Was sind FI-Daten (Kreditorendaten)?

FI-Daten (kurz für Financial Accounting Data), insbesondere im Kontext der Kreditorenbuchhaltung, umfassen alle finanziellen Informationen über Lieferanten und Dienstleister, die für die Verwaltung ausgehender Zahlungen und Buchungen relevant sind. Sie werden in ERP- und Buchhaltungssystemen gepflegt und bilden die Grundlage für den Accounts Payable (AP)-Prozess im Unternehmen.

FI-Daten sind ein zentraler Bestandteil der Einkaufs- und Finanzintegration und liefern wichtige Informationen für die Transparenz, Kontrolle und Automatisierung im Procure-to-Pay-Prozess (P2P).

Was beinhalten FI-Daten?

Typische Kreditorendaten (FI-Daten) beinhalten:

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Warum sind FI-Daten wichtig für den Einkauf?

Saubere und aktuelle FI-Daten ermöglichen:

• Zahlungskontrolle: Vermeidung von Doppelzahlungen oder verfrühten Überweisungen
• Compliance-Sicherheit: Abgleich mit steuerlichen und rechtlichen Vorgaben
• Liquiditätsplanung: Transparente Übersicht offener Verbindlichkeiten
• Lieferantenbewertung: Analyse historischer Ausgaben, Zahlungszyklen und Abweichungen
• Automatisierung: Grundlage für automatisierte 3-Wege-Abgleiche und Rechnungsverarbeitung
  

FI-Daten & digitale Beschaffung

In modernen E-Procurement-Plattformen wie Mercanis werden FI-Daten genutzt, um:

• Kreditoreninformationen automatisch mit ERP-Systemen zu synchronisieren
• Zahlungsvorgänge effizient mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen
• Ausgabenanalysen zu erstellen (z. B. nach Lieferant, Kategorie oder Projekt)
• Rechnungsprozesse vollständig digital und regelbasiert abzubilden
  

Best Practices zur Verwaltung von FI-Daten

• Zentrale Pflege in ERP- oder Stammdatensystemen
• Klare Richtlinien zur Kreditorenanlage (z. B. durch Genehmigungsworkflows)
• Regelmäßige Datenbereinigung und Dublettenprüfung
• Auditfähige Dokumentation aller Zahlungs- und Buchungsvorgänge
• Integration mit Einkaufs- und Freigabesystemen für durchgängige Prozesse
  

Fazit: FI-Daten als Brücke zwischen Einkauf und Buchhaltung

FI-Daten spielen eine Schlüsselrolle an der Schnittstelle von Einkauf und Finanzen. Sie schaffen die Grundlage für zahlungsgenaue, transparente und automatisierte Prozesse im gesamten Procure-to-Pay-Zyklus und helfen Unternehmen dabei, Kosten, Risiken und Compliance jederzeit im Blick zu behalten.