Intake Management

Ein zentraler Chat für jeden Bedarf

Ein Weg für alle Fachbereiche: Das Intake Management von Mercanis macht aus jedem Bedarf eine regelkonforme Bestellanforderung.

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So funktioniert’s ↓

Produktdemo von Mercanis Intake Management

MEHR ALS 100 FÜHRENDE UNTERNEHMEN WELTWEIT VERTRAUEN UNS

Category

10x mehr Impact
in allen Branchen

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Ausschreibungen lassen sich einfacher aufsetzen, sodass wir mehr Lieferanten einladen können. Dadurch erwarte ich bessere, marktgerechte Preise. Das macht uns wettbewerbsfähiger.

Martin Beck

VP Global Procurement & Supply Chain Excellence

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Zum ersten Mal haben wir volle Transparenz über Ausschreibungen, Lieferanten und Preise, ohne das Geschäft auszubremsen.

Rick Kiefer

Leiter Einkauf

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Irgendwann wird sich nicht mehr die Frage stellen: „Welches System öffne ich morgens zuerst?“ Jeder Einkäufer wird Mercanis parallel zu Outlook öffnen und dort seine Aufgaben steuern.

Uwe Krepelin

Leiter Einkauf

Person in weißen Salomon-Schuhen vor bewölktem Himmel

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Dank der einfachen Bedienung von Mercanis binden wir unsere Stakeholder per Self-Service direkt in den Ausschreibungsprozess ein und richten den Einkauf strategischer aus.

Sven Novak

Leiter Globaler Indirekter Einkauf

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Mit Mercanis automatisieren und optimieren wir viele Prozesse im Sourcing und Lieferantenmanagement. Das spart Prozesskosten, bringt uns viermal so viele Angebote und schafft mehr Zeit für wichtige strategische Aufgaben.

Marcel Schröder

Leiter Strategischer Einkauf

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Am meisten hat uns beeindruckt, wie schnell wir Ergebnisse erzielen konnten. Das Onboarding ist durchdacht und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten. Wir haben das Lieferanten-Onboarding von sechs auf zwei Wochen verkürzt.

Fabian Knoth

Chief Buying Officer

Wo der Einkauf an seine Grenzen stößt

Anfragen

Bedarfe kommen per E-Mail, über MS Teams oder persönlich. Niemand kennt den Status.

Ein Einkäufer prüft unvollständige Bestellanforderungen

Lücken

Anfragen kommen unvollständig an. Einkäufer fragen tagelang Details nach.

Ein Paket, das am vereinbarten Einkaufsprozess vorbei geliefert wurde

Maverick Buying

Der offizielle Weg dauert zu lange, also wird an verhandelten Verträgen und freigegebenen Lieferanten vorbei bestellt.

Mercanis schließt alle drei Lücken, mit einem zentralen Zugang für jeden Bedarf und mit Regeln, die greifen, bevor überhaupt bestellt wird.

So funktioniert’s

Vom Bedarf zur regelkonformen Bestellanforderung, in wenigen Minuten.

Die Anfrage beginnt in gewohnten Tools

Anfragen starten in Microsoft Teams oder direkt in Mercanis: als Texteingabe, Foto oder Sprachnachricht.

Der Weg über den Einkauf wird einfacher als der Weg an ihm vorbei.

Die Anfrage strukturiert sich selbst

Alle nötigen Angaben werden automatisch erfasst, während die Anfrage beschrieben wird, von den Positionen bis zu Kostenstelle und Budget.

Anfragen sind von Anfang an vollständig, ohne lästige Rückfragerunden.

Suchen und abgleichen, über alle Quellen hinweg

Der Agent durchsucht Kataloge und Rahmenverträge und liefert passende Artikel mit Preis und Lieferant.

Die vom Einkauf verhandelten Preise und Konditionen werden tatsächlich genutzt.

