Über viele Jahre hinweg galt im Einkauf ein einfaches Mantra: Wer spart, gewinnt. Cost Savings waren die entscheidende Währung, mit der Chief Procurement Officers (CPOs) ihren Erfolg gemessen und ihre Rolle im Unternehmen sowie innerhalb der Einkaufsorganisation gerechtfertigt haben. Doch die Zeiten haben sich grundlegend geändert, und viele Einkaufschefs haben diesen Wandel noch nicht vollständig vollzogen.

In modernen Organisationen reicht es nicht mehr aus, allein auf klassische Einsparungen zu setzen, um im Boardroom gehört und ernst genommen zu werden. Procurement muss sich strategisch neu positionieren – als Treiber von Effizienz, Resilienz und Wachstum. Effizienz ist dabei ein zentrales Ziel für jede leistungsfähige Einkaufsorganisation: Nur durch gezieltes strategisches Management, Automatisierung und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen können Organisationen ihre Beschaffungsleistung nachhaltig steigern und den Unternehmenserfolg sichern.

Veränderte Prioritäten im Boardroom

Schon früh in der Zusammenarbeit mit Procurement-Teams zeigt sich: Der Fokus auf reine Kostenreduktion greift zu kurz. Analysen zahlreicher Board-Präsentationen und CPO-Pitches belegen ein klares Missverständnis zwischen dem, was Einkaufsorganisationen präsentieren, und dem, was Entscheidungsträger tatsächlich interessiert.

Während viele CPOs stolz ihre Savings-Quoten hervorheben, beschäftigen sich Vorstände längst mit strategischeren Fragen, die weit über die klassischen KPIs hinausgehen. Das richtige Decision Making im Boardroom hängt maßgeblich davon ab, die richtigen KPIs auszuwählen und die entscheidende Frage zu beantworten, welche Kennzahlen wirklich relevant sind. Moderne Metrics spielen dabei eine zentrale Rolle.

Was heute zählt: Neue KPIs im Fokus

Die Realität zeigt deutlich: Cost Savings rangieren nur noch auf Platz 7 der Kennzahlen, die für Boards relevant sind. Stattdessen rücken Themen wie Effizienz, Resilienz, Wachstum und Compliance in den Mittelpunkt. Procurement-Leader müssen diese Prioritäten verstehen und neue Messgrößen in den Vordergrund stellen, um die Einkaufsfunktion als strategischen Werttreiber im Unternehmen zu verankern.

Zu den wichtigsten KPIs zählen heute:

Supply Chain Resilience Score – Wie widerstandsfähig ist die Lieferkette in Krisenzeiten?‍

‍Risikomanagement entlang der gesamten Supply Chain wird zum entscheidenden Faktor für Stabilität und Geschäftskontinuität. Die Pflege starker Supplier Relationships und ein effektives Risk Management helfen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und die Resilienz der Organisation zu stärken. Procurement Leaders und Industry Leaders setzen beispielsweise auf spezifische Metrics wie die Number of Emergency Orders oder Compliance Rates, um die Widerstandsfähigkeit zu messen und zu verbessern.

Working Capital Impact – Wie viel Liquidität schafft der Einkauf durch optimiertes Lieferanten- und Zahlungsmanagement?

Ein positiver Einfluss auf das Working Capital stärkt die finanzielle Flexibilität des Unternehmens. Die Optimierung von Procurement Cost, Procurement Spend und Total Cost of Ownership ist dabei entscheidend, um das Working Capital nachhaltig zu verbessern und Savings Opportunities zu realisieren.

Revenue Enablement – Wie trägt Procurement dazu bei, Umsatzverluste zu vermeiden und Time-to-Market zu verkürzen?

Der Einkauf entwickelt sich zum Wachstumstreiber, der Innovationen beschleunigt und Markteintritte ermöglicht. Customer Satisfaction und Customer Experience sind dabei zentrale Faktoren, um Umsatzpotenziale voll auszuschöpfen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Enterprise Risk Exposure – Wie gut versteht das Unternehmen ESG-, geopolitische und finanzielle Risiken in seiner Lieferkette?

