Häufige Herausforderungen bei der Beschaffung für Unternehmen

In dieser Folge des Podcasts „Procurement Unplugged“ begrüßen wir Pauline King, eine erfahrene Beschaffungsexpertin mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in den USA und Europa. Pauline gibt Einblicke in die Entwicklung des Beschaffungswesens und konzentriert sich dabei insbesondere auf den Weg der indirekten Beschaffung von ihren administrativen Ursprüngen bis zu ihrer aktuellen strategischen Rolle. Sie spricht über die anhaltenden Herausforderungen im Bereich der indirekten Beschaffung, wie die Abstimmung von Einsparungen mit der Finanzberichterstattung und die Notwendigkeit einer besseren Einbindung der Interessengruppen. Trotz technologischer Fortschritte weist Pauline darauf hin, dass viele Tools immer noch unzureichend sind, was häufig dazu führt, dass weiterhin auf manuelle Prozesse und E-Mails zurückgegriffen wird.

Das Gespräch geht auch auf zukünftige Trends ein, darunter das Automatisierungspotenzial im Beschaffungswesen. Pauline betont, wie wichtig es ist, zwischen sich wiederholenden Aufgaben, die automatisiert werden können, und komplexen, qualitativen Kategorien, die einen differenzierteren Ansatz erfordern, zu unterscheiden. Ihr Rat an Unternehmen umfasst die Konzentration auf die Verwaltung der Kernausgaben, die Verbesserung der finanziellen Integration und die strategische Nutzung von Ressourcen. Die Diskussion bietet eine praktische Perspektive, wie sich die Beschaffung weiterentwickeln und anpassen kann, um zukünftige Herausforderungen zu meistern und gleichzeitig aktuelle Prozesse zu optimieren.

Intro | 00:03.29
Willkommen zum Procurement Unplugged Podcast, dem Podcast für Beschaffungsexperten. Schön, dass Sie heute bei uns sind.

Fabian | 00:10.45
Willkommen zu einer weiteren Folge von Procurement Unplugged. Wir freuen uns sehr, dass wir heute Pauline King zu Gast haben. Pauline hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Beschaffungswesen und hat sowohl in den USA als auch in Europa beide Seiten kennengelernt. Sie hat sogar ein sehr angesehenes Whitepaper über bestimmte Herausforderungen geschrieben, mit denen wir im Beschaffungswesen auch heute noch konfrontiert sind. Pauline, ich freue mich sehr, Sie heute hier zu haben.

Pauline | 00:41.45
Schön, hier zu sein, Fabian.

Fabian | 00:43.31
Vielleicht können Sie sich kurz vorstellen und den Zuhörern mitteilen, wie Sie zur Beschaffung gekommen sind.

Pauline | 00:52.67
Richtig. Nun, ich bin Amerikaner, aber ich lebe jetzt seit über 30 Jahren in Europa. Mein Einstieg in das Beschaffungswesen war eher zufällig. Ich habe bei der UBS gearbeitet, und einer meiner Kunden war ein NT-Rollout. Einer meiner Kunden war das Corporate Sourcing. Ende der 90er Jahre nahm ich dann eine Stelle im Corporate Sourcing bei der UBS an. Und so begann meine Reise in die Beschaffung. Dann war ich einige Jahre bei Accenture im Verkauf von Beschaffungsdienstleistungen tätig.

Und dann war ich einige Jahre lang Leiter der indirekten Beschaffung bei Syngenta, wo wir eine Umstrukturierung vorgenommen haben. Und jetzt bin ich seit fünf Jahren als unabhängiger Berater im Bereich der indirekten Beschaffung tätig und habe mich auf die Finanzprozesse rund um die Beschaffung und die Erzielung von Einsparungen in der Gewinn- und Verlustrechnung spezialisiert.

Fabian | 01:47.47
Das klingt nach einer wirklich erstaunlichen Reise. Wie hat sich das Beschaffungswesen in all den Jahren und den verschiedenen Stationen Ihrer Karriere in diesen zwei, drei Jahrzehnten verändert?