Fragt nach, bis nichts mehr fehlt

Was der Agent nicht selbst ermitteln kann, fragt er gezielt nach, seine Vorschläge müssen nur noch bestätigt werden.

Jede Anfrage landet korrekt klassifiziert im System.

Jede Anfrage, compliance-geprüft

Richtlinien werden beim Erstellen der Anfrage geprüft. Am Ende steht eine freigabefähige Bestellanforderung im System.

Regelwidrige Ausgaben werden an der Quelle verhindert, statt erst im Nachhinein entdeckt.

Eine Person erstellt eine Bestellanforderung auf dem Smartphone

Einfach den Bedarf melden.

Wohin die Anfrage gehört, weiß das System.

.product-page

#intake-before

#intake-how-it-works

#intake-roles

So zeigen sich die Ergebnisse in der Praxis

Vollständig, bevor es weitergeht

Eine Anfrage kann nicht halbfertig abgeschickt werden, weil der Prozess fehlende Angaben abfragt. Kein tagelanges Nachfassen mehr.

Kein Maverick Buying

Verhandelte Konditionen und freigegebene Lieferanten erreichen jede Anfrage, nicht nur die, die der Einkauf sieht.

Jede Anfrage dokumentiert

Jede Anfrage nimmt denselben Weg, das 50-Euro-Teil genauso wie das 50.000-Euro-Projekt.

Gemacht für das
gesamte Unternehmen

Das Marketing braucht Papier, HR Laptops, der Vertrieb Visitenkarten. Alle gehen denselben Weg und der Einkauf legt die Regeln einmal für alle fest.

Bedarfsträger

Jede Abteilung kommt ohne Einkaufswissen auf geführtem Weg zur regelkonformen Bestellanforderung.

Genehmiger

Nur echte Entscheidungen landen hier. Alles Standardmäßige wird automatisch freigegeben.

Einkauf

Legt Rahmenverträge, Lieferanten und Wertgrenzen einmal fest. Die Zeit fließt in Lieferanten statt Tickets.

CPO

Sieht alle Ausgaben auf einen Blick, weil jede Abteilung denselben Weg nutzt.

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Stärken Sie Ihren gesamten Einkaufsprozess

Mercanis verbindet jeden Prozess, vom Intake über Sourcing und Verträge bis zu Lieferanten, in einer KI-nativen Procurement-Plattform. Ihr Team gewinnt volle Transparenz, Kontrolle und Sicherheit über den gesamten Ausgabenzyklus.

Hallo, John!

Komplette Bestellungen wiederholen, einzelne
Artikel hinzufügen oder einfach den Bedarf beschreiben

Ich brauche 4.000 Common-Rail-Injektoren
für 2,0-l-Euro-6-Dieselmotoren

Intake

Ein Weg für alle Abteilungen. KI-Agenten leiten jede Anfrage als vollständige, richtliniengeprüfte Bestellanforderung über den Einkauf.

Agentic Negotiation

Nur senden

Assistiert

Autonom

Verlauf der Preisverhandlung

DieselCore GmbH

EuroFuel Systems

Precision Ltd.

Sourcing

Ausschreibungen in Minuten starten. KI-Agenten strukturieren Anforderungen, laden Lieferanten ein, verhandeln und vergleichen Angebote.

Vertrag analysiert

3 Risiken erkannt

Haftung

Preisanpassung

Automatische Verlängerung

Handlungsbedarf

Contract Management

KI-Agenten extrahieren, prüfen und überwachen jeden Vertrag. Risikohinweise und Verlängerungserinnerungen, bevor etwas durchrutscht.

Lieferantenprofil

Precision Automotive

Freigegeben

Warenbewegung

Liefertreue

Fehlerquote

Bestellmenge gesamt

Risk & Compliance

Supplier Relationship Management

Ein Profil pro Lieferant: Performance, Compliance, Dokumente und Risikosignale. Geführtes Onboarding und ein kostenloses Lieferantenportal für Kommunikation und Datenpflege.

