Der Moment war gekommen: Nach 18 Monaten intensiver Implementierung, Millionen-Investitionen und unzähligen Workshops war das neue ERP-System live. Die Erwartungen waren hoch, endlich sollten alle Geschäftsprozesse nahtlos ineinandergreifen, Datensilos der Vergangenheit angehören und die digitale Transformation Realität werden.
Doch sechs Monate nach dem Go-Live ist die Ernüchterung groß. Trotz der Investitionen in moderne ERP-Systeme bleiben viele Procurement-Potenziale ungenutzt, nicht weil die Systeme unfähig sind, sondern weil Standard-Implementierungen oft nur Basis-Funktionen aktivieren. Was als ganzheitliche Lösung geplant war, ist in der Praxis ein Flickenteppich aus grundlegenden Modulen, ohne die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten voll auszuschöpfen.
ERP-Systeme bilden das unverzichtbare Rückgrat der Unternehmens-IT. Moderne ERP-Plattformen bieten durchaus fortgeschrittene Procurement-Funktionen, doch in der Praxis schaffen sie oft nicht die durchgängige Prozessintegration, die moderne Einkaufsteams für Geschwindigkeit, Resilienz und AI-Nutzung benötigen. Das Problem liegt nicht in den Systemen selbst, sondern in der praktischen Umsetzung: Zeitdruck, Budgetbeschränkungen und Komplexität führen dazu, dass viele Implementierungen bei den Grundfunktionen stehen bleiben, während strategische Module ungenutzt bleiben. Besonders im Einkauf wird diese Lücke zwischen Potenzial und Realität schmerzhaft spürbar.
Laut McKinseys neuester Benchmark-Analyse haben Unternehmen mit erstklassiger Procurement-Reife EBITDA-Margen, die mindestens fünf Prozentpunkte höher sind als die ihrer weniger reifen Konkurrenten. Viele Unternehmen nutzen nur Basis-Procurement-Module ihrer ERP-Systeme und schöpfen moderne Funktionen nicht aus.
Das liegt daran, dass traditionelle ERP-Implementierungen primär für transaktionale Prozesse konzipiert wurden, nicht für strategische Einkaufsentscheidungen. McKinsey identifiziert in ihrer Procurement 2024-Studie die Notwendigkeit für Procurement-Organisationen, "anspruchsvollere Praktiken zu übernehmen, um sowohl kurzfristige Herausforderungen als auch die langfristige Vision für Procurement 2030 zu erfüllen".
1. Unvollständige End-to-End-Integration in Standard-Implementierungen
Viele ERP-Implementierungen aktivieren nur grundlegende Procurement-Module, ohne die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten zwischen Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement voll auszuschöpfen. Diese Fragmentierung führt zu:
2. Mangelnde intelligente Datenverknüpfung
ERP-Systeme sammeln Daten, aber sie harmonisieren sie nicht intelligent. Wie McKinsey in ihrer Studie "Revolutionizing procurement" feststellt, "sitzt Procurement am Zusammenfluss enormer Datenmengen, die sowohl aus der Organisation als auch von außen fließen". Doch ohne intelligente Harmonisierung bleiben diese Daten isoliert und verhindern AI-basierte Analysen.
3. Limitierte Automatisierung strategischer Entscheidungen
Während ERP-Systeme Transaktionen optimieren, versagen sie bei strategischen Entscheidungen. BCG betont in ihrer Analyse der "Seven Forces Reshaping Procurement", dass Procurement-Führungskräfte "kontinuierlich verschiedene Trends überwachen, ihre Auswirkungen auf Lieferantenverfügbarkeit und -kosten bewerten und diese Informationen zur Unterstützung strategischer Entscheidungen auf Unternehmensebene nutzen" müssen.
4. Unzureichende Maverick-Buying-Kontrolle
Das berüchtigte "Maverick Buying", Einkäufe außerhalb der festgelegten Prozesse, bleibt in Standard-ERP-Umgebungen weitgehend unentdeckt. Ohne intelligente Spend-Analyse-Funktionen können Unternehmen nicht identifizieren, wann und wo Mitarbeiter an etablierten Einkaufsprozessen vorbei agieren.
