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Procurement Wiki

Ihr zentrales Nachschlagewerk für Begriffe und Konzepte im modernen, datengetriebenen Einkauf.

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3-Way-Match

Der 3-Way-Match (drei Wege Abgleich) ist ein wichtiger Kontrollprozess in der Beschaffung und im Finanzwesen. Beim 3 way matching werden drei zentrale Dokumente verglichen, bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird.

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ABC-Analyse / ABC Klassifizierung

Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Werkzeug, das zur Klassifizierung von Vermögenswerten oder Ressourcen nach ihrer Bedeutung und ihrem Wert verwendet wird. Diese Methode hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizient zu verwalten.

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API (Anwendungsprogrammierschnittstelle)

Eine API (Application Programming Interface), auf Deutsch Programmierschnittstelle, ist ein standardisiertes Bindeglied. Sie hilft verschiedenen Software-Systemen, miteinander zu kommunizieren.

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Ausschreibungen

Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen Auftraggeber Angebote für Waren oder Dienstleistungen einholen. Die Definition und der Begriff der Ausschreibung umfassen dabei die formale Erklärung und den rechtlichen Rahmen solcher Verfahren.

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BANF (Bestellanforderung)

Die BANF (Bestellanforderung) ist ein zentraler Begriff im Beschaffungswesen und bezeichnet ein internes Dokument, das den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens festhält und den Beschaffungsprozess einleitet.

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Beschaffung

Im Kern bezieht sich die Beschaffung auf den Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen aus externen Quellen. Dieser Prozess umfasst eine breite Palette von Tätigkeiten, von der Ermittlung des Bedarfs an einem Produkt oder einer Dienstleistung bis hin zur Aushandlung von Verträgen mit Lieferanten und der Verwaltung der Lieferung der beschafften Artikel.

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Beschaffungsplattform

Beschaffungsplattform ist eine digitale Lösung, die Beschaffungsaktivitäten über den gesamten Source-to-Pay- (S2P) oder Procure-to-Pay- (P2P) Prozess hinweg zentralisiert und optimiert.

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Beschaffungsprozess

Die Arbeitsschritte im Beschaffungsprozess umfassen sämtliche Aktivitäten, die mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen verbunden sind. Er beginnt mit der Identifikation eines Bedarfs und endet mit der Bereitstellung beziehungsweise Integration der Güter oder Services in die Organisation.

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Direkte Beschaffung

Direkte Beschaffung bezeichnet den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten, die unmittelbar in die Endprodukte eines Unternehmens einfließen oder für dessen Kerngeschäft von zentraler Bedeutung sind.

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EDI (Electronic Data Interchange)

Elektronischer Datenaustausch (EDI) bezeichnet den strukturierten, elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen.

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Einkaufsstrategie

Eine Einkaufsstrategie ist ein systematischer Ansatz zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Die Definition einer Einkaufsstrategie umfasst die klare Festlegung, wie ein Unternehmen seine Beschaffungsprozesse strukturiert und steuert.

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E-Procurement

E-Procurement bezeichnet die von Gütern und Dienstleistungen über digitale Werkzeuge und Plattformen. Es nutzt das Internet, um Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen und Kosten zu senken.

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ERP-System

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine umfassende Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse unterstützt. Dazu gehören Finanzen, Beschaffung, Lieferkettenbetrieb, Personalwesen und Risikomanagement.

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FI-Daten

Die Bedarfsanforderung (BANF) bildet den Startpunkt im Purchase-to-Pay-Prozess und ist ein zentrales Element im Beschaffungsprozess vieler Unternehmen.

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Freitextbestellung

Eine Freitextbestellung bezeichnet eine Beschaffungsanforderung, bei der die Produkt- oder Dienstleistungsdetails nicht aus einem vorab genehmigten Katalog ausgewählt, sondern vom Anforderer manuell eingegeben werden.

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Guided Buying

Guided Buying bezeichnet eine Einkaufsstrategie, die darauf abzielt, Beschaffungsprozesse in Unternehmen zu vereinfachen und zu standardisieren. Diese Methode führt Nutzer gezielt durch den Einkaufsprozess, um optimale Kaufentscheidungen zu ermöglichen.

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Incoterms

Incoterms (kurz für „International Commercial Terms“) sind standardisierte Handelsbedingungen, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) veröffentlicht werden.