Die Entwicklung der indirekten Beschaffung

Pauline | 02:01.52
Nun, wenn man sich die indirekte Beschaffung anschaut, ist eines der interessanten Dinge an dieser Funktion, dass sie vor 20 Jahren noch sehr stark von der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geprägt war, was sich dann eine Zeit lang als strategische Beschaffung bezeichnete. Man blieb also im indirekten Bereich. Und dann hat sich das zu dem entwickelt, was wir heute Beschaffung und Sourcing und all diese Dinge nennen. Ein Teil des Wandels besteht also in der Verlagerung auf diesen eher strategischen Aspekt.

Aber in anderer Hinsicht hat sich seit den ersten Tagen, als es noch ein Konzept von AT Kearney war, nicht viel verändert. Und einige Dinge haben sich nicht geändert. Es kommt also auf das jeweilige Unternehmen an. Einige Unternehmen sind noch sehr unreif, andere wiederum sind schon sehr ausgereift, wie sie auf den Markt gehen.

Fabian | 02:53.29
Sie würden also sagen, dass die indirekte Beschaffung auch nach 25, 30 Jahren immer noch nicht das gleiche Prestige oder die gleiche Signalwirkung hat wie die direkte Beschaffung?

Herausforderungen bei der indirekten Beschaffung gegenüber der direkten Beschaffung

Pauline | 03:06.48
Ich denke, es hängt wirklich von der Branche und dem Unternehmen ab. Aber ja, es ist immer noch ein Bereich, der manchmal unterschätzt wird, was natürlich verrückt ist, weil es um so viel Geld von einem Unternehmen geht. Die großen Unternehmen haben einen ausgefeilteren Ansatz, mehr auf der Seite der Produktion und der Dienstleistungen, während die Banken in diesem Bereich noch nicht so weit sind, würde ich sagen. Aber eine Sache, über die wir sprachen, war ein White Paper, das ich seit dem Jahr 2000 aufbewahrt habe, als ich es bei UBS schrieb. Darin ging es um Marktplätze und die dortigen Veränderungen. Und in mancher Hinsicht hat sich nicht viel geändert. Es gab also Schritte nach vorn.

Fabian | 03:52.01
Wissen Sie, es ist immer lustig, rückwärts zu gehen und diese Dinge zu betrachten und zu sehen, was sich noch nicht geändert hat. Ja, vielleicht könnten Sie ein wenig darauf eingehen, was im Grunde das Thema Ihres Weißbuchs war und die Ergebnisse und wie sich die Dinge in den letzten 20 Jahren seit 2001 geändert haben oder nicht

Pauline | 04:14.46
Nun, wissen Sie, was wir in diesem Papier betrachteten, bezog sich mehr auf den Warenteil des indirekten Portfolios. Und das Konzept war, die Kaufkraft zu nutzen. Es handelte sich um eine große Bank der Bank, und diese sollte als Plattform für die eigenen Kunden zur Verfügung gestellt werden. Es handelte sich also um eine Mischung aus einem B2B- und einem B2C-Marktplatz. Und, wissen Sie, jetzt haben Sie einige große Marktplätze, die funktionieren.

Aber wenn man sich zum Beispiel komplexere Kategorien anschaut, dann gibt es nicht wirklich viel da draußen. Es gibt also einige elektronische RFI- und RFP-Prozesse, die einigermaßen funktionieren, aber nicht einfach zu nutzen sind. Und ich denke, bisher ist das Versprechen noch nicht wirklich angekommen.

Fabian | 05:04.54
Ich meine, es ist sehr interessant, dass in diesem Bereich nicht viel Entwicklung stattgefunden hat. Aber ich denke, wenn wir uns die wichtigsten Herausforderungen genauer ansehen, ich meine, wenn Sie auf all die Jahre zurückblicken, was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Herausforderungen und Hindernisse bei der indirekten Beschaffung? Ich meine, Sie haben verschiedene große Organisationen gesehen, aber auch... verschiedene Branchen. Ich denke also, dass es sehr, sehr interessant sein wird, darauf einzugehen.

