In Zeiten steigenden Kostendrucks und wachsender Compliance-Anforderungen wird die Modernisierung des Einkaufs zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Viele Unternehmen stehen dabei vor einer zentralen Herausforderung: Ein über Jahre gewachsener Einkaufsprozess – geprägt von manuellen Abläufen, isolierten Excel-Tabellen und unübersichtlicher E-Mail-Kommunikation – kann mit dem Unternehmenswachstum kaum noch Schritt halten.
Die zentrale Frage lautet daher: Sollten Unternehmen auf bewährte, aber lediglich optimierte manuelle Prozesse setzen – oder den Schritt hin zu KI im Einkauf wagen? Denn der Einsatz von KI im Einkauf kann präzisere Prognosen und optimierte Bestellmengen ermöglichen. Um diese Entscheidung fundiert treffen zu können, werfen wir einen vergleichenden Blick auf beide Ansätze und analysieren, welcher Weg langfristig die besseren Ergebnisse verspricht.
Die Herausforderungen im traditionellen Einkaufsprozess sind vielschichtig:
In dieser Case Study beschreiben wir beide Transformationswege und analysieren, wie die unterschiedlichen Ansätze diese Herausforderungen adressieren. Besonders aufschlussreich ist dabei der direkte Vergleich zwischen konventioneller Digitalisierung und dem Einsatz von KI-gestützten Einkaufsprozessen – ein Experiment, das wertvolle Erkenntnisse für jedes Unternehmen bietet, das vor ähnlichen Entscheidungen steht.
In vielen Unternehmen ist der Einkauf durch historisch gewachsene Strukturen, manuelle Prozesse und heterogene Systemlandschaften geprägt. Diese erschweren effizientes Arbeiten, verursachen Fehler und führen zu Intransparenz. Strategische Aufgaben geraten dabei oft in den Hintergrund.
Daher setzen zahlreiche Unternehmen auf digitale Transformationsinitiativen. Doch welcher Weg ist effektiver – die konventionelle Optimierung bestehender Prozesse oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz?
Im ersten betrachteten Szenario steht die Weiterentwicklung etablierter Strukturen im Vordergrund. Der Fokus liegt auf der Digitalisierung bestehender Prozesse durch den Einsatz konventioneller Software und klar definierter Abläufe. Ziel ist es, Ineffizienzen zu reduzieren, die Transparenz zu erhöhen und operative Tätigkeiten zu verschlanken, ohne grundlegende technologische Umbrüche zu vollziehen.
Typische Maßnahmen in diesem Kontext:
Einführung eines modernen ERP-Moduls mit zentraler Datenhaltung und Workflowunterstützung
Die Resultate dieser Herangehensweise zeigen spürbare Fortschritte im operativen Einkauf, darunter kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und eine gesteigerte Compliance. Gleichzeitig traten klare Grenzen auf – insbesondere bei der Skalierung, der strategischen Datennutzung sowie bei Anpassungen an neue Markt- oder Compliance-Anforderungen.
Das zweite Szenario setzt auf einen grundlegend anderen Transformationsansatz: den strategischen Einsatz von KI zur Neuausrichtung der Einkaufsfunktion. Dabei wird nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert, prognostiziert und kontinuierlich gelernt. Laut aktuellen Statistiken nutzen etwa 23,5% der deutschen Händler bereits KI in ihren Geschäftsprozessen. Außerdem investieren Unternehmen durchschnittlich 7% ihres Investitionsvolumens in KI-Technologien.
Typische Elemente dieses Ansatzes:
KI-gestützte Plattform mit dynamischen Workflows, die sich an Beschaffungsvolumina und -kategorien anpassen
Diese Lösung ermöglichte nicht nur höhere Automatisierungsgrade und tiefere Analysen, sondern veränderte auch die Rolle des Einkaufs im Unternehmen: von einer operativen Einheit hin zu einem datenbasierten, strategischen Partner.
Die direkte Gegenüberstellung der beiden Szenarien zeigen markante Unterschiede zwischen beiden Transformationswegen:
Beide Wege zeigen Wirkung, doch der KI-Ansatz bietet insbesondere in dynamischen Umfeldern und bei steigenden Anforderungen langfristig deutlich mehr Potenzial.
