicher Waren, Produkte oder Dienstleistungen, die aufgrund gemeinsamer Merkmale, Eigenschaften oder Verwendungszwecke in Gruppen zusammengefasst werden. Sie spielen eine grundlegende Rolle bei Organisation und Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten und ermöglichen es Unternehmen, eine breite Palette von Artikeln effektiv zu beschaffen und zu verwalten.
Warengruppenmanagement bezieht sich auf die strategische Planung und Steuerung von Produktgruppen im Handel, um Effizienz und Profitabilität zu maximieren. Es umfasst die Optimierung von Sortimenten, Preisen, Promotionen und mehr.
Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi), ist eine Software zur Verwaltung der Beschaffung, Lagerung, Bewegung und Verfügbarkeit von physischen Gütern wie Komponenten, Ersatzteilen oder Fertigprodukten.
