Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) bezeichnet den strukturierten, elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Er ersetzt die herkömmliche Kommunikation per Papier oder E-Mail durch standardisierte digitale Formate und ermöglicht so eine nahtlose Integration zwischen Systemen und Partnern.

Typische EDI-Dokumente sind:

• Bestellungen (PO)
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine (ASN)
• Rechnungen
• Zahlungserinnerungen

Durch die Automatisierung dieser Transaktionen erhöht EDI die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Prozesssicherheit entlang der gesamten Lieferkette.

Warum ist EDI in der Beschaffung wichtig?

In der Beschaffung hilft EDI Unternehmen dabei

• Manuelle Dateneingaben zu vermeiden und menschliche Fehler zu reduzieren
• die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen
• die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Transparenz zu verbessern
• die Überprüfbarkeit und Compliance sicherzustellen
• große Transaktionsvolumina effizient zu verarbeiten

Für Unternehmen mit wiederkehrenden Einkäufen und vertrauensvollen Lieferantenbeziehungen ist EDI ein Eckpfeiler der Beschaffungsautomatisierung.

Wie funktioniert EDI?

EDI übersetzt Geschäftsdokumente in ein standardisiertes Format (z. B. EDIFACT, ANSI X12, cXML), das sowohl vom System des Absenders als auch vom System des Empfängers gelesen und verarbeitet werden kann.

Beispiel: EDI-Bestellprozess

1. Das System des Käufers erstellt eine Bestellung.
2. Die Bestellung wird in das EDI-Format übersetzt
3. Die Bestellung wird per EDI an den Lieferanten übermittelt
4. Das System des Lieferanten empfängt und verarbeitet die Bestellung automatisch
5. Auftragsbestätigung und Rechnung folgen per EDI

Dadurch entsteht ein maschineller Kommunikationsfluss, der E-Mails, PDF-Dateien oder Papierdokumente überflüssig macht.

EDI-Standards und -Formate

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Jeder EDI-Standard definiert, wie Dokumente strukturiert sein müssen und welche Daten enthalten sein müssen.

Vorteile der EDI-Integration

EDI vs. API – Was ist der Unterschied?

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Während EDI ideal für strukturierte, wiederholbare Transaktionen ist, werden APIs häufig für Echtzeit-Interaktionen und cloudbasierte Beschaffungsplattformen verwendet.

Fazit: EDI als Rückgrat der digitalen Beschaffung

EDI verwandelt die Beschaffung von einem manuellen, fehleranfälligen Prozess in einen schnellen, sicheren und skalierbaren digitalen Vorgang. Für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen und etablierten Lieferantenbeziehungen ist EDI ein Muss für operative Exzellenz.