Compliance und proaktives Risikomanagement werden zu Kernaufgaben der Einkaufsfunktion. Starke Supplier Relationships und ein umfassendes Risk Management sind unerlässlich, um Risiken in der Supply Chain zu minimieren und die Business Objectives der Organisation zu erreichen.

Time-to-Market Impact – Wie sehr unterstützt Procurement schnellere Produktentwicklungen und Launches?

Die Verkürzung von Cycle Times durch Automatisierung und Prozessintelligenz ist ein zentraler Hebel für Wettbewerbsfähigkeit. Metriken zur Messung und Verbesserung von Prozessen wie dem Einkaufsprozess, Procurement Performance, Procurement Activities und Procurement KPIs sind entscheidend, um Time and Costs zu reduzieren. Unternehmen sollten sich auf Sourcing Activities, Supplier Performance, Purchase Orders und Emergency Orders, da die Optimierung dieser Prozesse einen direkten Einfluss auf die Time-to-Market hat. The Procurement Team und die Organisation müssen kontinuierlich Savings Opportunities identifizieren und Maßnahmen zum Kosten senken umsetzen, um Value für die Company zu schaffen.

Regulatory & Compliance Risk – Wie audit-sicher ist das Unternehmen?

‍Die Einhaltung von Gesetzen wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ist unerlässlich – eine hohe Compliance Rate wird zum strategischen Erfolgsfaktor, da hohe Compliance Rates die Einhaltung von Verträgen und Richtlinien sicherstellen und so rechtliche Risiken sowie Verzögerungen und Fehler im Procurement Process vermeiden helfen.

Supplier Performance – Wie zuverlässig und qualitativ hochwertig liefern die Lieferanten?

Die Defect Rate, also die Fehlerquote bei Lieferungen, sowie die Number of Emergency Orders sind wichtige Kennzahlen, um die Qualität und Zuverlässigkeit der Suppliers zu bewerten und gezielt zu verbessern.

Bedeutung des Teams und der Organisation:

Das Procurement Team, die Organisation und die Company spielen eine zentrale Rolle bei der Steuerung und Optimierung der KPIs. The Procurement und die Procurement Activities müssen strategisch ausgerichtet werden, um die Business Objectives zu erreichen und nachhaltigen Value zu schaffen.

Supplier Performance und Netzwerk als Erfolgsfaktor

In der heutigen Wirtschaft sind die Leistung der Lieferanten und die Stärke des Lieferantennetzwerks entscheidende Erfolgsfaktoren für jedes Unternehmen. Procurement-Teams, die gezielt auf Supplier Performance setzen, verschaffen ihrem Unternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern sichern auch die Resilienz und Effizienz der gesamten Supply Chain.

Durch die konsequente Messung von Supplier Performance KPIs, wie etwa Lieferzuverlässigkeit, Qualitätsstandards oder die Compliance Rate, erhalten Unternehmen einen klaren Überblick über die Stärken und Schwächen ihrer Lieferanten. Eine hohe Compliance Rate ist dabei nicht nur ein Zeichen für die Einhaltung von Verträgen und regulatorischen Vorgaben, sondern minimiert auch Risiken wie Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme oder rechtliche Unsicherheiten. So wird die Supplier Performance zum zentralen Steuerungsinstrument im Procurement-Prozess.

Die kontinuierliche Analyse dieser KPIs ermöglicht es, gezielt Schwachstellen im Lieferantennetzwerk zu identifizieren und proaktiv Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. Das Ergebnis: Die Effizienz der Procurement-Prozesse steigt, die Kostenstruktur wird optimiert, und die Gesamtperformance des Unternehmens verbessert sich messbar. Besonders im Hinblick auf Spend Under Management ist es essenziell, dass Unternehmen ihre Ausgaben transparent steuern und so Einsparpotenziale sowie Wertschöpfungspotenziale frühzeitig erkennen.

