Was ist ein 3-Wege-Abgleich?

Der 3-Wege-Abgleich ist ein wichtiger Kontrollprozess in der Beschaffung und im Finanzwesen, bei dem drei zentrale Dokumente verglichen werden, bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird:

• Bestellung (PO)
• Wareneingang / Lieferschein (Wareneingangsbericht)
• Rechnung

Durch den Abgleich dieser Dokumente stellt der 3-Way Match sicher, dass die richtigen Waren in der richtigen Menge, zum vereinbarten Preis und gemäß den Vertragsbedingungen geliefert wurden, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Warum ist der 3-Wege-Abgleich wichtig?

Der 3-Wege-Abgleich hilft Unternehmen dabei

• Überzahlungen oder Doppelzahlungen zu vermeiden
• Betrug oder Rechnungsfehler aufzudecken
• die Einhaltung von Verträgen sicherzustellen
• Verbessern Sie die finanzielle Genauigkeit und Überprüfbarkeit
• Stärken Sie die Verbindung zwischen Beschaffung und Finanzen

In Branchen mit hohen Einkaufsvolumina oder strengen Compliance-Standards ist der 3-Wege-Abgleich ein grundlegender Kontrollmechanismus.

Wie funktioniert der 3-Wege-Abgleich?

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Wenn alle drei Angaben innerhalb der vordefinierten Toleranzen übereinstimmen, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Ist dies nicht der Fall, markiert das System eine Diskrepanz zur manuellen Überprüfung.

Häufige Abgleichszenarien

Erweiterungen: 2-Wege- und 4-Wege-Abgleich

• 2-Wege-Abgleich: Nur Bestellung und Rechnung (wird für Dienstleistungen oder bei nicht nachverfolgbaren Wareneingängen verwendet)
• 4-Wege-Abgleich: Fügt Prüfberichte oder Qualitätskontrollen hinzu (wird in der Pharmaindustrie und Fertigung verwendet)
  

Vorteile des 3-Wege-Abgleichs

3-Wege-Abgleich in der digitalen Beschaffung

Moderne E-Procurement-Systeme automatisieren große Teile des 3-Wege-Abgleichs mithilfe von Workflows, Toleranzregeln und der Integration in ERP-Systeme.

Plattformen unterstützten:

• Den automatischen Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten
• Benutzerdefinierte Toleranzgrenzen für Preis-/Mengenabweichungen
• Ausnahmeverwaltung mit Genehmigungs-Workflows
• Vollständige Prüfpfade und exportierbare Aufzeichnungen

Reduzieren Sie Reibungsverluste zwischen Beschaffung und Finanzwesen mit einem digitalen 3-Wege-Abgleich in Mercanis.

Fazit: Kontrolle, Transparenz, Compliance

Der 3-Wege-Abgleich ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme im Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Er stimmt Beschaffung, Wareneingang und Finanzwesen aufeinander ab, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nur für das bezahlt, was es tatsächlich bestellt und erhalten hat – nicht mehr und nicht weniger.