Pauline | 05:38.286
Ja. Ich denke, die große Herausforderung bei der indirekten Beschaffung ist, dass die Einsparungen immer eines der Hauptthemen sind. Die Beschaffungsteams sagen, dass wir Einsparungen erzielt haben, und dann spiegelt sich das aus finanzieller Sicht nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung wider. Die große Lücke besteht einfach darin, dass es keine automatische Verbindung zwischen der Kostenstelle und dem Finanzbericht über die Einsparungen gibt.

Es ist also nicht wie bei den Herstellungskosten. Und ich denke, das ist eine der größten Herausforderungen, die es nach wie vor gibt, denn es ist ein manueller Prozess zwischen Beschaffung, Finanzen und dem Eigentümer der Kostenstelle. Und damit das funktioniert, ist es eigentlich eher ein Managementprozess. Und ich glaube, das ist der Grund, warum die Leute es als schwierig empfinden. Man muss also in der Lage sein, die Projekte auf der Grundlage der Kosten zu bewerten, und das Beschaffungswesen redet immer wieder von Kostenvermeidung, was den Leuten eigentlich egal ist, wenn es um die Finanzen geht. Es ist keine finanzielle Zahl. Die Beschaffung muss sich also die Sprache der Finanzwelt zu eigen machen. Die Beziehung zwischen Finanzwesen, Beschaffung und Unternehmen muss sich ändern, indem man über Zahlen spricht und diese für die Gewinn- und Verlustrechnung relevant macht.

Und das wird zu einem positiven Kreislauf. Wenn man wirklich die Auswirkungen aufzeigen kann, gibt es oft einen Aha-Effekt für die Geschäftsleitung, der dann Türen öffnet, die es einem ermöglichen, auch Projekte anzugehen, die vielleicht, sagen wir mal, nicht so kontrovers sind, aber das Geschäft mehr berühren. In dem Moment, in dem man anfängt, in komplexe Kategorien einzusteigen, berührt man eine eher strategische Seite des Unternehmens. Und da stößt man dann auf mehr Widerstand. Niemand interessiert sich für Kugelschreiber, aber für Kreativagenturen für das Marketing zum Beispiel. Das ist also ein wenig das Dilemma, in dem sich die indirekte Beschaffung befindet.

Und ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sie nicht genug verkaufen. Ein großer Teil des Erfolgs in der indirekten Beschaffung besteht also darin, alle Interessengruppen zu managen und im Grunde genommen den Wert intern zu verkaufen, auch bei Projekten, die keine Finanzprojekte sind, Risikominderung usw. Sie müssen die Geschichte erzählen und kommunizieren.

Fabian | 07:57.67
Was das Beschaffungswesen nicht tut oder besser machen muss, sagen wir, dass im Grunde genommen, äh, Sie sagen, eine große Herausforderung die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern ist. Ja, ich meine, ja, gibt es irgendwelche Tools oder haben Sie in Ihren 20, 30 Jahren Beschaffungsgeschichte irgendwelche Tools gesehen oder ist die Zusammenarbeit, äh, was Sie betonen, immer noch ziemlich offline und analog?

Pauline | 08:26.18
Sehr viel offline und analog. Theoretisch gibt es Tools für die Zusammenarbeit, aber wenn man es genau nimmt, sind sie schwer zu benutzen. Und so gibt es Dinge wie das Sammeln von Lieferanten-Feedback, Feedback zu Lieferanten. Theoretisch kann man das also tun. Dafür gibt es Lösungen. Aber in der Praxis ist es schwierig, wenn man versucht, sie einzuführen und die Leute dazu zu bringen, sie zu benutzen. Es ist nicht intuitiv. Und deshalb nutzen die Leute es nicht. Und dann ist man wieder bei E-Mail und Austausch und so weiter. Ich meine, das ist es, was passiert.

Fabian | 08:59.055
Neben der Zusammenarbeit gibt es also eine Menge manueller und mühsamer Arbeit, selbst im Jahr 2021.