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Indirekte Beschaffung

Es bezeichnet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Endprodukte oder Kerntätigkeiten eines Unternehmens eingehen. Stattdessen unterstützen diese Waren und Dienstleistungen die Organisation und ihre Mitarbeiter, damit diese ihre Aufgaben effizient und effektiv erfüllen können.

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Katalog

Der Begriff „Katalog“ bezeichnet im Kontext der Beschaffung die strukturierte Sammlung von Produkt- und Dienstleistungsinformationen. Die folgende Definition erläutert die zentrale Bedeutung dieses Begriffs für das Katalogmanagement im elektronischen Einkauf.

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Lasten-/Pflichtenheft

In Beschaffungs- und Softwareprojekten sind das Lastenheft und das Pflichtenheft zwei wichtige Dokumente, die die Erwartungen zwischen Einkäufer und Lieferant definieren und abgleichen.

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Leistungsbeschreibung (SoW)

Eine Leistungsbeschreibung (SoW) ist ein formelles Projektdokument, das den Umfang, die Aufgaben, die zu erbringenden Leistungen, die Zeitpläne, die Preise und die Verantwortlichkeiten für eine Dienstleistung oder ein Projekt festlegt.

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Lieferantenscouting

Lieferantenscouting ist ein zentraler Bestandteil des modernen Einkaufs und gewinnt durch die Digitalisierung und neue Plattformen zunehmend an Bedeutung. Unternehmen wie SEW Eurodrive zeigen, wie durch gezieltes Suchen und Bewerten von potenziellen Lieferanten Wettbewerbsvorteile entstehen können.

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Lieferantenverzeichnis

Ein Lieferantenverzeichnis ist eine zentralisierte Datenbank, in der alle relevanten Informationen über die aktuellen und potenziellen Lieferanten eines Unternehmens gespeichert und verwaltet werden.

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Low-Code-Automatisierung

Low-Code-Automatisierung bezieht sich auf Plattformen und Tools, die es Benutzern ermöglichen, Arbeitsabläufe, Aufgaben oder Prozesse mithilfe von visuellen Schnittstellen und Drag-and-Drop-Komponenten zu automatisieren, anstatt herkömmlich zu programmieren, wobei Automation und Workflow-Automatisierung zentrale Bestandteile dieser Low-Code-Plattformen sind.

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Maverick Buying

Maverick Buying bezeichnet eine Praxis im Beschaffungswesen von Unternehmen, bei der Mitarbeitende Waren oder Dienstleistungen außerhalb der festgelegten Beschaffungsrichtlinien oder -verträge kaufen.

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Operativer Einkauf

Operativer Einkauf bezieht sich auf die tägliche Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die zur Aufrechterhaltung der laufenden Betriebsfunktionen eines Unternehmens notwendig sind. Zu den wichtigsten Aufgaben des operativen Einkaufs zählen die Bedarfsermittlung, die Bestellung sowie die Lagerverwaltung.

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Preisliste

Eine Preisliste ist ein Dokument, in dem die Standardpreise, Einheiten und Beschreibungen der von einem Lieferanten oder Dienstleister angebotenen Dienstleistungen aufgeführt sind.

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Pricing Sheet

A Pricing Sheet is a customized price list created for a specific buyer, buyer group, or project. Unlike general rate cards or public catalogs, pri…

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Procurement Catalog

A procurement catalog is a central repository or database of standardized goods, services, or materials available for purchase by a company. It all…

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Procure-to-Pay Prozess (P2P)

Procure-to-Pay (P2P) bezeichnet den vollständigen Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung. Die fünf Prozessschritte, typische Herausforderungen bei der Umsetzung und der Einsatz von KI im modernen Einkauf kompakt erklärt.

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Purchase Order (P.O.) / Auftragsbestätigung

Eine Purchase Order (P.O), auf Deutsch "Auftragsbestätigung", ist ein offizielles Bestelldokument und wichtiger Bestandteil der Bestellprozesse. Eine Purchase Order ist noch kein Kaufvertrag, sondern das verbindliche Angebot eines Käufers an einen Lieferanten, Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Konditionen zu kaufen.

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Purchase Request (P.R.) / Beschaffungsanforderung (BANF)

Ein Purchase Request, oder auf Deutsch eine Beschaffungsanforderung, ist ein internes Dokument, das auch als Bestellanforderung oder Kaufantrag bezeichnet werden kann.