Die Auswirkungen unvollständiger Procurement-Integration gehen weit über traditionelle Kosteneinsparungen hinaus. McKinsey stellt fest, dass "externe Ausgaben eine entscheidende Rolle in allen Leistungsdimensionen spielen, von Kosten und Cash-Flow bis hin zu Kohlenstoffkontrolle und sozialer Wirkung".
1. Fragmentierte Daten blockieren AI-Potenzial
Ohne harmonisierte Daten können KI-Modelle ihr Potenzial nicht entfalten. McKinsey betont: "Die Beherrschung der Daten wird Procurement-Teams dabei unterstützen, strategische Ziele zu erreichen, die weit über traditionelle Kosten-, Qualitäts- und Liefermetriken hinausgehen". Fragmentierte ERP-Daten verhindern jedoch genau diese Beherrschung.
2. Hohe Prozesskosten durch Medienbrüche
Jeder manuelle Eingriff kostet Zeit und Geld. McKinsey identifiziert als Schwächen des traditionellen Betriebsmodells "mangelnde zuverlässige langfristige Planung, wachsende Lieferantenkonzentration, begrenzten Einblick in die Lieferantenökonomie, mangelnde Zusammenarbeit zwischen funktionalen Teams und das Versäumnis, bewährte Technologien zu übernehmen und zu skalieren".
3. Strategischer Blindflug bei Marktintelligenz
Standard-ERP-Reporting liefert historische Daten, aber keine zukunftsgerichteten Insights. In einer Zeit, in der "geopolitische Spannungen, steigende Inflation, Klimakatastrophen und technologische Komplexität die heutige Geschäftsumgebung volatiler denn je gemacht haben", sind vorausschauende Analysen überlebenswichtig.
Eine Statista-Analyse zeigt, dass der globale ERP-Softwaremarkt auf 913 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 geschätzt wird, doch die Realität ist ernüchternd: Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil des Potenzials ihrer ERP-Investitionen.
Die wahren Kosten der ERP-Unternutzung
Während Unternehmen Millionen in ERP-Systeme investieren, offenbaren neue Studien erschreckende Nutzungsraten:
Die ROI-Ernüchterung: Wenn Millionen-Investitionen verpuffen
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Im Durchschnitt sahen Unternehmen eine Rendite auf ihre ERP-Investition in etwas mehr als 2,5 Jahren. Doch nur 83% der Unternehmen, die eine ROI-Analyse vor der Implementierung durchführten und seit mehr als einem Jahr live waren, sagten, dass die Projekte ihre ROI-Erwartungen erfüllten.
Noch alarmierender: 9% glauben, dass ihr ERP keine ROI-Vorteile für ihr Unternehmen gebracht hat. Bei einer durchschnittlichen ERP-Investition von 2-4% des Jahresumsatzes bedeutet dies für ein Unternehmen mit 500 Millionen Euro Umsatz eine Fehlinvestition von 10-20 Millionen Euro.
Das Procurement-Paradox: Hohe Erwartungen, niedrige Realität
Besonders im Procurement wird die Diskrepanz zwischen Investition und Realität deutlich. Obwohl 91% der Unternehmen optimierte Bestandsebenen als häufigsten Nutzen nach mindestens einem Jahr Live-Betrieb berichten, scheitern die meisten bei der strategischen Nutzung ihrer Daten.
71% der Unternehmen hoffen, ihre ERP-Daten zu nutzen, um zu lernen, wie sie ihre Abläufe effizienter gestalten können, doch nur wenige schaffen den Sprung von der Hoffnung zur Realität. Der Grund: Standard-ERP-Module sind für Transaktionsverarbeitung optimiert, nicht für strategische Intelligence.
Während einige Unternehmen durchaus erfolgreiche ERP-Procurement-Implementierungen realisiert haben, zeigt die Praxis, dass die Mehrheit der Standard-Implementierungen ihr strategisches Potenzial nicht ausschöpft - sei es durch unvollständige Konfiguration, mangelndes Change Management oder fehlende Prozess-Reengineering-Maßnahmen.
Während ERP-Systeme das unverzichtbare Fundament bilden, ergänzen spezialisierte Procurement-Suites die strategische Ebene, die in Standard-Implementierungen oft fehlt. Diese Systeme sind explizit darauf ausgelegt, dort anzusetzen, wo Standard-ERP-Module an ihre praktischen Grenzen stoßen, und AI-Enablement zu ermöglichen.