Pauline | 09:08.303
Ja, ja. Ich hatte kürzlich einen Kunden, bei dem genau das der Fall war. Sie hatten eine Menge Geld für eine große technische Einführung ausgegeben. Und es gab den Wunsch, alles mehr, Sie wissen schon, weniger E-Mail-gesteuert zu machen. Und es war ein totaler Reinfall, hat einfach nicht funktioniert. Es gab Probleme mit den Stammdaten, der Zusammenarbeit und der Benutzerfreundlichkeit. Und tatsächlich war es einfacher, E-Mail zu benutzen als das Tool. Also haben sie es nicht benutzt.

Fabian | 09:39.377
Und würden Sie sagen, dass dies vor allem eine Herausforderung ist? Würden Sie sagen, dass dies vor allem eine Herausforderung bei der indirekten Beschaffung ist? Oder sehen Sie dieses Verhalten oder diese Art von Herausforderungen auch bei der direkten Beschaffung?

Pauline | 09:52.132
Ich denke, das ist eine allgemeine Herausforderung, vor allem in Bezug auf das Management von Lieferbeziehungen. Ich glaube also nicht, dass es sich um eine indirekte Herausforderung handelt. Es ist ein Kreuz. Ich würde sagen, das ist ein Kreuz, um ehrlich zu sein.

Fabian | 10:06.303
Das Einzigartige an der Indirektheit ist also diese Art von Verkaufsarbeit in Bezug auf die Zusammenarbeit mit dem Endverbraucher.

Pauline | 10:14.208
Ja, es erfordert also ausgefeilte Stakeholder-Fähigkeiten, Engagement-Fähigkeiten, aber auch Kommunikations-Fähigkeiten, usw. Es gibt viele Tools für die Zusammenarbeit, das meine ich nicht im Allgemeinen, aber vieles, was es gibt, wird dem einfach nicht gerecht.

Fabian | 10:36.087
Ja, ich meine, das ist auch sehr interessant.

Pauline | 10:38.987
Eine sehr zynische Sichtweise, vielleicht.

Vergleich der Qualifikationen im Beschaffungswesen: Damals und heute

Fabian | 10:41.688
Wenn wir über die Fähigkeiten sprechen, denke ich, dass die von einem Einkäufer geforderten Fähigkeiten vor 20 Jahren auch anders waren als die Fähigkeiten, die jemand heute braucht. Oder wie sehen Sie die erwarteten Fähigkeiten eines Einkäufers oder wie haben sie sich in den letzten zwei oder drei Jahrzehnten verändert?

Pauline | 11:05.923
Ja. Ich meine, wenn man weit zurückblickt, ist das eigentlich ein ganz anderes Rollenprofil. Hier geht es also wirklich um das Profil, das für die Bezahlung der Rechnungen zuständig ist, also um die Buchhaltung. Heutzutage sind die, Sie wissen schon, die anspruchsvollen Category Manager ein ganz anderer Typ von Mensch. Sie haben einen anderen Bildungshintergrund und so weiter.

Die Funktion hat sich also dramatisch verändert, und die Art der Leute ist wirklich anders. Wissen Sie, ich erinnere mich, dass man zu Beginn meiner Reise in den indirekten Bereich noch viele Gespräche mit den Buchhaltern geführt hat. Das ist jetzt vorbei. Das ist nur noch ein Teil der P2P-Prozesse, und die Dinge rund um die Beschaffung sind ein ganz anderes Feld, andere Personen usw.

Fabian | 12:03.114
Ja, ja. Ganz genau. Ich meine, auch unsere Welt hat sich sehr verändert. Ich meine, Sie haben vorhin erwähnt, dass bestimmte Organisationen immer noch bis zu einem gewissen Grad unausgereift arbeiten, oder dass insbesondere die indirekte Beschaffung in vielen Organisationen unausgereift ist, auch abhängig von der Branche. Ich meine, wenn man bedenkt, dass Sie so viele Unternehmen gesehen und beraten haben, was würden Sie diesen Unternehmen raten?