Über kurzfristige Effizienzgewinne hinaus verändert insbesondere der KI-gestützte Ansatz auch die wirtschaftlichen und strukturellen Rahmenbedingungen des Einkaufs tiefgreifend. Während der manuelle Weg auf bewährte Prinzipien setzt und sich leichter implementieren lässt, eröffnet Künstliche Intelligenz ganz neue Möglichkeiten – sowohl in Bezug auf die strategische Wirkung als auch auf die Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend volatilen Marktumfeld.
Die wichtigsten langfristigen Effekte eines KI-basierten Einkaufs:
In einem Umfeld, das durch globale Unsicherheiten, Lieferengpässe und steigende Anforderungen an Transparenz und Nachhaltigkeit geprägt ist, wird der Einkauf zunehmend zum strategischen Taktgeber. Der manuelle Optimierungsweg kann kurzfristig Verbesserungen erzielen – aber er stößt bei wachsender Komplexität und Skalierungsanforderungen schnell an seine Grenzen. KI hingegen bietet die notwendige Flexibilität und Dynamik, um in Echtzeit auf neue Gegebenheiten zu reagieren und den Einkauf als Innovations- und Werttreiber zu positionieren.
Auch Prognosen unterstützen diese Aussage. Der globale KI-Markt im Einzelhandel wird bis 2032 auf 85,07 Milliarden US-Dollar wachsen. Unternehmen, die frühzeitig auf KI im Einkauf setzen, berichten nicht nur von messbaren Effizienzgewinnen, sondern auch von Wettbewerbsvorteilen durch bessere Prognosefähigkeit, schnellere Entscheidungszyklen und engere Zusammenarbeit mit strategischen Lieferanten.
Kurzum: Wer seinen Einkauf langfristig zukunftssicher und wettbewerbsfähig aufstellen möchte, kommt am Einsatz intelligenter Systeme nicht vorbei.
Die Gegenüberstellung zeigt klar: Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Der KI-Einsatz hängt zwar auch von der digitalen Reife, den verfügbaren Daten und den strategischen Ambitionen eines Unternehmens ab. Doch klar ist: Der Weg in Richtung KI ist keine Frage des Ob, sondern des Wann und Wie.
Empfehlungen für eine erfolgreiche Einkaufsdigitalisierung:
Starten Sie mit einer Ist-Analyse: Verstehen Sie Ihre Prozesse, Schwachstellen und Datenflüsse. Nur wer die eigene Ausgangslage kennt, kann eine zukunftsorientierte Strategie entwickeln.
Wählen Sie den richtigen Transformationsansatz: Ob Sie mit konventioneller Prozessoptimierung starten oder direkt auf KI-basierte Lösungen setzen – langfristig führt kein Weg an KI vorbei. Während der manuelle Ansatz kurzfristig Orientierung und Stabilität bietet, entfaltet KI ihr volles Potenzial dort, wo Komplexität, Skalierbarkeit und strategische Weitsicht gefragt sind. Unternehmen mit belastbaren Daten und digitalem Mindset sollten die Chance jetzt nutzen.
Definieren Sie klare Zielgrößen und KPIs: KI entfaltet ihren vollen Wert nur, wenn Fortschritte messbar sind. Etablieren Sie Strukturen zur Erfolgskontrolle, etwa durch Automatisierungsquoten, Datenqualität oder Echtzeit-Auswertbarkeit.
Investieren Sie in Weiterbildung und Change Management: KI verändert nicht nur Tools, sondern Denk- und Arbeitsweisen. Nur ein qualifiziertes, offenes Team kann das Potenzial intelligenter Systeme wirklich ausschöpfen. Deshalb gilt: Technologie einführen, aber Menschen mitnehmen.
Nutzen Sie spezialisierte E-Procurement-Lösungen: Der Weg zur KI-gestützten Einkaufsorganisation muss nicht bei null beginnen. Es gibt Plattformen, die sofort einsatzbereite, cloudbasierte Lösungen anbieten, die Unternehmen dabei unterstützen, Beschaffungsprozesse intelligent zu automatisieren, Daten effizient zu nutzen und bestehende Systeme nahtlos zu integrieren.