Der entscheidende Unterschied: Procurement-Suites harmonisieren und integrieren alle Beschaffungsdaten und -prozesse. Nur dadurch wird der sinnvolle Einsatz von KI möglich, von Predictive Analytics über intelligentes Supplier Matching bis hin zu automatisierten Entscheidungen.
1. Durchgängige Automatisierung von RFP bis Vertrag
Moderne Suites schaffen nahtlose Workflows. Aktuelle Entwicklungen zeigen, dass "die neuesten Cloud-Plattformen GenAI-Drafting, Reasoning-Module und Workflow-Orchestrierung in einer einzigen Oberfläche verschmelzen".
2. Einheitliche Lieferantendaten und Risikoprofile
Statt fragmentierter Lieferantenstammdaten bieten Suites eine 360-Grad-Sicht auf jeden Supplier. Dies ermöglicht intelligente Risikobewertungen und datengetriebene Auswahlentscheidungen.
3. Prozessmapping als Basis für AI
Der Schlüssel liegt im intelligenten Mapping aller Procurement-Prozesse. Deloittes Umfrage unter über 100 CPOs zeigt, dass "die Effektivität von Generative AI in der Beschaffung grundsätzlich von hochwertigen Spend-Daten abhängt, da umsetzbare Ergebnisse von der Datenqualität abhängen".
4. Intelligente Maverick-Buying-Prävention
Durch kontinuierliche Spend-Analyse und Anomalie-Erkennung identifizieren moderne Suites Maverick Buying in Echtzeit und können präventive Maßnahmen einleiten.
Besonders Agentic AI-Systeme, die eigenständig Entscheidungen treffen und Aktionen ausführen können revolutioniert das Procurement. Während traditionelle AI nur Empfehlungen gibt, können Agentic-AI-Systeme selbstständig Lieferanten bewerten, Verträge vorverhandeln und Compliance-Checks durchführen.
Deloittes Studie zeigt eindrucksvoll: "Unter denjenigen, die künstliche Intelligenz in der Beschaffung pilotiert oder eingesetzt haben, stellten etwa 50% eine Verdopplung des Return on Investment (ROI) im Vergleich zu traditionellen Methoden fest, wobei einige fortgeschrittene Implementierungen einen ROI von mehr als dem 5-fachen verzeichneten".
Diese beeindruckenden Zahlen sind jedoch nur durch integrierte Suites möglich, nicht durch isolierte ERP-Module.
AWG Mode: Von manueller Compliance zur digitalen Excellence
AWG Mode, ein führender deutscher Einzelhändler mit 240+ Filialen und über 200 Millionen Euro Jahresumsatz, stand vor einer kritischen Herausforderung: Die Transformation ihrer manuellen Lieferantenmanagement-Prozesse zur Erfüllung der LkSG-Compliance-Anforderungen.
Das beeindruckende Ergebnis der Mercanis-Implementation:
Chief Buying Officer Fabian Knoth bestätigt: "Was uns am meisten beeindruckt hat, war, wie schnell wir Ergebnisse erzielen konnten. Wir reduzierten das Lieferanten-Onboarding von 6 Wochen auf 2 Wochen."
Lesen sie die gesamte Case Study von AWG hier.
Weinor: 38-41% Zeitersparnis durch intelligente Automatisierung
Der Markisenhersteller Weinor suchte nach einer Lösung für ihre mühsamen manuellen RFP/RFQ-Templates und Excel-basierten Prozesse. Die Mercanis-Implementation lieferte beeindruckende Ergebnisse.
Strategic Buyer Paul Rusk berichtet: "Die Mercanis-Software spart meinem Team etwa so viel Zeit (38-41%) wie ein Vollzeit-Mitarbeiter mit 5 Jahren Branchenerfahrung. Außerdem ist die Beschaffung einfach geworden und kann jetzt von jedem durchgeführt werden."
Lesen Sie die gesamte Case Study von Weinor hier.