Analytics

KI-Agenten analysieren Ihre Einkaufsdaten und empfehlen, wo Sie nachverhandeln, den Lieferanten wechseln oder Bedarfe bündeln sollten.

Procure to Pay (P2P)

Ein automatisierter 4-Wege-Abgleich prüft die Bestellung gegen Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung. Abweichungen werden sofort sichtbar.

Mercanis lässt sich nahtlos
in Ihre bestehenden Systeme integrieren

Läuft parallel zu Ihren ERP-, SRM- und Kollaborationstools, von SAP und NetSuite bis Slack und Teams.

ERP & Finanzsysteme

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SSO & Identität

Category

Verträge & E-Signatur

Category

Risiko, ESG & Compliance

Category

Kommunikation & Zusammenarbeit

Category

Markt- & Finanzdaten

Category

Kataloge & Marktplätze

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Analytics

Category

Zertifizierte Enterprise-Sicherheit.
Made in Germany.

Sicherheit auf Enterprise-Niveau mit SOC-Zertifizierung, vollständiger Audit-Transparenz und einem guten Gefühl in jedem Workflow.

ISO 27001:2022

AICPA SOC 2

DSGVO

Hosting nach Ihren Datenanforderungen, weltweit.

FAQ

Alles, was Sie über
Mercanis wissen müssen

Was ist Intake Management?

Intake Management ist der zentrale, dialogbasierte Einstieg für jeden Bedarf im Unternehmen. In Mercanis lässt sich eine Anfrage tippen, einsprechen, fotografieren oder aus einem Katalog auswählen. Sie wird mit Katalogen, Rahmenverträgen, Budget und Einkaufsrichtlinien abgeglichen und dann als regelkonforme Bestellanforderung an den richtigen Kanal und Verantwortlichen weitergeleitet.

Was ist Intake-to-Procure?

Intake-to-Procure umfasst alles zwischen Bedarf und Bestellung. In Mercanis entscheidet das Intake, ob aus dem Bedarf eine Bestellanforderung, eine Ausschreibung oder direkt eine Bestellung wird. Eine genehmigte Anfrage geht in eine Ausschreibung oder direkt in eine Bestellung über, und mehrere Anfragen lassen sich zu einer Ausschreibung bündeln.

Muss jeder ein neues Tool lernen?

Nein. Das Intake startet in Mercanis oder direkt aus Microsoft Teams. Dank der intuitiven Oberfläche kann jede Abteilung sofort loslegen.

Wie wird aus einer Anfrage eine regelkonforme Bestellanforderung?

Sie wird strukturiert, mit Katalogen und Rahmenverträgen abgeglichen und gegen die Richtlinien geprüft. Die validierte Bestellanforderung läuft in Mercanis weiter, in eine Ausschreibung oder eine Bestellung, oder wird an Ihr ERP übergeben.

Wer genehmigt, und was wird automatisch genehmigt?

Freigabeprozesse sind vorkonfiguriert und werden pro Organisation angepasst, mit Routing nach Betrag, Kategorie und Risiko. Alles oberhalb eines Schwellenwerts oder außerhalb der Regeln geht an einen festgelegten Genehmiger.

Was passiert mit Anfragen, die kein Katalog abdeckt?

Mercanis schlägt mögliche Lieferanten vor. Passt keiner, wird die Anfrage zu einem Quick RFQ (oberhalb der Quick-RFQ-Schwelle zu einer vollständigen Ausschreibung), und der Bedarfsträger wird laufend informiert.

Ersetzt Mercanis unser ERP?

Nein. Mercanis läuft parallel zu Ihrem ERP und ist über APIs mit SAP, Ariba und anderen Systemen verbunden. Die Bestellanforderung wird in Mercanis erstellt und von dort übergeben. Auf Ihrer Seite ist kein Umbau nötig.

Ein zentraler Chat für jeden Bedarf

10x mehr Impact
in allen Branchen