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg liegt im Aufbau und der Pflege eines starken Lieferantennetzwerks. Unternehmen, die auf partnerschaftliche Beziehungen und eine enge Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten setzen, profitieren von besseren Konditionen, höherer Flexibilität und einer gesteigerten Innovationskraft. Ein robustes Lieferantennetztwerk erhöht die Widerstandsfähigkeit gegenüber Marktveränderungen und Supply Chain Disruptions, ein klarer Vorteil in unsicheren Zeiten.

Digitale Lösungen wie E-Procurement-Systeme und automatisierte Spend Analytics bieten Procurement Professionals heute die Möglichkeit, Supplier Performance in Echtzeit zu überwachen und gezielt zu steuern. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern verbessert auch die Datenqualität und schafft die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen. So lässt sich der Procurement ROI nachhaltig steigern und die Rolle des Einkaufs als strategischer Werttreiber im Unternehmen festigen.

Die Verantwortung für diese Entwicklung liegt maßgeblich bei den Einkäufern und Procurement Teams. Sie sind gefordert, die richtigen KPIs zu definieren, die Supplier Performance kontinuierlich zu messen und gemeinsam mit den Lieferanten an Verbesserungen zu arbeiten. Nur so gelingt es, die Effizienz des Beschaffungsprozesses zu erhöhen, Compliance sicherzustellen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu sichern.

Letztlich gilt: Die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Supplier Performance KPIs ist ein zentraler Bestandteil jeder modernen Einkaufsstrategie. Unternehmen, die diesen Prozess aktiv gestalten und auf digitale Tools setzen, schaffen die Basis für nachhaltigen Erfolg und sichern sich einen festen Platz an der Spitze ihrer Branche.

Procurement als Business Partner statt Kostenwächter

Die genannten Kennzahlen verdeutlichen: Boards denken längst in Wertschöpfung, Risiko und Marktposition, während viele Einkaufsorganisationen noch auf Kostensenkung und Prozessoptimierung fokussiert sind. Diese Diskrepanz schwächt den strategischen Einfluss des Einkaufs. Der Einkauf muss daher einen klaren Fokus auf Wertschöpfung und die Erreichung der Geschäftsziele legen, um als strategischer Partner wahrgenommen zu werden.

Einsparungen bleiben wichtig, doch sie sind heute Hygienefaktor, nicht Differenzierungsmerkmal. Procurement muss stattdessen zeigen, welchen Beitrag es zu Resilienz, Nachhaltigkeit und Wachstum leistet, indem die richtigen Metrics ausgewählt werden, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, die Einkaufsleistung kontinuierlich zu messen und gezielt zu verbessern.

KPI-gestützte Analysen, digitale Tools und Best Practices ermöglichen es, Schwachstellen im Beschaffungsprozess zu identifizieren und kontinuierlich zu verbessern. Unternehmen need to focus on die kontinuierliche Verbesserung und Messung der Einkaufsleistung, um die Business Objectives zu erreichen. Da die strategische Ausrichtung des Einkaufs immer wichtiger wird, sollten Procurement Leaders gezielt auf die Auswahl der richtigen Metrics und einen klaren Fokus auf Wertschöpfung und Resilienz legen. Procurement wird damit zum aktiven Business Enabler, weg vom defensiven „Was haben wir gespart?“ hin zu „Was haben wir ermöglicht?“.

Vom Cost Saver zum Strategen

CPOs, die weiterhin ausschließlich in Einsparungen denken, riskieren, im Entscheidungsprozess außen vor zu bleiben.
Die neue Rolle des Einkaufs erfordert eine klare Positionierung als strategischer Partner, der Risiken managt, Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.

Ein CFO brachte es treffend auf den Punkt:

„Wenn der CEO mich fragt, ob wir die neue Produktlinie rechtzeitig launchen können, interessiert mich nicht, dass Procurement 3 % bei Rohstoffen gespart hat. Ich will wissen: Sind die kritischen Komponenten gesichert?“

Diese Aussage verdeutlicht, worauf es ankommt:
Der Einkauf muss Risiken aktiv steuern, Lieferketten stabilisieren und Geschäftsergebnisse sichern – nicht nur Kosten senken.

