Die Beschaffungsfunktion steht an einem kritischen Wendepunkt, während wir uns dem Jahr 2025 nähern. Die heutigen Herausforderungen in der Beschaffung gehen weit über traditionelle Kostensenkungsmaßnahmen hinaus. Marktvolatilität, geopolitische Spannungen und beschleunigte digitale Transformation haben einen perfekten Sturm der Komplexität erzeugt, der neue Ansätze und Lösungen erfordert.
Organisationen verlassen sich zunehmend auf Beschaffungsteams, um nicht nur Kosteneinsparungen zu erzielen, sondern auch Risiken zu mindern, Innovationen voranzutreiben und nachhaltigen Wert zu schaffen. Laut aktuellen Branchenforschungen berichten 76% der CPOs, dass ihre Rolle in den letzten drei Jahren deutlich strategischer geworden ist, doch viele Teams werden weiterhin durch veraltete Werkzeuge und Prozesse behindert, die sie daran hindern, diese erweiterten Erwartungen zu erfüllen.
Damit Beschaffungsleiter in diesem herausfordernden Umfeld erfolgreich sein können, müssen sie proaktive Strategien entwickeln, die sowohl unmittelbare Drucksituationen als auch längerfristige strukturelle Probleme angehen. Die Lösungen erfordern eine Mischung aus technologischer Innovation, Prozessumgestaltung und erweiterter Kompetenzentwicklung.
Unter den kritischsten Beschaffungsherausforderungen, mit denen Organisationen heute konfrontiert sind, steht das Lieferantenrisikomanagement im Mittelpunkt. Die finanziellen und operativen Auswirkungen unzuverlässiger oder nicht konformer Lieferanten waren noch nie so schwerwiegend. Aktuelle Studien zeigen, dass Lieferantenunterbrechungen Organisationen durchschnittlich 184 Millionen Dollar jährlich an entgangenen Einnahmen und Produktivität kosten.
Die Komplexität moderner Liefernetzwerke hat diese Risiken erheblich verstärkt. Ein typisches Unternehmen verwaltet heute zwischen 10.000-20.000 Drittanbieterbeziehungen , von denen jede einen potenziellen Ausfallpunkt darstellt. Wenn Lieferanten finanzielle Schwierigkeiten, Compliance-Verstöße oder betriebliche Zusammenbrüche erleben, können sich die Auswirkungen schnell durch die gesamte Wertschöpfungskette ziehen.
Effektive Lösungen erfordern einen vielschichtigen Ansatz:
Organisationen, die im Lieferantenrisikomanagement führend sind, priorisieren auch Diversifizierungsstrategien. Sie wägen das Konzentrationsrisiko sorgfältig gegen die Effizienzvorteile konsolidierter Ausgaben ab.
Zukunftsorientierte Beschaffungsorganisationen implementieren zudem "risikoadjustierte Gesamtbetriebskostenmodelle", die die finanziellen Auswirkungen von Risikofaktoren gemeinsam mit Preisüberlegungen bewerten und so die Grundlagen der Beschaffungsentscheidung verändern.
Das zweite große Hindernis für Beschaffungsteams sind anhaltende Ineffizienzen im Beschaffungsprozess, die Ressourcen binden und die strategische Wirkung einschränken. Manuelle Workflows, Datensilos und unverbundene Systeme plagen weiterhin Organisationen aller Größen. Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass Beschaffungsfachleute bis zu 70% ihrer Zeit mit rein transaktionalen Aktivitäten verbringen – statt mit wertschöpfenden Aufgaben.
Diese Ineffizienzen manifestieren sich auf vielfältige Weise: Genehmigungen bleiben stecken, Onboarding-Prozesse verzögern sich, Vertragsverhandlungen stocken. Besonders kritisch ist der Purchase-to-Pay-Prozess – er umfasst zahlreiche Übergaben zwischen Abteilungen, Systemen und Genehmigungsstufen. Jeder dieser Punkte birgt potenzielle Fehlerquellen, Verzögerungen und Frustration.
Lösungsansätze für eine optimierte Prozesslandschaft:
Durch die Neugestaltung dieser Prozesse können Organisationen die Engpässe beseitigen, die lange Zeit die Wirksamkeit der Beschaffung limitiert haben. So entsteht die Grundlage für eine der größten Herausforderungen: echte Transparenz über unternehmensweite Ausgaben.
Trotz erheblicher Investitionen in Beschaffungstechnologien fehlt vielen Organisationen der vollständige Überblick über ihre Ausgaben. Sie wissen nicht genau, was gekauft wird, von wem, und zu welchem Preis. Diese mangelnde Transparenz erschwert Kostensenkungen und erhöht das Risiko.
Ausgabentransparenzlücken fördern das sogenannte Maverick Spending – unkontrollierte Einkäufe außerhalb etablierter Prozesse. Dadurch gehen verhandelte Preise verloren, Volumenrabatte bleiben ungenutzt, Compliance wird unterlaufen.
Häufige Ursachen:
Führende Unternehmen setzen hier auf KI-basierte Ausgabenanalyseplattformen, die Transaktionen automatisch kategorisieren, Muster erkennen und Einsparpotenziale sichtbar machen. Unsere Erfahrung zeigt: Wer volle Transparenz erreicht, identifiziert oft Einsparmöglichkeiten von 3-5% – insbesondere in bisher unkontrollierten Warengruppen mit Preisabweichungen von bis zu 30%.
Lieferkettenstörungen haben in den letzten Jahren massiv zugenommen. Von Pandemien über geopolitische Konflikte bis hin zu Naturkatastrophen – Störungen sind zur Norm geworden. Laut Studien waren 94% der Fortune 1000-Unternehmen in den letzten Jahren betroffen.
Einst als Best Practices gefeierte Modelle wie Just-in-Time-Lagerhaltung oder zentralisierte Lieferantenstrukturen werden heute kritisch hinterfragt. Resilienz rückt in den Fokus.
Was führende Organisationen tun:
Tools zur Echtzeitüberwachung von Lieferantenleistung – wie Kapazität, Bestand, Qualität, Liefertreue – sind dabei unerlässlich.
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Wer flexibel bleiben will, setzt auf adaptive Beschaffungsnetzwerke: digitale Plattformen, die bei Ausfall einer Quelle automatisch auf Alternativen umstellen können.
Verträge verlieren ihren Wert, wenn sie nicht richtig genutzt werden. Studien zeigen: Unternehmen verlieren im Schnitt 9–10% des Vertragswerts, weil Preisnachlässe nicht gezogen, Termine verpasst oder Compliance-Vorgaben ignoriert werden.
Die Gründe sind oft strukturell:
Die Folgen:
Contract Lifecycle Management Tools automatisieren heute die Überwachung von Bedingungen, Fristen und Sonderklauseln. Doch die besten Teams gehen weiter: Sie entwickeln Vertragsintelligenz – die Fähigkeit, aus Vertragsdaten aktiv geschäftsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen.
Viele Einkaufsfunktionen operieren noch reaktiv statt vorausschauend. Doch wer 2025 bestehen will, muss datengetrieben, agil und innovationsbereit agieren.
Die beschriebenen Herausforderungen sind kein Hindernis – sondern Transformationshebel.
Teams, die diese Hebel gezielt einsetzen, Prozesse modernisieren und Technologien wie KI-gestützte Beschaffungslösungen integrieren, machen Beschaffung zur strategischen Kraft für Wertschöpfung.
In einem zunehmend unsicheren Marktumfeld ist das mehr als nur ein Wettbewerbsvorteil – es ist eine Notwendigkeit.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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