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Man kann mit Sicherheit sagen, dass alle Unternehmen Dienstleistungen einkaufen, was einfach bedeutet, dass sie eine externe Dienstleistung kaufen und nutzen, wenn sie ein Projekt auslagern wollen, sei es in der IT, im Marketing, in der Personalabteilung oder in anderen Abteilungen.
Die meisten Menschen wissen aber nicht, dass es beim Einkauf von Dienstleistungen um mehr geht, als nur den "Kauf"-Knopf zu drücken - es gehört viel mehr dazu, z. B. die besten Anbieter ausfindig zu machen, Best Practices in Prozessen zu folgen und die Serviceleistung zu analysieren.
Bei der Beschaffung von Dienstleistungen handelt es sich um den Einkauf von Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen, in denen ein Unternehmen nicht über das Fachwissen, die Zeit oder die Ressourcen verfügt. Unternehmen aller Größenordnungen entscheiden sich daher dafür, Dienstleistungen von anderen Unternehmen zu kaufen, die diese Aufgaben für sie erledigen können.
Unternehmen kaufen eine breite Palette von Dienstleistungen ein, je nach den Bedürfnissen der Organisation. Einige Beispiele für Dienstleistungen, die Sie vielleicht kennen, sind in diesen Bereichen zu finden:
Es liegt in der Natur der Sache, dass Dienstleistungen schwieriger zu vergleichen sind als materielle Produkte. Wie wäre z.B. das Ergebnis eines Rechtsstreits gewesen, wenn man sich für eine andere Anwaltskanzlei entschieden hätte? Nichtsdestotrotz sind bei Dienstleistungen erhebliche Einsparungen möglich.
Nicht nur, indem man genau den richtigen Dienstleister für die anstehende Aufgabe auswählt, sondern auch, indem man ihn effizient verwaltet. Nach konsolidierten Untersuchungen von McKinsey, Oliver Wyman und Gartner ist in den meisten Dienstleistungskategorien ein zweistelliges Einsparpotenzial möglich.
Es gibt viele Gründe, warum es vorteilhaft sein kann, Dienstleistungen von Drittunternehmen zu kaufen:
Unternehmen können Dienstleistungen, die sie in Anspruch nehmen möchten, durch eine Suche im Internet, in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder XING, in Branchenverzeichnissen, durch Mund-zu-Mund-Propaganda, auf Konferenzen (offline oder online), bei Geschäftsentwicklungs- oder Verkaufsgesprächen, in Zeitschriften und durch Online-Bewertungen finden.
Es kann entmutigend sein, in diesem Labyrinth von Quellen den richtigen zu finden. Daher ist ein gewisses Maß an Recherche notwendig, um sicherzustellen, dass der betreffende Dienstleister Ihre Bedürfnisse optimal erfüllen kann. Neben dem Auskundschaften verschiedener Anbieter ist der Vergleich dieser Anbieter ein wichtiger, aber auch anstrengender Bestandteil des Dienstleistungseinkaufs, da viele der verfügbaren Informationen fragmentiert sind.
Andererseits bieten einige Plattformen für die Dienstleistungsbeschaffung, wie die von Mercanis, eine zentrale Anlaufstelle, die das Auffinden von Dienstleistungen in vielen Bereichen mit präzisen Filtern, Rezensionen, Bewertungen und anderen Funktionen erheblich erleichtert. Wie können Unternehmen durch einen besseren Dienstleistungseinkauf Geld sparen?
Jede Dienstleistung hat ihre eigene Art und Weise, wie sie beschafft oder gekauft wird. In der Regel führen die Unternehmen Gespräche mit dem Dienstleister oder Verkäufer, um das Projekt zu besprechen. Bevor die finanziellen Gespräche beginnen, besprechen beide Parteien, mit wem sie bei der Durchführung eines Projekts zusammenarbeiten könnten.
In diesem Kommunikationsschritt des Dienstleistungseinkaufsprozesses konsultiert der Einkäufer zahlreiche externe Dienstleister, um die beste Option zu finden - das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Er holt Angebote ein und entscheidet sich für einen Dienst, dessen Kosten und Leistungen am besten zum Budget und zum Projektplan passen.
In den meisten Fällen werden die Dienstleistungen von den einzelnen Abteilungen dezentral eingekauft; Abteilungen wie Marketing, Rechtsabteilung, Produktabteilung und Personalabteilung beschaffen Dienstleistungen von Lieferanten und Anbietern, um ihre speziellen Bedürfnisse zu erfüllen.
Das Geld wird aus den Budgets der Abteilungen entnommen, die von ihrem leitenden Mitarbeiter (CMO, CFO, Personalleiter usw.) verwaltet werden. Oft genug sind diese Mittel sehr verstreut; die Verantwortlichen stimmen sich weder untereinander ab, noch teilen sie die beschafften Dienstleistungen.
Was das Management und die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Anbietern angeht, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Dienste ihre Arbeit bestmöglich erledigen und die Erwartungen erfüllen, wie im SoW dargelegt.
Die Verantwortlichen überwachen alle Projektbereiche, prüfen die Qualität der Arbeit und den Fortschritt im Vergleich zu den Meilensteinen und Ergebnissen. Das Beschaffungsbenchmarking - ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufs von Dienstleistungen - setzt klare Leistungs- und Compliance-Standards, wendet Leistungskennzahlen an, bewertet aktuelle Strategien und analysiert Ausgabendaten, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Unternehmensziele zu erreichen.
Jetzt, wo Sie wissen, was der Kauf von Dienstleistungen bedeutet, werden Sie schnell in der Lage sein, Ihre ersten Dienstleistungen zu kaufen. Es kann einfach und unkompliziert sein, wenn Sie die richtigen Instrumente nutzen und den gesamten Prozess von Anfang bis Ende im Blick behalten.
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Goods procurement deals with tangible items that can be specified, inspected, and compared on price and quality. Service procurement deals with intangibles: consulting outputs, legal advice, agency creative, IT support, where quality emerges through human performance over time. Service contracting also relies on a different structure: Master Services Agreements, Statements of Work, and Service Level Agreements, rather than purchase orders against a catalogue.
Seven steps: define requirements, conduct market research, run a competitive sourcing event, select the provider, negotiate the contract, implement and onboard, then monitor performance through to renewal or termination. Most failures happen between steps six and seven, when performance management is neglected after the contract is signed.
An MSA is the umbrella contract that governs an ongoing commercial relationship with a service provider. It covers terms that apply across all engagements: liability, IP ownership, confidentiality, dispute resolution, and payment mechanics. Specific projects are then defined in Statements of Work that reference the MSA.
AI agents run defined procurement tasks end to end with human oversight on consequential decisions. For services, that includes automated SoW drafting, continuous supplier discovery beyond the existing network, active SLA and milestone tracking, and clause-level contract analysis at renewal. McKinsey research finds that integrated digital procurement platforms reduce manual supplier governance effort by 30% to 50%.
Contract lifecycle management is where the value of a service engagement is captured or lost. The signed MSA and SoW define the relationship. Ongoing contract management ensures it delivers what was agreed. Without it, service contracts drift, auto-renew silently, and lose negotiating leverage at renewal.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