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Digitalisierung, Automatisierung und AI als Hebel für moderne CPO Strategien

In der heutigen Einkaufswelt sind Digitalisierung, Automatisierung und der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zentrale Treiber für eine zukunftsfähige CPO Strategie. Insbesondere Generative AI und Agentic AI eröffnen neue Möglichkeiten, die Effizienz und Effektivität der Procurement Processes signifikant zu steigern.

E-Procurement und Automatisierung

E-Procurement-Systeme bilden die technologische Basis, um Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch die End-to-End-Prozessintegration können Unternehmen die Procurement Cycle Time deutlich verkürzen, Fehlerquoten minimieren und Compliance sicherstellen. Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand, verbessern die Datenqualität und schaffen Transparenz über Spend Under Management sowie Contract Terms.

Einsatz von generativer AI und agentic AI

Generative AI unterstützt Procurement Teams dabei, komplexe Datenanalysen und Auswertungen zu automatisieren, etwa bei der Spend Analytics oder der Identifikation von Savings Opportunities. Agentic AI geht noch einen Schritt weiter: Sie agiert eigenständig in definierten Rahmenbedingungen und kann beispielsweise Verhandlungen mit Lieferanten simulieren oder Vertragsinhalte automatisch prüfen und optimieren.

Agentic Orchestration als Steuerungsinstrument

Die Kombination verschiedener AI-Agenten in einer agentic orchestration ermöglicht eine koordinierte und effiziente Steuerung der gesamten Einkaufsorganisation. Diese intelligente Orchestrierung sorgt dafür, dass unterschiedliche AI-Module – von der Lieferantenauswahl über Risikoanalysen bis hin zur Compliance-Überwachung – nahtlos zusammenarbeiten und so die Procurement Process Efficiency kontinuierlich verbessern.

Messung und Optimierung der Procurement Performance

Die kontinuierliche Erfassung und Analyse relevanter KPIs wie Procurement ROI, Compliance Rate und Supplier Performance ist essenziell, um die Leistungsfähigkeit des Einkaufs transparent zu machen und datenbasierte Entscheidungen im Boardroom zu ermöglichen. Unternehmen und Procurement Teams sollten gezielt Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und Automatisierungsgrad überwachen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz ihrer Beschaffungsprozesse nachhaltig zu steigern.

Durch den gezielten Einsatz von digitalen Technologien und AI-basierten Lösungen wird die Einkaufsfunktion vom reinen Kostenwächter zum strategischen Business Enabler, der nicht nur Kosten reduziert, sondern auch Wachstum, Resilienz und Innovation fördert.

Resiliente Supply Chains als Wettbewerbsfaktor

Die Integration von Supply Chain Management und Risikosteuerung steht heute ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Eine resiliente, transparente Lieferkette senkt nicht nur Kosten, sondern sichert auch Wachstum und Stabilität.

Datenbasierte Steuerung, kontinuierliche Performance-Messung und gezieltes Supplier Relationship Management ermöglichen es, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Supply Chain strategisch weiterzuentwickeln. Die Fähigkeit, potenzielle Risiken und Störungen in der Lieferkette frühzeitig zu identifizieren, ist entscheidend, um proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren und die Resilienz im Supply Chain Management zu stärken.

Fazit: Procurement neu denken

Cost Savings bleiben ein Bestandteil jeder Einkaufsstrategie, doch sie sind längst nicht mehr das Ziel, sondern das Ergebnis eines modernen, vernetzten Einkaufs.

Der wahre Mehrwert von Procurement liegt in der Fähigkeit, Wachstum, Stabilität und Innovationskraft zu sichern. Value als strategisches Ziel des modernen Einkaufs bedeutet, dass Unternehmen durch gezielte Beschaffungsmaßnahmen nachhaltige Wertschöpfung erzielen und so einen entscheidenden Beitrag zum unternehmerischen Gesamterfolg leisten.

Nur wer den Einkauf als strategischen Enabler versteht, sichert sich langfristig einen festen Platz am Boardroom-Tisch.