Die Statistiken sind ernüchternd: 75-95% aller umfassenden digitalen Transformationsprojekte scheitern, hauptsächlich aufgrund mangelnder strategischer Klarheit und unzureichender Prozessintegration. Die häufigsten Ursachen sind fehlende Vision, unklare Ziele und der Versuch, komplexe ERP-Systeme für spezialisierte Procurement-Anforderungen zu modifizieren.
McKinseys Transformation-Analyse über 340.000 Initiativen mit über 200 Milliarden Dollar Wert offenbart erschreckende Wahrheiten: Große IT-Projekte überschreiten das Budget um 45% und die Zeit um 7%, während sie 56% weniger Wert liefern als vorhergesagt.
Noch dramatischer: 88% der Geschäftstransformationen erreichen ihre ursprünglichen Ambitionen nicht, und 75% aller ERP-Projekte scheitern.
Der Unterschied liegt in der Herangehensweise. Während ERP-Transformationen versuchen, alles auf einmal zu lösen, setzen erfolgreiche Suite-Integrationen auf:
1. Schrittweise Integration Wie AWG Mode zeigt: Erst 80% der Kernfunktionalität in 2 Wochen, dann kontinuierliche Erweiterung.
2. Benutzerorientierung Weinors Erfahrung bestätigt: Die Suite macht "Beschaffung einfach und kann jetzt von jedem durchgeführt werden".
3. Datenzentrischer Ansatz McKinsey betont: Unternehmen, die erfolgreich eine Analytics-Transformation skaliert haben, fokussieren sich auf eine priorisierte Anzahl von fünf oder sechs technischen Lösungen, die basierend auf dem Wertpotenzial ausgewählt wurden.
AI wird erst wertvoll, wenn Daten und Prozesse integriert sind. Der ROI entsteht nicht durch KI allein, sondern durch die Plattform, die sie füttert. Studien zeigen, dass "AI-Investitionen jetzt eine durchschnittliche Rendite von 3,5X liefern, wobei 5% der Unternehmen Renditen von bis zu 8X berichten".
Unternehmen, die Procurement-Suites integrieren, erzielen nachweislich:
Prozessgeschwindigkeit: Bis zu 50% schnellere Durchlaufzeiten durch automatisierte Workflows
Kosteneinsparungen: 20% höhere Einsparungen durch AI-optimierte Verhandlungsstrategien Compliance-Verbesserung: Roland Berger prognostiziert, dass "AI die Compliance bis 2025 um bis zu 100% verbessern könnte"
1. Operative Effizienz
GEP Analytics zeigt: "Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann bei den Tausenden von Rechnungen, die Unternehmen monatlich verarbeiten, zu erheblichen Einsparungen führen". Moderne Suites automatisieren bis zu 80% der Routineaufgaben.
2. Strategische Insights
Durch "erweiterte AI-Analytik können Teams Marktkorb-Analysen durchführen, um zu verstehen, welche Lieferanten häufig zusammen bieten, und dann die Bietmischung optimieren".
3. Risikominimierung
Integrierte Suites ermöglichen Echtzeit-Risikobewertungen und proaktive Maßnahmen, bevor Probleme entstehen.
Die Zahlen sind alarmierend: Nur 14% der Procurement-Führungskräfte stimmen zu, dass sie ausreichend Talente haben, um zukünftige Anforderungen der Procurement-Funktion zu erfüllen.
Amazon Business's 2024 State of Procurement Report identifiziert die Top 2 Prioritäten für die nächsten zwei Jahre:
Während traditionelle ERP-Skills zur Commodity werden, entstehen neue Kompetenzanforderungen:
McKinsey stellt fest: Kleinere Organisationen nutzen intelligente Procurement-Strategien und neue Technologien, um mit größeren Organisationen mitzuhalten und diese in einigen Fällen zu übertreffen. Der Grund: Suite-basierte Tools demokratisieren Advanced Analytics.
Deutschland steht vor einer einzigartigen Chance. Während globale Player dominieren, bieten spezialisierte Anbieter wie Mercanis genau die hybrid-intelligente Lösung, die deutsche Mittelständler und Konzerne benötigen.
