Was ist eine Purchase Request (P.R.) ?
Ein Purchase Request, oder auf Deutsch eine Bestellanforderung, ist ein internes Dokument, das auch als Bestellanforderung oder Kaufantrag bezeichnet werden kann. Es wird in Unternehmen genutzt, um den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen mitzuteilen. Eine Purchase Request (b) ist häufig der erste formale Schritt, um a purchase, also einen Kauf, einzuleiten. Dieses Dokument dient als formaler Antrag von einer Abteilung an die Beschaffungsabteilung oder das Management, um bestimmte Produkte oder services, also Dienstleistungen, zu kaufen, dies kann beispielsweise über eine procurement Software abgewickelt werden. Die Anfrage wird in der Regel an die lieferanten weitergeleitet. Moderne Systeme ermöglichen zudem eine bessere control, also Überwachung und Steuerung, des gesamten Prozesses.
Einführung in den Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens und umfasst sämtliche Schritte, die notwendig sind, um Waren oder Dienstleistungen zu erwerben. Dieser Prozess beginnt mit der Identifikation eines konkreten Bedarfs innerhalb einer Abteilung und endet mit der Lieferung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen. Ein entscheidender Schritt in diesem Ablauf ist die Erstellung einer Purchase Request (P.R), auch bekannt als Beschaffungsanforderung. Dieses Dokument fungiert als formaler Antrag, mit dem eine Abteilung ihren Bedarf an die Beschaffungsabteilung oder das Management kommuniziert. Die Purchase Request stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zum gewünschten Produkt oder zur benötigten Dienstleistung erfasst werden und der Beschaffungsprozess strukturiert und nachvollziehbar abläuft. So wird gewährleistet, dass die Beschaffung im Unternehmen effizient, regelkonform und bedarfsgerecht erfolgt.
Wie wird ein Purchase Request verarbeitet?
Ein Purchase Request durchläuft in der Regel einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, bevor er in eine Purchase Order umgewandelt wird. Die Einleitung einer Purchase Request ist eine action, die den Beschaffungsprozess startet. Zunächst wird der Antrag von der anfordernden Abteilung erstellt und muss spezifische Informationen wie Art, Menge und Begründung des Bedarfs enthalten.
Anschließend wird dieser Antrag an die zuständige Abteilung, oft die Einkaufs- oder Finanzabteilung, weitergeleitet. Hier wird der Antrag auf Vollständigkeit und Budgetkonformität überprüft. Im fall von Unklarheiten oder fehlenden Informationen können zusätzliche fragen an die anfordernde Abteilung gestellt werden.
Ist der Antrag genehmigt, werden entsprechende Angebote eingeholt (beispielsweise über das RFX Verfahren) und schließlich wird, basierend auf dem besten Angebot und unter Bewertung der leistung der Produkte oder Dienstleistungen, ein Purchase Order erstellt. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Einkäufe den Unternehmensrichtlinien entsprechen und effizient verwaltet werden.
Was sind die 4 Typen von Purchase Requests?
Purchase Requests können in verschiedenen Formaten und Typen vorkommen, je nach den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens und der Art der angeforderten Waren oder Dienstleistungen.
- Standard Purchase Request: Dies ist der häufigste Typ, der für alltägliche Käufe verwendet wird, wie Büromaterial oder Standardsoftware.
- Geplante Purchase Request: Für wiederkehrende Bestellungen, die regelmäßig über einen bestimmten Zeitraum erfolgen, wie z.B. monatliche Lieferungen von Reinigungsmitteln.
- Kapitalgüteranforderung: Für größere Anschaffungen wie Maschinen oder große IT-Systeme, die eine umfangreiche Bewertung und Genehmigung benötigen.
- Notfall-Purchase Request: Diese werden in dringenden Fällen verwendet, wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, oft außerhalb der normalen Beschaffungsprozesse.
In manchen Unternehmen können jedoch auch anderes Typen von Purchase Requests existieren, die sich von den oben genannten unterscheiden.
Was ist der Unterschied zwischen Purchase Order und Purchase Request?
Ein Purchase Request ist der erste Schritt im Kaufprozess, in dem ein Bedarf angemeldet wird. Dieser Bedarf muss geprüft und genehmigt werden, bevor ein Kauf tatsächlich durchgeführt wird.
Eine Purchase Order, oder Bestellung, folgt auf einen genehmigten Purchase Request und ist ein rechtlich bindendes Dokument zwischen Käufer und Verkäufer, das die genauen Details des Kaufs, wie Menge, Preis und Lieferbedingungen, festlegt.
Welche Vorteile bietet ein systematisierter Purchase Request Prozess?
Die Implementierung eines strukturierten und systematisierten Purchase Request Prozesses bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Erstens führt er zu einer verbesserten Transparenz in der Beschaffung, da jeder Schritt von der Anforderung bis zur Bestellung nachvollziehbar ist. Dies erleichtert die Überwachung und Kontrolle der Unternehmensausgaben.
Zweitens verbessert der Prozess die Effizienz, indem er sicherstellt, dass Ressourcen zeitgerecht und gemäß den Unternehmensprioritäten beschafft werden.
Drittens kann durch den standardisierten Prozess die Compliance erhöht werden, da alle Einkäufe den internen Richtlinien und externen regulatorischen Anforderungen entsprechen müssen.
Letztendlich führt dies zu einer Optimierung der Beschaffungszyklen und einer Reduzierung unnötiger Ausgaben, was die Gesamtbetriebskosten des Unternehmens senkt.
Ein Purchase Request ist ein essenzielles Instrument im Beschaffungsmanagement von Unternehmen. Es hilft bei der systematischen Erfassung und Genehmigung von Kaufanforderungen und sorgt für eine kontrollierte und effiziente Ausgabe von Unternehmensmitteln.
Die Unterscheidung zwischen Purchase Request und Purchase Order ist dabei von großer Bedeutung, da sie hilft, die organisatorische Kontrolle über Ausgaben zu wahren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Durch das Verständnis der verschiedenen Typen von Purchase Requests können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse besser organisieren und optimieren.
Fazit
Eine Purchase Request, auf Deutsch auch Beschaffungsanforderung genannt, ist ein unverzichtbares Instrument im modernen Beschaffungsmanagement von Unternehmen. Sie stellt den ersten formalen Schritt im Einkaufsprozess dar, indem sie den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen klar und strukturiert kommuniziert. Durch einen systematisierten Genehmigungsprozess sorgt die Purchase Request für Transparenz, Kontrolle und Effizienz bei der Mittelverwendung. Die klare Unterscheidung zwischen Purchase Request und Purchase Order gewährleistet eine sorgfältige Prüfung und Genehmigung von Ausgaben, was die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Budgetvorgaben unterstützt. Insgesamt trägt ein gut organisierter Purchase Request Prozess dazu bei, Beschaffungszyklen zu optimieren, Kosten zu senken und die Compliance im Unternehmen zu stärken. Somit ist die Purchase Request ein zentraler Baustein für ein effektives und transparentes Einkaufsmanagement.