Was ist eine Freitextbestellung?

Eine Freitextbestellung bezeichnet eine Beschaffungsanforderung, bei der die Produkt- oder Dienstleistungsdetails nicht aus einem vorab genehmigten Katalog ausgewählt, sondern vom Anforderer manuell eingegeben werden.

Diese Bestellungen werden in der Regel für C-Artikel (geringwertige, nicht kritische Waren) verwendet, können aber gelegentlich auch für A- oder B-Artikel verwendet werden, wenn kein Katalog oder Materialstammdaten vorhanden sind.

So funktionieren Freitextbestellungen

Bei einer Freitextbestellung gibt der Besteller manuell Folgendes ein:

• Produkt- oder Dienstleistungsname und Beschreibung
• Menge und Einheit
• Gewünschter Liefertermin
• Geschätzter Preis
• (Optional) bevorzugter Lieferant
• Kostenstelle oder Projektzuordnung

Die Bestellung durchläuft dann einen internen Genehmigungsprozess und wird vom Beschaffungsteam bearbeitet – wobei aufgrund fehlender Daten häufig Klarstellungen oder Korrekturen erforderlich sind.

Herausforderungen bei Freitextbestellungen

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Studien zeigen, dass die Bearbeitung von Freitextbestellungen bis zu fünfmal teurer sein kann als die Bearbeitung von Katalogbestellungen.

Wann werden Freitextbestellungen verwendet?

• Für Artikel, die (noch) nicht in internen Katalogen verfügbar sind
• Für projektbezogene, Ad-hoc- oder kundenspezifische Anforderungen
• In dezentralen Umgebungen mit begrenzter Katalogabdeckung
• Bei dringenden oder einmaligen Einkäufen

Freitext- vs. katalogbasierte Bestellungen

Reduzierung von Freitextbestellungen: Best Practices

• Erweiterung und Pflege von Produktkatalogen (CIF, PunchOut)
• Einführung von Tools für geführte Einkäufe, um konformes Verhalten zu fördern
• Wiederkehrende Freitextartikel in Katalogeinträge umwandeln
• Nutzung überwachen und kostenintensive oder häufige Freitextbestellungen kennzeichnen
• Legen Sie Genehmigungsschwellenwerte speziell für Freitext-Einreichungen fest

Mit Mercanis können Beschaffungsteams die Verwendung von Freitext analysieren und unstrukturierte Anfragen in katalogbasierte Workflows umwandeln.

Fazit: Freitextbestellungen = Flexibilität zu einem Preis

Freitextbestellungen bieten zwar Flexibilität für nicht standardisierte oder seltene Einkäufe, erhöhen jedoch die Prozesskosten und Compliance-Risiken erheblich. Unternehmen sollten daher bestrebt sein, deren Verwendung durch Katalogverwaltung, Benutzerführung und Automatisierung zu minimieren.