Fazit: Der Einsatz von KI im Einkauf ist kein Zukunftsthema mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Wer jetzt handelt, sichert sich Effizienzvorteile, senkt Risiken und positioniert den Einkauf als datenbasierten Werttreiber. Stillstand bedeutet Rückstand – insbesondere in einem Umfeld, das sich täglich verändert. Die Frage ist nicht mehr, ob KI kommt – sondern wie schnell Sie sie produktiv machen.
Die Digitalisierung des Einkaufs ist entscheidend, weil Unternehmen zunehmend mit steigenden Kosten, wachsendem Wettbewerbsdruck und komplexer werdenden regulatorischen Anforderungen konfrontiert sind. Digitale Lösungen ermöglichen es, Prozesse effizienter zu gestalten, die Transparenz zu erhöhen und strategische Entscheidungen besser zu fundieren.
Der traditionelle Einkauf leidet häufig unter langen Bearbeitungszeiten, einer mangelnden Transparenz über Ausgaben und Verträge, einer hohen Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse sowie einer unzureichenden Compliance-Kontrolle. Zudem fehlt oft eine solide Datenbasis, um strategische Entscheidungen treffen zu können.
Konventionelle Digitalisierung beschreibt die Weiterentwicklung bestehender Einkaufsprozesse durch den Einsatz klassischer Softwarelösungen wie ERP-Systeme, digitale Vorlagen und standardisierte Workflows. Ziel ist es, Effizienzen zu steigern und Transparenz zu schaffen – allerdings ohne den Einsatz von KI oder tiefgreifende technologische Umstellungen.
KI-basierte Einkaufsprozesse gehen deutlich weiter als konventionelle Ansätze. Sie nutzen intelligente Algorithmen zur automatisierten Analyse und Verarbeitung von Daten, ermöglichen prädiktive Bedarfsermittlungen, liefern tiefere Einblicke in Lieferantenleistungen und bieten Echtzeit-Transparenz über alle relevanten Kennzahlen. Dabei lernen die Systeme kontinuierlich und passen sich dynamisch an neue Rahmenbedingungen an.
Der KI-Einsatz bietet klare Vorteile bei der Automatisierung von Prozessen, der Vermeidung von Fehlern durch intelligente Datenverarbeitung, der Qualität und Aktualität von Informationen sowie bei der strategischen Entscheidungsfindung. Darüber hinaus entlastet KI Mitarbeitende von Routinetätigkeiten und erlaubt eine deutlich bessere Skalierbarkeit der Einkaufsorganisation.
Langfristig sorgt KI für signifikante Effizienzgewinne durch kontinuierliche Analyse und Optimierung, eine verbesserte Planbarkeit durch präzisere Prognosen sowie eine stärkere Einbindung des Einkaufs in strategische Unternehmensentscheidungen. Unternehmen, die auf KI setzen, profitieren zudem von einer höheren Anpassungsfähigkeit an volatile Märkte und von einem Wettbewerbsvorteil durch schnellere Reaktionsfähigkeit.
KI eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits über eine gewisse digitale Reife und belastbare Daten verfügen. Auch ein strategisches Mindset und die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen zu etablieren, sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Besonders in dynamischen Märkten oder bei komplexen Beschaffungsanforderungen ist der Einsatz von KI ein klarer Vorteil.
Zu Beginn steht eine gründliche Ist-Analyse, um Prozesse, Schwächen und Datenflüsse zu verstehen. Anschließend sollte ein passender Transformationsansatz gewählt werden – entweder schrittweise mit konventionellen Optimierungen oder direkt über KI-basierte Lösungen. Wichtig ist außerdem die Definition messbarer Ziele und KPIs sowie die gezielte Investition in Weiterbildung und Change Management. Der Einsatz spezialisierter, sofort nutzbarer E-Procurement-Lösungen kann den Einstieg deutlich erleichtern.
KI im Einkauf ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern wird bereits erfolgreich eingesetzt. Unternehmen, die frühzeitig in solche Technologien investieren, berichten von messbaren Verbesserungen in Effizienz, Entscheidungsqualität und Zusammenarbeit mit Lieferanten. In einem sich schnell wandelnden Umfeld ist der Einsatz intelligenter Systeme keine Option mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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