Pauline | 12:30.567
Nun, das Allererste ist, je nachdem, wo ein Unternehmen steht, aber ehrlich gesagt, das Allererste ist, sich das Geld anzuschauen. Wenn sie also ihre Ausgaben nicht mehr oder weniger unter Kontrolle haben, wo fließt dann das Geld hin? Gibt es eine Basis für Einsparungen? Haben sie eine Pipeline? Denken sie überhaupt vorausschauend? Wie ist die Beziehung zur Finanzabteilung? Damit fange ich immer an. Kern-Pipeline? Ist ihre Pipeline maximiert? Arbeiten sie an Dingen, an denen sie nicht arbeiten sollten? Es kommt oft vor, dass man teure Ressourcen hat, die an Dingen arbeiten, bei denen die Ersparnis 1.000 Dollar betragen wird.

Da fragt man sich: Warum arbeiten Sie daran? Manchmal geht es also um die Maximierung des Portfolios, um das, was man nicht tun sollte, was man intensiver tun sollte, und dann um Projekte, die man wegen der internen Politik nicht in Angriff genommen hat oder vor denen man sich scheut, umstrittenere Projekte. Das ist also die eine Seite. Die andere Seite ist die Messung und das Einbringen dieser Einsparungen in den Haushaltszyklus - darum geht es im Wesentlichen. Und das ist der Kern dessen, was man zuerst tun muss. Und wissen Sie, oft konzentrieren sich Unternehmen sehr, ich weiß nicht, sie konzentrieren sich darauf, ausgefeilte Tools einzuführen, obwohl sie noch nicht einmal die Grundlagen dafür haben.

Man muss sich also mit dem gesamten Portfolio der indirekten Aktivitäten befassen, aber das ist der erste wichtige Schritt, den ich immer empfehle. Dort liegt das Geld. Und wenn Sie zeigen, wo das Geld ist, erhöht das Ihre Glaubwürdigkeit bei der Geschäftsleitung, das gibt Ihnen mehr Spielraum usw. Es ist also ein positiver, ein Weg, einen positiven Kreislauf zu schaffen.

Fabian | 14:22.471
Sehr interessant. Das macht absolut Sinn. Und wenn Sie über die reiferen Unternehmen sprechen, die bereits bestimmte Beschaffungssysteme verwenden, dann sagten Sie vorhin, die größten Herausforderungen seien die Zusammenarbeit, der Verkaufsaspekt und die manuelle Arbeit im Beschaffungsprozess. Haben Sie irgendwelche Lösungen oder Ideen, wie man diese Herausforderungen überwinden kann?

Pauline | 14:44.145
Ja, ja. Ja. Ich meine, in dem Moment, wo man sozusagen die Grundlagen hat und dann in komplexere Kategorien kommt. Dann geht es immer darum, für welche Projekte man sich entscheidet. Wie gehen Sie mit Ihren Stakeholdern um? Es gibt also einige sehr grundlegende Dinge, wie Stakeholder-Engagement, Stakeholder-Mapping, Kommunikationsplanung und eine wirklich konsequente Vorgehensweise, was die Leute einfach nicht tun. Ich weiß nicht, warum das so ist, und dann, ob die Leute die Zusammenarbeit optimal nutzen.

Erledigen sie alles per E-Mail? Gibt es andere Möglichkeiten, das zu tun? Aber im Kern geht es um die Frage, wie man das bei sehr komplexen Dingen wie einer Kreativagentur aufschlüsseln kann. Das ist also ein Dilemma, und deshalb ist es auch so schwierig. Sie haben also hochspezialisierte Kategorien mit hochspezialisierten Hebeln. Und was ist da alles drin? Und wie kann man das aufschlüsseln? Das ist, sagen wir mal, die große Herausforderung, die es da draußen gibt, das ist alles, was man aufbrechen kann.

Fabian | 15:57.034
Ja. Und ja, ich meine, wenn wir weiter in die Zukunft blicken, ich meine, was wäre die Vision für Sie in Bezug auf die Beschaffung und auch insbesondere in Bezug auf die indirekte Beschaffung?