Der Vorteil deutscher Suite-Anbieter liegt in der Deep Localization: Als Agentic-AI-Plattform geht Mercanis über traditionelle Automatisierung hinaus: Die AI-Agenten können eigenständig Lieferantenbewertungen durchführen, Compliance-Risks identifizieren und sogar Verhandlungsstrategien vorschlagen - und das in der für den deutschen Markt erforderlichen regulatorischen Tiefe. Cloud-basierte Plattformen, die Beschaffung, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement in einer Lösung vereinen, bieten dabei den entscheidenden Geschwindigkeitsvorteil bei der Implementierung.
Die AWG Mode und Weinor Case Studies zeigen: Deutsche Unternehmen, die auf Mercanis setzen, erzielen überdurchschnittliche Implementierungsgeschwindigkeiten und ROI-Werte – ein Beleg dafür, dass die Kombination aus deutscher Gründlichkeit und agiler Technologie-Innovation erfolgreich ist.
Besonders der deutsche Mittelstand profitiert von Anbietern, die sowohl die regulatorischen Komplexitäten als auch die operativen Realitäten mittelständischer Strukturen verstehen. Während globale Enterprise-Lösungen oft überdimensioniert und schwerfällig sind, benötigen deutsche Unternehmen agile Plattformen, die schnell implementiert werden können und sofort Mehrwert schaffen. Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die auf deutsche Suite-Expertise wie Mercanis setzen, verkürzen ihre Time-to-Value erheblich und erreichen nachhaltigen ROI, ohne die typischen Risiken langwieriger ERP-Transformationen eingehen zu müssen.
Wie der CPO eines Chemieunternehmens gegenüber McKinsey feststellte: "Heutzutage brauchen Unternehmen eine andere End-to-End-Sicht auf das Geschäft, um gut zu performen. Procurement ist absolut kritisch".
Diese End-to-End-Sicht ist jedoch mit Standard-ERP-Modulen nicht erreichbar. Die Zukunft gehört hybriden Ansätzen, die ERP-Stabilität mit Suite-Intelligenz kombinieren.
Gartners Analyse zeigt: "GenAI kann bereits viele verschiedene Workflows in der Beschaffung verbessern, und 73% der Procurement-Führungskräfte erwarteten zu Jahresbeginn, die Technologie bis Ende 2024 zu übernehmen".
Die Botschaft ist klar: ERP bleibt das unverzichtbare Rückgrat für Transaktionsstabilität, während spezialisierte Suites das intelligente Gehirn für strategische Procurement-Intelligence und AI-Integration bilden.
Die Erfolgsgeschichten von AWG Mode und Weinor zeigen: Deutsche Unternehmen, die heute handeln und ihre ERP-Systeme mit intelligenten Procurement-Suites ergänzen, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung.
Die Zukunft der Beschaffung liegt im intelligenten Zusammenspiel: ERP für operative Exzellenz, Procurement-Suites für strategische Intelligence. Die Frage ist nicht Entweder-Oder, sondern wie schnell Sie diese Synergie für Ihr Unternehmen nutzbar machen.
Agentic AI trifft eigenständige Entscheidungen und führt automatische Aktionen aus, während traditionelle AI nur Empfehlungen gibt. Agentic AI-Systeme können selbstständig Lieferanten bewerten, Verträge vorverhandeln und Compliance-Checks durchführen - ohne menschliches Eingreifen bei jedem Schritt.
Moderne Procurement-Suites können in 2-8 Wochen implementiert werden, verglichen mit 18+ Monaten bei ERP-Transformationen. AWG Mode erreichte beispielsweise ein 2-Wochen-Go-Live mit 80% der Kernfunktionalität sofort verfügbar, gefolgt von kontinuierlicher Erweiterung.
Moderne Cloud-basierte Suites sind für einfache Integration konzipiert. APIs und Standard-Konnektoren ermöglichen nahtlose Anbindung an bestehende Systeme. Der Fokus liegt auf Plug-and-Play-Funktionalität statt komplexer Systemintegration.
Die meisten Suites können mit Grunddaten aus Ihrem ERP starten: Lieferantenstammdaten, Spend-Daten der letzten 12-24 Monate und aktuelle Verträge. Moderne AI-Systeme können bereits aus begrenzten Datensätzen lernen und sich kontinuierlich verbessern. Kein "Big Bang" mit perfekten Daten nötig - Start lean und skalieren ist das Erfolgsrezept.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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