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Rahmenvereinbarung

Ein Rahmenvertrag ist eine langfristige Kaufvereinbarung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, in der die allgemeinen Bedingungen für zukünftige Einzelgeschäfte festgelegt sind.

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Rahmenvertrag (MSA)

Ein Rahmenvertrag (MSA) ist ein Vertrag, der die rechtlichen, kommerziellen und operativen Bedingungen für zukünftige Transaktionen zwischen zwei Parteien festlegt.

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RFx-Prozesse (RFI, RFQ, RFP)

Im Einkauf sind RFI, RFP und RFQ unverzichtbare Instrumente. Hier erfahren Sie, was die drei Verfahren unterscheidet, in welcher Reihenfolge sie eingesetzt werden und welche Rolle sie in der strategischen Beschaffung spielen.

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Single Sourcing

Single Sourcing ist eine Beschaffungsstrategie, bei der ein Unternehmen einen bestimmten Rohstoff, ein Produkt oder eine Dienstleistung ausschließlich von einem einzigen Lieferanten bezieht, auch wenn alternative Lieferanten verfügbar wären. Es kann strategisch verwendet werden, birgt allerdings auch gewisse Nachteile und Risiken.

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Source to Contract (S2C)

Source to Contract (S2C) ist der Prozess, der die strategische Beschaffung von der Identifizierung eines Bedarfs bis zum Vertragsabschluss abdeckt. Der gesamte Source-to-Contract-Prozess ist Teil des übergeordneten Beschaffungskreislaufs, der alle Phasen von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung umfasst.

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Source-to-Pay (S2P) Prozess

Der Source-to-Pay (S2P) Prozess beschreibt die Gesamtheit aller Aktivitäten, die ein Unternehmen von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl, den Einkauf, die Bestellung, das Lieferantenmanagement bis hin zur Zahlungsabwicklung durchläuft.

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Sourcing (Lieferantenauswahl)

Das Sourcing umfasst die Identifizierung, Bewertung, Auswahl und Verwaltung von Lieferanten oder Anbietern, um die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

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Strategischer Einkauf

trategischer Einkauf ist die gezielte und langfristige Planung und Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die darauf ausgerichtet ist, den Wertbeitrag der Einkaufsfunktion zum Unternehmenserfolg zu maximieren.

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Supplier Lifecycle Management (SLM)

Supplier Lifecycle Management ist ein strategischer Ansatz für das Management von Lieferantenbeziehungen, vom ersten Onboarding bis zum endgültigen Offboarding.

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Supplier Relationship Management (SRM)

Supplier Relationship Management (SRM) bezeichnet den systematischen Ansatz, den Unternehmen nutzen, um die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu bewerten und zu steuern. Ziel ist es, die Wertschöpfung aus der Lieferantenbeziehung maximal zu erhöhen.

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Tail Spend

Tail Spend bezeichnet den Teil der Unternehmensausgaben, der durch eine Vielzahl kleiner, nicht-strategischer Käufe und Transaktionen mit geringem Volumen und Wert geprägt ist.

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Tier 1,2,3 Lieferanten

Tier Lieferanten spielen eine zentrale Rolle in der Automobilindustrie. Der Begriff 'Tier Lieferant' bezeichnet verschiedene Ebenen von Zulieferern innerhalb der Lieferkette; die Definition umfasst dabei Unternehmen, die Bauteile oder Komponenten für die Automobilherstellung liefern und entsprechend ihrer Position in der Kette als Tier-1, Tier-2 oder Tier-3 Lieferanten klassifiziert werden.

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Vergabe

Eine Vergabe ist der Prozess, bei dem öffentliche oder private Auftraggeber Verträge über Waren, Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauarbeiten vergeben.

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Warengruppe

Eine Warengruppe oder Produktgruppe ist eine Kategorie (Category) von ähnlichen Waren, Produkten oder Dienstleistungen. Diese werden in Gruppen zusammengefasst, weil sie gemeinsame Merkmale, Eigenschaften oder Verwendungszwecke haben.

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Warengruppenmanagement

Warengruppenmanagement bezieht sich auf die strategische Planung und Steuerung von Produktgruppen im Handel, um Effizienz und Profitabilität zu maximieren.

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Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi), ist eine Software zur Verwaltung der Beschaffung, Lagerung, Bewegung und Verfügbarkeit von physischen Gütern wie Komponenten, Ersatzteilen oder Fertigprodukten.

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