Zukunftsvision für die indirekte Beschaffung

Pauline | 16:15.023
Ich meine, ich glaube wirklich, dass dieses Spiel, dieses endlose Thema, was sind die wirklich wertschöpfenden Dinge? Wie kann man, wie kann man Kategorien aufbrechen und wirklich schauen, was sind die Dinge, die wirklich Köpfchen, Brainpower brauchen? und was sind die Dinge, die sich wiederholen, die auf eine andere Art und Weise gemacht werden können.

Ich denke, das ist immer das, was in die Zukunft geht, und ich bin kein Experte in KI und all diesen Dingen, aber es gibt das Versprechen und die Hoffnung, dass sich das vielleicht auf dieser Seite verbessert, aber ich denke, das ist immer das Spiel, weißt du, was sind die Räume, ähm, weißt du, wenn man sich die niedrigenEs gibt also eine Menge Dinge, die vereinfacht und automatisiert werden können, die einfach passieren müssen. Manchmal klammert sich eine Organisation an Projekte, die von geringem Wert sind, obwohl sie einfach damit aufhören und es auf andere Weise tun sollte.

Fabian | 17:26.761
Wissen Sie, das ist, ähm, das ist, was Sie finden, dass die Leute wirklich in die Arbeit an Dingen investiert sind, die keinen Mehrwert bringen. Ja, ich meine, wir haben viel über autonomes Einkaufen gehört und so weiter, ist das auch etwas, das Sie sich für die Zukunft vorstellen können, dass wir in der indirekten Beschaffung dem Endverbraucher autonomes Einkaufen ermöglichen können

Pauline | 17:52.117
Ich weiß nicht, wie weit das gehen kann, aber auf jeden Fall weiter, als es heute der Fall ist. Wenn man sich zum Beispiel das Marketing und die Kreativagenturen ansieht, kann man das aufschlüsseln. Es gibt Teile davon, die sich tatsächlich wiederholen. Theoretisch sollte es möglich sein, diese zu automatisieren, automatisiert, um das richtige Wort zu verwenden, automatisiert, eine Mischung. Und ich denke, es gibt andere Bereiche, die eher qualitativ sind, die sich vielleicht nicht für eine Automatisierung eignen.

Aber ja, es sollte mehr davon geben. Und ich glaube, die Leute neigen dazu, die qualitativen Dinge mit den quantitativen zu vermischen. Und vielleicht hilft es, diese beiden Dinge voneinander zu trennen, um zu sehen: Okay, diesen Teil können wir automatisieren. Und dieser Teil, nein, noch nicht, wenn das Sinn macht.

Fabian | 18:48.628
Ja. Ich meine, nein, ich denke, das macht sehr viel Sinn. Ich meine, im Grunde genommen raten Sie unseren Zuhörern, die Dinge wirklich aufzuschlüsseln und nicht die große Vision anzustreben, weil wir nie wissen, ob diese Vision des autonomen Einkaufs wirklich skalierbar ist und für alle Kategorien funktioniert, und dann zu sehen, in welcher Kategorie wir bestimmte Dinge automatisieren können. Und vielleicht automatisieren wir bei den komplexeren Kategorien nur bestimmte Schritte. Ich denke also, das ist ein sehr kluger, aber auch greifbarer und realisierbarer Ansatz. Ja,

Pauline | 19:21.986
Genau. Es ist praktischer. Ja, dem stimme ich absolut zu 100 % zu.

Fabian | 19:29.688
Ja, wir haben bereits das Ende unserer kleinen Podcast-Session erreicht. Es war eine wahre Freude, Sie hier zu haben, um über die Entwicklung der indirekten Beschaffung in den letzten 25, 30 Jahren zu sprechen und wie Sie die Herausforderung des Mangels an... B2B-Plattformen schon vor ziemlich genau 20 Jahren gesehen haben. Also sehr, sehr interessante Einblicke. Herzlichen Dank.

Pauline | 19:54.255
Herzlichen Dank.

Final | 19:57.436
Dies war der Procurement Unplugged Podcast. Danke, dass Sie heute zugehört haben. Für weitere Podcasts und Experteninhalte besuchen Sie uns unter procurementunplugged.com.